Handle several mails in the mailbox at once: select, discard, attach, mark as read

Kommen viele ähnliche Mails auf einmal, etwa Werbung oder mehrere Nachträge zum selben Fall, müssen Sie nicht jede einzeln öffnen. Im Postfach wählen Sie mehrere Mails mit den Kästchen aus und bearbeiten sie mit einer Aktion: als gelesen oder ungelesen markieren, verwerfen oder an einen Vorgang anhängen.

Diese Anleitung ist Teil 3 von 4. Wie das Postfach aufgebaut ist und was Nicht zugeordnet bedeutet, steht in Teil 2. Im Beispiel verwirft Julia Beispiel zwei Werbemails mit einer Aktion.

Die Zahlen in den Bildern zeigen der Reihe nach, wo Sie klicken. (i) zeigt, wo Sie etwas ablesen.

Schritt 1: Mehrere Mails auswählen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Postfach und den Ordner, im Beispiel Nicht zugeordnet. Klicken Sie vor der ersten Mail auf das Kästchen (1) und vor der zweiten Mail auf das Kästchen (2). Über der Liste erscheint eine Leiste mit der Anzahl und den Aktionen. Darin steht Verwerfen (3).

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Danach steht in der Leiste „2 ausgewählt“ und daneben Auswahl aufheben. Die Aktionen in der Leiste:

• Als gelesen und Als ungelesen: ändern den Lesestand der gewählten Mails für alle.
• Verwerfen: markiert die Mails mit einem Grund als erledigt. Das zeigt Schritt 2.
• An Vorgang anhängen: hängt die Mails in der Reihenfolge ihres Eingangs als geteilte Kommentare an einen Vorgang. Sie wählen den Vorgang wie in Teil 2, Schritt 4.

Mit dem Kästchen ganz oben in der Liste wählen Sie alle Mails dieser Seite aus. Für eine einzelne Mail gibt es zusätzlich ein Menü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Mail oder auf den Knopf ⋯ in ihrer Zeile. Es bietet je nach Mail etwa Als ungelesen markieren, Antworten, Vorgang öffnen und Absenderadresse kopieren.

Warum auswählen? Eine Aktion für viele Mails spart Zeit und hält den Ordner Nicht zugeordnet übersichtlich.

Beispiel: Julia wählt „Einladung zur Messe Logistik 2027“ von Muster Events und „Sonderangebot Druckerpapier“ von Papier Muster aus.

Schritt 2: Die ausgewählten Mails verwerfen

Klicken Sie in der Leiste auf Verwerfen. Es öffnet sich das Fenster 2 Mails verwerfen. Wählen Sie bei Grund einen Eintrag (1), im Beispiel Werbung. Zur Wahl stehen außerdem Spam, Intern, kein Fall für den Servicedesk, Falscher Empfänger und Sonstiges. Bei Sonstiges schreiben Sie unter Hinweis kurz den Grund. Klicken Sie auf 2 verwerfen (2).

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Danach sind beide Mails verworfen. Der Ordner Nicht zugeordnet ist leer und zeigt „Alles zugeordnet“. Im Posteingang stehen die Mails weiter, mit dem Kennzeichen Verworfen. Öffnen Sie eine davon, steht dort „Verworfen.“ und „Grund: Werbung. Entschieden von Julia Beispiel.“

Warum ein Grund? Später ist nachvollziehbar, warum eine Mail keinen Vorgang bekam und wer das entschieden hat.

Beispiel: Julia verwirft beide Werbemails mit dem Grund Werbung.

Wenn etwas nicht klappt

• „Schon zugeordnet oder bearbeitet: … von … Mails. Verwerfen und Anhängen gehen nur bei nicht zugeordneten Mails.“ Einige gewählte Mails sind schon entschieden. Wählen Sie nur Mails aus Nicht zugeordnet aus.
• „… Mails sind ausgewählt, möglich sind höchstens 100 auf einmal.“ Wählen Sie weniger Mails aus und wiederholen Sie die Aktion.
• „Gesperrt: … von … Mails gehören zu einem Vorgang, den Sie nicht sehen dürfen.“ Diese Mails bearbeitet, wer den Vorgang sehen darf.
• „… von … Mails nicht bearbeitet“. Ein Teil der Mails ging nicht. Diese Mails bleiben ausgewählt. Der Grund steht je Mail darunter, etwa „Die Mail wurde inzwischen von jemand anderem entschieden.“ Versuchen Sie die Aktion danach erneut.
• „Es läuft bereits eine Mehrfachaktion. …“ Warten Sie einen Moment und versuchen Sie es erneut.
• „Bitte nennen Sie bei „Sonstiges“ kurz den Grund.“ Schreiben Sie unter Hinweis ein paar Worte.