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Set approval deadlines: reminder and fallback to the service desk
Set after how many hours approvers are reminded and the service desk may also decide open catalog approvals, per tenant and per catalog entry.
4 min read · Oktober 2026
Eine Freigabe, auf die niemand reagiert, hält eine Bestellung auf. Deshalb gibt es zwei Fristen, gerechnet ab der Antragstellung der jeweiligen Stufe: Nach der Erinnerung bekommen Genehmigende und ihre aktive Vertretung einen Hinweis. Nach dem Rückfall darf der Service Desk die Freigabe zusätzlich entscheiden. Die benannten Genehmigenden bleiben dabei bestehen, es öffnet sich nur ein zweiter Weg. Bisher waren die Werte fest 48 und 120 Stunden, jetzt stellen Sie sie ein. Solange Sie nichts einstellen, gelten diese Werte weiter.
Schritt 1: Fristen je Mandant eintragen
Öffnen Sie Einstellungen, Servicedesk, Katalog: Freigabe und Aktualität. Im Block Fristen der Katalog-Freigaben tragen Sie ein:
- Erinnerung nach (Stunden): ganze Zahl von 1 bis 720. Standard: 48.
- Rückfall an den Service Desk nach (Stunden): ganze Zahl von 2 bis 1440, größer als die Erinnerung. Standard: 120.
Klicken Sie auf Speichern.
- 1Erinnerung
- 2Rückfall
- 3Speichern
Warum zwei Stufen? Erst ein Stups, dann die Eskalation. Eine Bestellung für ein Notebook darf nicht an einem Urlaub scheitern. Kurze Werte passen zu zeitkritischen Katalogen, lange zu Genehmigungen, die Abstimmung brauchen. Beispiel: 24 und 72 Stunden.
Wie neue Positionen vom Service-Owner freigegeben werden und wie die regelmäßige Aktualitätsprüfung funktioniert, steht unter Katalogpositionen freigeben und aktuell halten. Die Fristen gelten auch für bereits offene Freigaben, nicht nur für neue. Eine Änderung wirkt beim nächsten Lauf.
Schritt 2: Abweichend für einen Eintrag
Öffnen Sie den Katalogeintrag unter Formulare, klicken Sie auf Angaben bearbeiten und füllen Sie unter Fristen der Freigabe Erinnerung nach (Stunden) und Rückfall an den Service Desk nach (Stunden) aus. Leere Felder zeigen Mandantenwert, gelten also wie eingestellt.
Warum je Eintrag? Ein Zugang zu einem Produktivsystem darf strenger überwacht werden als ein zweiter Bildschirm.
Hinweis zu den Mails
Erinnerungen laufen über das zentrale Benachrichtigungssystem. Ob jemand sie als Mail, in der Zusammenfassung oder nur in der Glocke erhält, stellt jede Person in ihren Benachrichtigungseinstellungen ein.
Wenn etwas nicht klappt
- „Die Erinnerung muss eine ganze Zahl von 1 bis 720 Stunden sein.“ Korrigieren Sie den Wert.
- „Der Rückfall muss eine ganze Zahl von 2 bis 1440 Stunden sein.“
- „Die Erinnerung muss vor dem Rückfall an den Service Desk liegen.“ Wählen Sie eine kleinere Erinnerung oder einen größeren Rückfall.
- „Die Einstellungen konnten nicht gespeichert werden.“ Prüfen Sie Ihr Recht: Ändern dürfen nur Personen mit der Administration des Servicedesks.