Describe a catalog entry in English

Im Mitarbeiterportal fordern Beschäftigte Leistungen aus dem Service-Katalog an, zum Beispiel ein neues Gerät. Jeder Eintrag hat einen Namen und eine kurze Beschreibung. Wird das Portal auf Englisch angezeigt, zeigt es den englischen Namen und die englische Beschreibung, sofern es sie gibt. Fehlt die englische Beschreibung, zeigt das Portal die deutsche.

In dieser Anleitung ergänzt Julia Beispiel beim Eintrag Hardware bestellen eine englische Beschreibung. Am Ende hat der Eintrag eine deutsche und eine englische Beschreibung, und das Portal zeigt die passende. Wie Sie einen Eintrag anlegen, steht in Katalogeintrag anlegen und pflegen.

Die wichtigsten Begriffe

• Katalogeintrag: eine Leistung, die Beschäftigte im Portal anfordern können, etwa Hardware bestellen. Er erscheint dort als Kachel mit Name und Beschreibung. Manche Anleitungen sagen dazu Katalogposition.
• Name auf Englisch, Beschreibung auf Englisch: die englischen Texte der Kachel. Beide sind freiwillig. Ohne sie zeigt das Portal die deutschen Texte.
• Sprache des Portals: Das Mitarbeiterportal zeigt die Sprache, die für Ihr Unternehmen unter Einstellungen, Allgemein eingestellt ist. Steht sie auf Englisch, sehen Beschäftigte im Portal die englischen Texte.
• Service-Owner: die Person, die für den Service verantwortlich ist, zu dem der Katalogeintrag gehört.
• Freigabe von Katalogeinträgen: Ist sie in Ihrem Unternehmen eingeschaltet, prüft der Service-Owner geänderte Angaben, bevor sie im Portal erscheinen. Das gilt für die englische Beschreibung genauso wie für die deutsche. Diese Freigabe ist eine andere als die Freigabe von Bestellungen, die die Kachel als Ablauf zeigt.

Schritt 1: Den Katalogeintrag öffnen

Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf Einstellungen. Klicken Sie dann in der linken Spalte auf Servicedesk und in der Spalte daneben auf Formulare. Katalogeinträge stehen bei den Formularen, weil jeder Eintrag ein eigenes Bestellformular hat. Klicken Sie in der Liste der Katalogeinträge auf den Namen, im Beispiel Hardware bestellen.

Danach öffnet sich der Eintrag. Klicken Sie rechts oben im Block Angaben im Katalog auf Angaben bearbeiten (1). Der Block zeigt, wie der Eintrag im Portal als Kachel aussieht. Unter der deutschen Beschreibung steht noch Keine englische Beschreibung, das Portal zeigt die deutsche (i). Ablauf: Ohne Freigabe heißt: Eine Bestellung dieses Eintrags braucht keine Freigabe. Mit Ihrer Textänderung hat das nichts zu tun.

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Warum hier und nicht im Portal? Die Texte des Katalogs pflegen die Personen, die den Katalog verantworten. Beschäftigte im Portal lesen sie nur.

Beispiel: Die Beispiel GmbH will ihr Portal für eine internationale Belegschaft auf Englisch umstellen. Vorher ergänzt Julia Beispiel die englischen Texte im Katalog.

Schritt 2: Die englische Beschreibung eintragen

Danach öffnet sich der Dialog Angaben im Katalog bearbeiten. Unter Name auf Englisch - optional steht schon ein englischer Name, im Beispiel Order hardware. Steht dort nichts, tragen Sie auch den Namen auf Englisch ein. Übersetzen Sie dann die deutsche Beschreibung darüber und tragen Sie sie unter Beschreibung auf Englisch - optional (1) ein.

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Warum kurz? Auf der Kachel im Portal ist wenig Platz. Ein bis zwei kurze Sätze erfasst man dort auf einen Blick.

Beispiel: Julia Beispiel trägt ein: Request a device for your workplace, for example a laptop or a monitor. State which device you need and from when.

Schritt 3: Speichern und prüfen

Klicken Sie unten im Dialog auf Speichern. knooing meldet „Die Angaben sind gespeichert.“, und der Dialog schließt sich.

Danach steht im Block Angaben im Katalog unter der deutschen Beschreibung Englisch: und Ihr englischer Text (i).

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Vielleicht meldet knooing stattdessen: „Die internen Angaben sind gespeichert. Die geänderten Angaben für das Portal liegen zur Freigabe beim Service-Owner.“ Dann ist in Ihrem Unternehmen die Freigabe von Katalogeinträgen eingeschaltet. Das Portal zeigt die neue Beschreibung erst, wenn der Service-Owner sie freigegeben hat. Wie das geht, steht in Katalogpositionen freigeben und aktuell halten.

Warum dieselbe Freigabe für beide Sprachen? Eine englische Beschreibung verspricht dasselbe wie die deutsche. Prüft der Service-Owner nur eine Sprache, könnte die andere etwas Falsches zusagen.

Beispiel: Sobald die Beispiel GmbH ihr Portal auf Englisch umstellt, steht auf der Kachel Order hardware, dass man dort Laptop oder Bildschirm anfordert.

Wenn etwas nicht klappt

• „Die Angaben konnten nicht gespeichert werden.“ Das Speichern ist am Server gescheitert, etwa wegen einer unterbrochenen Verbindung. Klicken Sie noch einmal auf Speichern. Bleibt die Meldung, kopieren Sie Ihren englischen Text, laden Sie die Seite neu und fügen Sie ihn wieder ein.
• Der Menüpunkt Formulare fehlt. Ihrer Rolle fehlt die Befugnis Formulare konfigurieren. Bitten Sie Ihre Administration darum.
• Im Portal steht weiter die deutsche Beschreibung. Das Portal wird auf Deutsch angezeigt, weil die Sprache Ihres Unternehmens Deutsch ist. Oder die Änderung wartet noch auf die Freigabe des Service-Owners. Steht im Block Angaben im Katalog die Zeile Englisch: und ist die Sprache Englisch, laden Sie das Portal neu.
• Der Service-Owner hat die Änderung abgelehnt. Das Portal zeigt weiter die bisherigen Texte. Klären Sie den Grund mit dem Service-Owner, ändern Sie den Text und speichern Sie erneut.
• Die Beschreibung lässt sich nicht verlängern. Jede Beschreibung hat höchstens 1.000 Zeichen. Kürzen Sie den Text.