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Approve catalog items and keep them current: service owner and freshness check

Switch on approval of new and changed catalog items by the service owner, decide open approvals and use the regular freshness check with deadline and flagging.

5 min read · Oktober 2026

Ein Katalog, der niemand prüft, veraltet: Lieferzeiten stimmen nicht mehr, Geräte sind ausgelaufen. Zwei Regeln halten ihn sauber: Der Service-Owner gibt neue und geänderte Positionen frei, bevor sie im Portal erscheinen, und er bestätigt in festen Abständen, dass sie noch stimmen. Beides ist je Mandant einschaltbar und standardmäßig aus, damit bestehende Mandanten nichts blockiert. Die Freigabefristen der Bestellungen sind ein anderes Thema: Freigabefristen einstellen.

Schritt 1: Freigabe und Prüfung einschalten

Öffnen Sie Einstellungen, Servicedesk, Katalog: Freigabe und Aktualität. Das Ändern der Einstellungen erlaubt nur die Administration des Servicedesks, alle anderen sehen sie nur.

Unter Freigabe der Veröffentlichung schalten Sie Neue und geänderte Katalogpositionen vom Service-Owner freigeben lassen ein. Bis zur Freigabe bleibt die bisherige Version im Portal sichtbar. Unter Rolle, wenn kein Service-Owner hinterlegt ist wählen Sie eine Ersatzrolle. Ohne Rolle gibt jede Person frei, die die Katalogeinträge pflegen darf. Wer eine Position vorgelegt hat, gibt sie nie selbst frei.
Unter Regelmäßige Aktualitätsprüfung schalten Sie Aktualitätsprüfung einschalten ein und tragen die Prüfungsfrist (Monate) ein (1 bis 60, Standard 12). Beim Einschalten beginnt die Frist für alle Positionen neu, es gibt also keine Welle sofort überfälliger Positionen.

Klicken Sie auf Speichern.

Einstellungsseite Katalog: Freigabe und Aktualität mit beiden Schaltern — Beide Funktionen eingeschaltet, Prüfungsfrist 12 Monate.

Warum der Service-Owner? Er verantwortet den Service und weiß, ob Angebot und Lieferzeit stimmen. Warum nie die Antragstellerin selbst? Vier Augen: Wer ändert, kontrolliert sich nicht selbst.

Schritt 2: Offene Freigaben entscheiden

Mit eingeschalteter Freigabe liegen neue oder geänderte Positionen zur Freigabe. In der Formularliste steht beim Eintrag Zur Freigabe, und die Pflegerin sieht beim Speichern: „Die internen Angaben sind gespeichert. Die geänderten Angaben für das Portal liegen zur Freigabe beim Service-Owner.“ Der Service-Owner öffnet dieselbe Seite. Unter Offene Freigaben von Katalogpositionen steht je Antrag die Art (Neue Position in den Katalog stellen, Geänderte Fassung veröffentlichen, Geänderte Angaben übernehmen), wer ihn vorgelegt hat, und welche Felder sich geändert haben. Klicken Sie auf Freigeben oder auf Ablehnen und nennen Sie einen Grund, den die Antragstellerin mit der Meldung erhält. Wer vorgelegt hat, kann ihn mit Zurückziehen zurücknehmen.

Offene Freigabe einer Katalogposition mit Freigeben und Ablehnen — Sara Beispiel entscheidet über die geänderte Position von Julia Beispiel.

Nach Freigeben erscheint Die Katalogposition ist freigegeben und veröffentlicht. Der Antrag steht unter Zuletzt entschieden. Ist kein Service-Owner hinterlegt, weist die Karte darauf hin und nennt, wer stattdessen freigibt.

Schritt 3: Aktualität bestätigen

Mit eingeschalteter Prüfung zeigt der Block Aktualitätsprüfung die Positionen, die zu prüfen sind. In der Liste der Formulare und im Eintrag stehen die Marken Prüfung bald fällig, Prüfung fällig oder Aktuell geprüft mit dem Fälligkeitsdatum. Der Service-Owner wird rechtzeitig erinnert (über das zentrale Benachrichtigungssystem, je nach persönlicher Einstellung). Ist die Position noch richtig, klicken Sie auf Aktualität bestätigen. Das ist ein Klick, er steht im Nachweisjournal, und die Frist beginnt neu. Stimmt etwas nicht, ändern Sie die Position wie in Katalogeintrag anlegen und pflegen beschrieben.

Warum ein Klick genügt? Der Zweck ist, dass überhaupt jemand hinsieht. Mehr Aufwand würde dazu führen, dass die Prüfung unterbleibt.

Zusammenspiel mit den Bestellfristen

Die Fristen in Stunden betreffen Bestellungen (Erinnerung der Genehmigenden, Rückfall an den Service Desk). Die Prüfungsfrist in Monaten betrifft die Katalogposition selbst. Beide stehen auf derselben Seite, wirken aber unabhängig.

Wenn etwas nicht klappt

„Sie können die Einstellungen ansehen. Ändern dürfen sie nur Personen mit der Administration des Servicedesks.“ Bitten Sie die Administration.
„Die Einstellungen konnten nicht gespeichert werden.“ Prüfen Sie die Werte und versuchen Sie es erneut.
„Für diesen Katalogeintrag liegt bereits ein offener Freigabeantrag vor.“ Der Service-Owner muss zuerst entscheiden.
„Sie dürfen diese Katalogposition nicht freigeben.“ Das darf nur der Service-Owner (oder die eingestellte Rolle), nie die Person, die sie vorgelegt hat.
„Die Entscheidung konnte nicht gespeichert werden.“ und „Die Bestätigung konnte nicht gespeichert werden.“ Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut.