Service catalog with order workflows: overview

Der Service-Katalog ist die Liste dessen, was Beschäftigte im Mitarbeiterportal bestellen können: ein zweiter Bildschirm, ein Zugang, ein Headset. Hinter jedem Eintrag stehen drei Bausteine, die Sie getrennt pflegen.

| Baustein | Aufgabe | Anleitung | |---|---|---| | Katalogeintrag | Name, Beschreibung, Lieferzeit, Warengruppe, Symbol, Sichtbarkeit | Katalogeintrag anlegen und pflegen | | Formular | Welche Angaben die bestellende Person machen muss | Bestellformular gestalten | | Ablauf | Wer in welcher Reihenfolge genehmigt und was danach geschieht | Freigabeablauf mit mehreren Stufen gestalten |

Dazu kommen die Fristen, nach denen offene Freigaben erinnert und an den Service Desk übergeben werden: Freigabefristen einstellen.

Warum drei getrennte Bausteine? Das Formular ändert sich aus fachlichen Gründen (neues Feld), der Ablauf aus organisatorischen (neue Genehmigungsstufe), der Eintrag aus Gründen des Angebots (neue Lieferzeit). Wer sie trennt, ändert eines, ohne die anderen anzufassen. Ein Ablauf kann außerdem von mehreren Einträgen genutzt werden.

Der Weg einer Bestellung

1. Die bestellende Person öffnet im Portal Anforderung stellen, wählt den Eintrag und füllt das Formular aus: Im Portal bestellen.
2. Der Ablauf startet. Jede Freigabe-Stufe wartet auf die Entscheidung der benannten Person, erst danach folgt die nächste Stufe.
3. Genehmigende sehen die Anforderung unter Meine Freigaben: Eine Katalogbestellung freigeben.
4. Nach der letzten Zustimmung geht die Anforderung an das zuständige Team. Bei Ablehnung wird der Vorgang abgebrochen, wenn Ihr Ablauf das so vorsieht.

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