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Approve a catalog order in the portal

As an approver, check an order under My approvals and approve, reject or ask a question, and how it continues with several stages.

4 min read · Oktober 2026

Wer in einem Freigabeablauf als Genehmigende benannt ist, sieht die Bestellungen im Mitarbeiterportal. Das gilt für die direkte Führungskraft ebenso wie für Personen einer benannten Rolle oder Gruppe. Wie der Ablauf aufgebaut wird, steht unter Freigabeablauf mit mehreren Stufen gestalten.

Schritt 1: Meine Freigaben öffnen

Auf der Startseite zeigt Meine Aufgaben die wartende Freigabe, zum Beispiel Freigabe Stufe 1 zur Anforderung. Klicken Sie im Menü auf Meine Freigaben. Unter Zu entscheiden steht jede Anforderung mit Beantragt von, Seit und der Stufe.

Warum nicht per E-Mail? Die Entscheidung wird im Vorgang festgehalten, mit Name und Zeitpunkt. So ist später nachvollziehbar, wer wann zugestimmt hat.

Schritt 2: Prüfen und entscheiden

Lesen Sie die Begründung. Dann haben Sie drei Möglichkeiten:

Genehmigen: die Anforderung geht in die nächste Stufe.
Ablehnen: Sie müssen den Grund angeben (Warum lehnen Sie ab? (Pflicht)). Je nach Ablauf wird die Anforderung abgebrochen.
Rückfrage: Sie stellen der antragstellenden Person eine Frage, ohne zu entscheiden.

Meine Freigaben mit einer Anforderung der Stufe 1 und den Schaltflächen Genehmigen, Ablehnen und Rückfrage — Lena Beispiel entscheidet als Führungskraft in Stufe 1.

Warum Ablehnung begründen? Die antragstellende Person erfährt, was fehlt, und muss nicht nachfragen.

Mehrere Stufen

Nach Ihrer Zustimmung wird die nächste Stufe angefragt, etwa eine Rolle wie Management und danach ein Team. Die Genehmigenden der nächsten Stufe sehen die Anforderung dann als Freigabe Stufe 2 zur Anforderung. Eine Stufe entscheidet erst, wenn die vorherige zugestimmt hat. Nach der letzten Zustimmung geht die Anforderung an das zuständige Team.

Erinnerung, Rückfall und Vertretung

Reagiert niemand, erinnert knooing nach der eingestellten Frist, später darf der Service Desk zusätzlich entscheiden: Freigabefristen einstellen. Sind Sie nicht erreichbar, tragen Sie unter Vertretung eine Person ein. Ihre Vertretung kann weder Ihre eigenen Anträge noch Anträge entscheiden, die Sie gestellt haben.

Wenn etwas nicht klappt

„Zurzeit wartet keine Freigabe auf Sie.“ Es ist nichts offen. Vielleicht hat die Vertretung oder der Service Desk schon entschieden (Bereits entschieden.).
„Bitte begründen Sie die Ablehnung.“ Tragen Sie einen Grund ein.
„Ihre Freigaben konnten nicht geladen werden. Was hier steht, ist deshalb nicht vollständig.“ Klicken Sie auf Erneut versuchen.