Set who is informed immediately about a series

Eine Serie nützt nur, wenn jemand sie sieht. Deshalb geht bei Erreichen der Schwelle sofort eine Information an Personen, die Sie festlegen, und nicht erst der Monatsbericht. Wer die Serie fachlich beurteilen soll, bestimmen Sie selbst: eine Rolle, ein Team oder einzelne Personen. Überblick: Serienerkennung.

Beispiel im Artikel: Bei der Beispiel GmbH sollen das Team Portal-Betrieb und Lena Beispiel aus der Governance bei jeder Serie sofort Bescheid bekommen.

Schritt 1: Die sofortige Information einschalten

Öffnen Sie Einstellungen, Servicedesk, Serienerkennung und gehen Sie zum Block Sofortige Information. Schalten Sie Sofort informieren, wenn eine Serie die Schwelle erreicht ein. Erneut informiert wird erst, wenn die Serie auf das Doppelte wächst.

Warum nicht jedes Mal? Wüchse die Serie mit jeder Störung um eins, bekämen die Empfänger täglich dieselbe Meldung und läsen sie bald nicht mehr.

Schritt 2: Empfänger wählen

Unter Rollen (Alle Personen, die eine dieser Rollen tragen), Teams (Alle Mitglieder dieser Teams) und Einzelne Personen (Zusätzlich namentlich gewählte Personen) klicken Sie die gewünschten Einträge an. Mit dem Suchfeld Suchen und hinzufügen finden Sie sie schnell, mit dem Kreuz am Eintrag nehmen Sie sie wieder heraus.

Warum Rollen und Teams? Personen wechseln, Rollen und Teams bleiben. Wer die Auswahl an Rollen und Teams hängt, muss sie nicht bei jedem Eintritt und Austritt nachpflegen.

Schritt 3: Vorschau prüfen und speichern

Unter der Auswahl steht, wie viele Personen sie tatsächlich erreicht, zum Beispiel Aktuell erreicht die Auswahl 3 Personen. Wählen Sie eine Rolle oder ein Team, das niemanden erreicht, steht am Eintrag niemand erreichbar. Klicken Sie unten rechts auf Speichern.

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1. 1Team als Empfänger
2. 2Person als Empfänger
3. 3Vorschau
4. 4Speichern

Warum die Vorschau? Eine Meldung, die niemanden erreicht, ist wertlos. Die Vorschau zeigt das, bevor es darauf ankommt.

Was ohne Auswahl passiert

Ist nichts gewählt oder erreicht die Auswahl niemanden, gehen die Meldungen an die Governance-Lesenden, ersatzweise an die Mandanten-Administration. Dieselbe Auswahl gilt für die Monatsmail. Hat eine Serie niemanden erreicht, bekommt die Administration den Hinweis Wiederkehrende Störungen: eine Serie ohne Empfänger mit dem Link zu dieser Seite.

Warum eine Rückfallkette? Eine Serie darf nie wegen einer leeren Einstellung unbemerkt bleiben.

Was die Empfänger bekommen

Jede empfangende Person bekommt eine Mitteilung in der Glocke mit dem Titel Wiederkehrende Störungen: 6 Vorgänge in 90 Tagen, dazu eine E-Mail mit dem Knopf Serie ansehen. Beide führen zu Servicedesk, Major Incidents / DORA, Betrieb, Vorfälle. Die Meldung nennt die Serienbezeichnung, aber keine Vorgangstitel. Sie ist zeitkritisch: Die E-Mail lässt sich sammeln, aber nicht abbestellen. Wie ein Empfänger die Serie beurteilt, steht in Eine Serie prüfen und die Entscheidung dokumentieren.

Wenn etwas nicht klappt

• Die Auswahl erreicht niemanden. knooing zeigt Aktuell erreicht die Auswahl niemanden. Es greift die Rückfallkette (Governance-Lesende, sonst Mandanten-Administration). Wählen Sie Rollen oder Personen mit Leserecht für den Servicedesk.
• Die Felder sind gesperrt. Ihnen fehlen die Bearbeitungsrechte für die Servicedesk-Administration.
• Speichern gelingt nicht. knooing meldet Die Einstellungen konnten nicht gespeichert werden.