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Report an incident in the portal: how your report reaches the service desk

Step by step to report an incident in the employee portal: describe what is not working, state who is affected and how urgent it is, choose your own device and follow the status of your report.

5 min read · September 2026

Das Mitarbeiterportal ist der Weg für alle, die selbst eine Störung melden: Drucker, Notebook, WLAN, eine Anwendung, die nicht startet. Sie beschreiben das Problem in eigenen Worten, und der Servicedesk übernimmt den Rest. Danach sehen Sie jederzeit, wie weit Ihre Meldung ist und bis wann sie gelöst sein soll.

Warum über das Portal und nicht per Zuruf? Eine Meldung im Portal kommt vollständig und nachvollziehbar an: mit Beschreibung, Gerät, Dringlichkeit und Ihrem Namen. Der Servicedesk muss weniger nachfragen, und die Frist läuft ab dem Moment Ihrer Meldung. Ein Anruf oder ein Zuruf im Flur geht dagegen leicht verloren.

Schritt 1: Störung melden öffnen

Auf der Startseite des Mitarbeiterportals auf Störung melden klicken. Daneben steht Anforderung stellen, falls Sie etwas Neues brauchen, etwa ein Gerät oder einen Zugang.

Startseite des Mitarbeiterportals mit den Kacheln Störung melden und Anforderung stellen — Die Startseite des Portals: rechts Ihre Aufgaben, Ihre Vorgänge und der Systemstatus.

Störung oder Anforderung? Eine Störung heißt: Etwas, das funktionieren sollte, funktioniert nicht. Eine Anforderung ist ein Wunsch nach etwas Neuem. Die Unterscheidung ist wichtig, weil Störungen nach Dringlichkeit bearbeitet werden, Anforderungen dagegen nach Freigabe und Planung.

Schritt 2: Beschreiben, was nicht funktioniert

Was funktioniert nicht? Ein kurzer Titel, zum Beispiel Notebook verliert ständig die WLAN-Verbindung.
Was ist genau passiert? Seit wann tritt das Problem auf, wobei, und gibt es eine Fehlermeldung? Hilfreich ist auch, was Sie schon versucht haben.

Wer unsicher ist, wie er das Problem beschreiben soll, klickt auf Hilfe beim Formulieren. knooing schlägt dann Angaben vor, die Sie übernehmen oder verwerfen. Dabei werden Ihr Text und die Felder des Formulars an einen KI-Dienst übermittelt, deshalb gehören dort keine Kunden- oder Kontodaten hinein.

Beispiel: „WLAN geht nicht“ lässt viele Fragen offen. „Seit gestern bricht die Verbindung etwa alle zehn Minuten ab, im Büro und im Besprechungsraum. Kolleginnen am selben Standort haben das Problem nicht.“ zeigt dem Servicedesk sofort, dass es am Gerät liegt und nicht am Netz.

Schritt 3: Service, Betroffene und Dringlichkeit angeben

Betroffener Service: Wissen Sie, welcher Service betroffen ist, wählen Sie ihn mit Ich wähle den Service selbst. Sonst lassen Sie Weiß ich nicht - bitte zuordnen stehen, und der Servicedesk ordnet die Meldung zu.
Wen betrifft es? Von Eine einzelne Person über Ein Team und Einen Standort oder Bereich bis Das ganze Haus.
Wie dringend ist es? Von Gering - kein Zeitdruck bis Sofort - es wird laufend schlimmer.

Rechts zeigt das Portal unter Das löst Ihre Meldung aus, wann Sie mit einer ersten Rückmeldung rechnen können und bis wann die Lösung angestrebt ist. Die Zeiten sind Richtwerte. Der Servicedesk prüft Ihre Meldung und meldet sich, wenn sich daran etwas ändert.

Ausgefülltes Formular Störung melden mit Titel, Beschreibung, Service, Betroffenen, Dringlichkeit und Gerät — Eine Meldung zum Notebook: Die Vorschau rechts nennt erste Rückmeldung und angestrebte Lösung, bevor Sie absenden.

Warum fragt das Portal nach Betroffenen und Dringlichkeit, statt nach einer Priorität? Die Priorität ergibt sich im IT-Service-Management aus zwei Fragen: Wie viele sind betroffen, und wie schnell wird es schlimmer? Beides können Sie besser beurteilen als eine abstrakte Stufe. knooing leitet daraus die Priorität und damit die Frist ab, einheitlich für alle Meldungen. Eine Störung, die das ganze Haus betrifft, wird so automatisch vor einer Einzelstörung bearbeitet.

Schritt 4: Das betroffene Gerät wählen

Unter Betroffenes Gerät tippen Sie einen Teil des Namens oder der Nummer, zum Beispiel NB, und wählen Ihr Gerät aus der Liste. Sie sehen dort nur Geräte, die Ihnen zugeordnet sind. Unter Anhang können Sie ein Bildschirmfoto der Fehlermeldung hinzufügen.

Warum das Gerät angeben? Der Servicedesk sieht damit sofort, um welches Modell es geht, wer es betreut und welcher Service daran hängt. Das spart die erste Rückfrage und bringt die Meldung schneller zum richtigen Team.

Melden Sie für eine Kollegin oder einen Kollegen, wählen Sie die Person unter Gemeldet für. Die Meldung steht dann auf diese Person, und der Servicedesk sieht, dass Sie sie erfasst haben.

Schritt 5: Absenden und den Stand verfolgen

Auf Meldung senden klicken. Das Portal öffnet Ihre Meldung mit ihrer Vorgangsnummer. Unter Eckdaten stehen Service, Zeitpunkte und die Frist Lösung bis. Im Feld Ihre Antwort schreiben Sie dem Servicedesk, etwa wenn Ihnen noch etwas einfällt oder er Sie etwas fragt.

Gesendete Meldung mit Vorgangsnummer, Eckdaten und Antwortfeld — Die gesendete Meldung: Der Service steht noch auf Noch nicht zugeordnet, bis der Servicedesk sie einordnet.

Alle Ihre Meldungen finden Sie unter Meine Vorgänge, getrennt nach Offen und Erledigt, jeweils mit Status, Frist und dem Zeitpunkt der letzten Änderung.

Liste Meine Vorgänge mit zwei offenen Meldungen — Meine Vorgänge: Die neue Meldung steht oben, mit Status Gesendet und der angestrebten Lösung.

Nichts geht verloren

Sobald der Servicedesk antwortet, eine Rückfrage stellt oder die Störung löst, benachrichtigt knooing Sie. Welche Nachrichten Sie per E-Mail bekommen, legen Sie unter Einstellungen, Mein Konto, Benachrichtigungen fest. Ist die Lösung da, bestätigen Sie sie im Portal oder melden, dass das Problem weiterbesteht.

Wenn etwas nicht klappt

Mein Gerät erscheint nicht in der Liste. Das Gerät ist Ihnen in knooing nicht zugeordnet. Melden Sie trotzdem und nennen Sie das Gerät in der Beschreibung. Der Servicedesk kann die Zuordnung nachholen.
Ich weiß nicht, welcher Service betroffen ist. Lassen Sie Weiß ich nicht - bitte zuordnen stehen. Das ist ausdrücklich vorgesehen und verzögert nichts.
Die Meldung ist dringender geworden. Schreiben Sie es unter Ihre Antwort in den Vorgang. Wird es kritisch, nutzen Sie Eskalieren unter Aktionen.
Das Problem hat sich von selbst erledigt. Mit Zurückziehen unter Aktionen nehmen Sie die Meldung zurück, damit niemand unnötig daran arbeitet.