Designate the leading system: request, approve, apply

Das führende System (englisch System of Record) hält fest, in welchem System der verbindliche Datensatz zu einer Art von Vorgang geführt wird. Beispiel: Störungen führt knooing, Serviceanfragen führt das Ticketsystem des Dienstleisters.

Was die Festlegung ist und was nicht

Es ist eine reine Governance-Festlegung: genehmigt, begründet und mit Verlauf nachgewiesen. Sie richtet keine technische Synchronisation ein und erzwingt nichts. Ob und wie zwei Systeme Daten abgleichen, regelt diese Seite nicht.

Nicht zu verwechseln mit der Führung der SLA-Uhren: Unter Einstellungen, Servicedesk, Gruppe Regulatorik, Führung der SLA-Uhren legen Sie fest, wessen Fristuhr vertraglich zählt (siehe Führung der SLA-Uhren festlegen). Hier legen Sie fest, welches Datensystem führend ist. Beide Festlegungen sind unabhängig voneinander.

Warum? Prüfende (Revision, Kunden, Aufsicht) fragen, welches System im Zweifel maßgeblich ist. Die Festlegung beantwortet das mit Beschluss, Datum und Verlauf, statt mit einer mündlichen Absprache.

Schritt 1: Antrag stellen

Öffnen Sie Einstellungen, Servicedesk, Gruppe Regulatorik, Führendes System. Oben erklärt ein blauer Hinweis die Seite, an den Spaltenköpfen und Feldern öffnet das Info-Symbol die Erklärung mit Beispiel. Im Abschnitt Festlegung beantragen füllen Sie aus:

1. Vorgangsart: Störung, Serviceanfrage, Problem oder Änderung.
2. Service (optional) und Lieferant (optional): leer lassen heißt Alle Services beziehungsweise Alle Lieferanten.
3. Führendes System: der Name des Systems als Freitext.
4. Grundlage: Pflichtangabe, woraus sich die Festlegung ergibt.

Klicken Sie auf Antrag stellen. Die Meldung „Antrag gestellt. Die Entscheidung trifft eine zweite Person im Freigabeposteingang.“ bestätigt den Antrag.

Warum Vier-Augen? Eine Festlegung ändert, welches System als maßgeblich gilt. Deshalb entscheidet nie dieselbe Person, die beantragt hat.

Schritt 2: Im Freigabeposteingang entscheiden

Der Antrag erscheint unter Servicedesk, Freigaben mit dem Kennzeichen Führendes System. Neben dem Kennzeichen erklärt ein Info-Symbol, was Sie entscheiden. Prüfen Sie, ob die Grundlage die Festlegung trägt, und klicken Sie auf Zustimmen oder Ablehnen. Ihren eigenen Antrag können Sie nicht freigeben. Mit der Zustimmung ist die Festlegung noch nicht wirksam.

Schritt 3: Anwenden

Zurück auf Führendes System steht der Antrag im Abschnitt Anträge als freigegeben. Klicken Sie auf Anwenden. Die Festlegung erscheint unter Gültige Festlegungen, eine bisherige Festlegung desselben Geltungsbereichs endet im selben Moment. Verlauf zeigt frühere Festlegungen.

Werte erklärt

| Wert | Bedeutung | Beispiel | |---|---|---| | Führendes System | Das System, in dem der verbindliche Datensatz geführt wird. Es ist eine Festlegung, keine Verbindung: knooing gleicht nichts automatisch ab. | Für Störungen ist „knooing“ führend. Ein Dienstleister arbeitet in seinem Ticketsystem mit, maßgeblich bleibt der Datensatz in knooing. | | Vorgangsart | Die Art des Vorgangs, für die die Festlegung gilt: Störung, Serviceanfrage, Problem oder Änderung. | Störung: knooing. Änderung: Änderungssystem des Dienstleisters. | | Geltungsbereich | Wofür die Festlegung gilt: alle Services und Lieferanten (Standard der Vorgangsart) oder enger für einen Service, einen Lieferanten (Provider) oder beides. Der spezifischste Treffer gewinnt, in der Reihenfolge Service und Lieferant, nur Service, nur Lieferant, Standard. | Standard für Störungen ist knooing, für den Service E-Mail das Ticketsystem des Dienstleisters. Eine Störung am Service E-Mail zeigt das Ticketsystem des Dienstleisters, jede andere Störung knooing. | | Alle Services, Alle Lieferanten | Keine Einschränkung auf einen einzelnen Service oder Lieferanten. Sind beide so gesetzt, ist es der Standard der Vorgangsart. | Vorgangsart Störung mit beiden Feldern leer gilt für jede Störung, für die keine engere Festlegung passt. | | Service (optional) | Beschränkt die Festlegung auf einen Service. Leer heißt: alle Services. | Service „E-Mail“ führt das Ticketsystem des Dienstleisters, alle anderen Services knooing. | | Lieferant (optional) | Beschränkt die Festlegung auf Vorgänge mit diesem Lieferanten (Provider). Zusammen mit einem Service ist der Bereich am engsten und geht allen anderen vor. | Service „E-Mail“ und Lieferant „Beispiel IT GmbH“. | | Grundlage | Pflichtangabe bis 2000 Zeichen, woraus sich die Festlegung ergibt. Sie wird mit der Festlegung gespeichert und erscheint im Tooltip der Kennzeichnung am Vorgang. | Betriebshandbuch Kapitel 4, Beschluss vom 01.10. | | Gültig seit | Der Zeitpunkt, ab dem die Festlegung wirkt: der Moment des Anwendens, nicht der des Antrags. Die ersetzte Festlegung endet im selben Moment, ohne Lücke und ohne Überschneidung. | Antrag am 01.10., Freigabe am 02.10., Anwenden am 03.10. um 09:15 Uhr: gültig seit 03.10. um 09:15 Uhr. | | Verlauf | Zeigt die bisherigen Festlegungen desselben Geltungsbereichs mit Zeitraum und System. Nichts wird überschrieben, die aktuelle endet mit „heute“. | 01.03. - 30.09.: Ticketsystem des Dienstleisters, 01.10. - heute: knooing. | | Vier-Augen-Freigabe | Eine zweite Person entscheidet im Freigabeposteingang, nie die antragstellende. Die Entscheidung bleibt unveränderlich als Nachweis gespeichert. | Sie beantragen „Störung: knooing“, eine Kollegin stimmt zu, danach wenden Sie an. | | wartet auf Entscheidung | Die zweite Person hat noch nicht entschieden. Es gilt weiter die bisherige Festlegung. | Sie haben heute früh beantragt, die Kollegin hat noch nicht reagiert. | | freigegeben | Entschieden, aber noch nicht wirksam. Es fehlt das Anwenden. | Die Freigabe liegt seit gestern vor, Sie haben sie noch nicht angewendet. | | abgelehnt | Die zweite Person hat abgelehnt. Es ändert sich nichts, die Begründung steht beim Antrag. | Die Grundlage war zu knapp. Stellen Sie einen neuen Antrag. | | zurückgezogen | Der Antrag wurde vor der Entscheidung zurückgenommen. Es ändert sich nichts. | Sie hatten das falsche System eingetragen. | | wirksam | Die Festlegung wurde angewendet und gilt. | Ab sofort zeigt jede passende Störung „System of Record: knooing“. | | Anwenden | Macht eine freigegebene Festlegung wirksam. Erst jetzt erscheint sie unter Gültige Festlegungen und am Vorgang. | Die Freigabe liegt vor, Sie klicken auf Anwenden. |

Wie die Festlegung am Vorgang erscheint, steht in Führendes System am Vorgang lesen. Alle Artikel zu dieser Anforderung finden Sie über die Suche nach A5-25.

Wenn etwas nicht klappt

• „Die Festlegungen konnten nicht geladen werden.“: Laden Sie die Seite neu und prüfen Sie Ihr Recht zum Bearbeiten im Servicedesk.
• „Der Antrag konnte nicht gestellt werden.“: Prüfen Sie, dass Führendes System und Grundlage ausgefüllt sind.
• „Die Festlegung konnte nicht angewendet werden.“: Der Antrag muss freigegeben sein. Lag zwischen Freigabe und Anwenden die Löschung des Services oder Lieferanten, legen Sie einen neuen Antrag an.