Postfach: Ordner anlegen, Mails verschieben und der Ordner Verworfen

Im Servicedesk-Postfach landet vieles: Meldungen, Rückfragen, Newsletter, Belege. Mit Ordnern legen Sie ab, was keine Aktion mehr braucht, ohne es zu verwerfen. Die Ordner sind echte Ordner im verknüpften Microsoft-365-Postfach: Sie liegen unter dem Posteingang und sind auch in Outlook sichtbar. Was Sie in knooing verschieben, sehen Kolleginnen und Kollegen in Outlook im selben Ordner, und umgekehrt. Diese Anleitung gehört zu Eingehende Mails im Postfach bearbeiten und Mehrere Mails im Postfach auf einmal bearbeiten.

Beispiel im Artikel: Julia Beispiel, Administratorin der Beispiel GmbH, legt den Ordner „Lieferantenpost“ an. Tobias Beispiel legt dort Rückfragen von Lieferanten ab, die schon beantwortet sind.

Wie die Ordner aufgebaut sind

Die linke Spalte im Postfach hat die Gruppen Eingang, Ordner und, mit der Befugnis für den Ausgang, Ausgang. In der Gruppe Eingang stehen Posteingang, Neue Vorgänge, Antworten zu Vorgängen und Nicht zugeordnet. Die Gruppe Ordner enthält Ihre eigenen Ordner und zuletzt den Ordner Verworfen.

• Posteingang zeigt nur Mails, die direkt im Posteingang liegen, und nie verworfene Mails.
• Neue Vorgänge, Antworten zu Vorgängen und Nicht zugeordnet sind Sichten: Sie zeigen Mails nach dem, was knooing mit ihnen getan hat, egal in welchem Ordner sie liegen.
• Eigene Ordner sind direkte Unterordner des Posteingangs. Unterordner von Unterordnern zeigt knooing nicht an. Auch in Outlook angelegte Ordner der ersten Ebene erscheinen, nach dem nächsten Abruf.

Warum? Eine flache Ablage reicht für den Servicedesk und bleibt übersichtlich. Die Sichten bleiben vollständig, auch wenn jemand eine Mail abgelegt hat, damit nichts aus dem Blick gerät, was noch eine Entscheidung braucht.

Schritt 1: Einen Ordner anlegen

Klicken Sie in der Spalte bei der Gruppe Ordner auf das Plus (Ordner anlegen). Es öffnet sich das Fenster Ordner anlegen mit dem Hinweis „Der Ordner entsteht im Posteingang des Postfachs und ist auch in Outlook sichtbar.“ Tragen Sie bei Name des Ordners den Namen ein, im Beispiel „Lieferantenpost“, und klicken Sie auf Anlegen. Die App meldet Ordner „Lieferantenpost“ angelegt, und der Ordner steht in der Gruppe Ordner.

Der Name hat 1 bis 120 Zeichen. Er darf es im Postfach nicht schon geben, auch nicht in anderer Schreibweise. Reserviert und deshalb nicht frei wählbar sind Posteingang, Inbox und Verworfen. Gibt es den Namen schon, meldet die App Ein Ordner mit diesem Namen existiert schon., bei reservierten Namen Dieser Name ist reserviert. Bitte wählen Sie einen anderen.

Warum nur Administratoren? Die Ordner gehören zum Postfach und sind in Outlook für alle sichtbar. Wenn jeder Ordner anlegen könnte, wuchse die Struktur ungeplant, und jemand müsste später aufräumen. Beispiel: Julia legt „Lieferantenpost“ und „Belege“ an und legt damit die Ablage für das ganze Team fest.

Schritt 2: Mails in einen Ordner verschieben

Es gibt drei Wege. Alle verschieben die Mail in Microsoft, sie liegt danach auch in Outlook im neuen Ordner. Die App meldet Mail verschoben oder bei mehreren 3 Mails verschoben. Klappt es nur bei einem Teil, steht dort zum Beispiel 2 von 3 Mails verschoben.

1. Menü der Mail. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Mail oder auf den Knopf ⋯ in ihrer Zeile und wählen Sie Verschieben nach. Im Untermenü stehen der Posteingang und die Ordner, jeweils ohne den Ordner, in dem die Mail schon liegt.
2. Mehrfachaktion. Wählen Sie mehrere Mails mit den Kästchen aus und wählen Sie in der Leiste über der Liste Verschieben nach. Wie die Auswahl funktioniert, steht in Mehrere Mails im Postfach auf einmal bearbeiten.
3. Ziehen. Ziehen Sie eine Mail aus der Liste auf einen Ordner in der linken Spalte. Als Ziel nehmen der Posteingang und Ihre Ordner die Mail an, Verworfen nur, wenn es den Ordner schon in Microsoft gibt. Die Sichten Neue Vorgänge, Antworten zu Vorgängen und Nicht zugeordnet nehmen keine Mails an.

Öffnen Sie danach den Ordner. Ist er noch leer, steht dort Der Ordner ist leer mit dem Hinweis „Verschieben Sie Mails hierher, über das Menü „Verschieben nach“ oder per Ziehen auf den Ordner.“ Ist er gefüllt, zeigt die Liste die Mails. Die Beschreibung eines eigenen Ordners lautet: „Mails, die Sie in diesen Ordner verschoben haben. Der Ordner ist auch in Outlook sichtbar.“

Das Verschieben ändert nichts am Vorgang. Eine Mail, aus der schon ein Vorgang entstand, bleibt mit ihm verbunden und in Neue Vorgänge oder Antworten zu Vorgängen sichtbar. Legt jemand eine Mail in Outlook in einen Ordner, erkennt knooing sie wieder und legt keinen zweiten Vorgang an.

Nicht jede Mail lässt sich verschieben:

• Verworfene Mails bleiben außerhalb des Posteingangs. Die App meldet Verworfene Mails bleiben außerhalb des Posteingangs. Wählen Sie einen anderen Ordner.
• Mails, die in Outlook gelöscht wurden, lassen sich nicht verschieben: Die Mail wurde in Outlook gelöscht und lässt sich nicht verschieben.
• Mails zu Vorgängen, die Sie nicht sehen dürfen, bieten Verschieben nach nicht an.

Warum mehrere Wege? Wer eine Mail liest, nutzt das Menü, wer aufräumt, die Mehrfachaktion, wer gern mit der Maus arbeitet, das Ziehen. Beispiel: Tobias wählt drei beantwortete Rückfragen aus und legt sie über Verschieben nach in „Lieferantenpost“ ab.

Schritt 3: Einen Ordner umbenennen oder löschen

Fahren Sie in der Spalte mit der Maus auf einen Ihrer Ordner. Rechts erscheint der Knopf ⋯ (Aktionen für den Ordner Lieferantenpost). Auf Touchgeräten ist er immer sichtbar.

• Umbenennen … öffnet das Fenster Ordner umbenennen mit dem Hinweis „Der neue Name gilt auch in Outlook.“ Tragen Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf Umbenennen. Die App meldet Ordner in „…“ umbenannt. Es gelten dieselben Regeln für Namen wie beim Anlegen.
• Löschen … öffnet die Rückfrage Ordner „Lieferantenpost“ löschen? mit dem Hinweis „Gelöscht werden kann nur ein leerer Ordner. Enthält er noch Mails, verschieben Sie sie zuerst in einen anderen Ordner.“ Klicken Sie auf Löschen. Die App meldet Ordner „Lieferantenpost“ gelöscht.

Enthält der Ordner noch Mails, lehnt die App das Löschen ab: Der Ordner enthält noch Mails. Bitte leeren Sie ihn zuerst.

Warum nur leere Ordner? Microsoft verschiebt einen gelöschten Ordner samt Inhalt in „Gelöschte Elemente“. Das soll nie aus Versehen geschehen. Wer erst leert, löscht mit Absicht. Beispiel: Julia verschiebt die letzten Mails zurück in den Posteingang und löscht danach den nicht mehr gebrauchten Ordner.

Benennen Sie einen Ordner in Outlook um oder löschen Sie ihn dort, zieht knooing das beim nächsten Abruf nach.

Schritt 4: Der Ordner Verworfen

Wenn Sie eine Mail verwerfen, einzeln im Fenster Mail verwerfen oder gemeinsam im Fenster … Mails verwerfen, erscheint sie automatisch im Ordner Verworfen. Das Fenster sagt es vorher: „Die Mail erscheint im Ordner „Verworfen“ und wird nicht mehr als offen gezählt. Bitte nennen Sie den Grund.“ Die Mail verschwindet aus dem Posteingang und aus Nicht zugeordnet. Sie trägt das Kennzeichen Verworfen und zeigt „Verworfen.“ mit Grund und der Person, die entschieden hat.

Der Ordner Verworfen gehört knooing. Er steht immer als letzter Eintrag der Gruppe Ordner, ohne Menü zum Umbenennen oder Löschen. Der Name ist für eigene Ordner reserviert. Auch in Outlook liegen die verworfenen Mails in einem Ordner Verworfen unter dem Posteingang. Gibt es ihn dort noch nicht, legt knooing ihn selbst an.

Verwerfen gilt auch dann, wenn Microsoft das Verschieben gerade nicht schafft. Die Mail ist dann trotzdem verworfen und steht nicht im Posteingang. Die App meldet Verworfene Mails konnten nicht in den Ordner „Verworfen“ verschoben werden (…). Sie sind trotzdem verworfen und stehen nicht im Posteingang. Der nächste Abruf versucht es erneut. Beim nächsten Abruf holt knooing das nach, auch für ältere verworfene Mails, die noch im Posteingang lagen.

Das Verwerfen lässt sich nicht zurücknehmen. Eine verworfene Mail dürfen Sie in einen anderen eigenen Ordner legen, das Ergebnis bleibt Verworfen. Eine Mail von Hand in Verworfen zu legen, verwirft sie nicht. Dazu braucht es weiter den Grund im Fenster Mail verwerfen.

Warum ein eigener Ordner? Der Posteingang soll zeigen, was noch zu tun ist. Verworfene Mails (Werbung, Spam) stören dort. In Verworfen bleiben sie auffindbar, falls jemand später nachsehen muss, warum eine Mail keinen Vorgang bekam.

Mails, die schon in einem Ordner lagen

Entdeckt knooing einen Ordner zum ersten Mal, etwa weil jemand ihn in Outlook angelegt hat, lagen dort oft schon Mails. Diese Mails, höchstens 30 Tage alt, zeigt knooing im Ordner an, mehr nicht: Es laufen keine Regeln, es entsteht kein Vorgang, und es gibt keine Meldung. Sie zählen auch nicht unter Nicht zugeordnet. Sie tragen das Kennzeichen Abgelegt. Öffnen Sie eine davon, steht dort „Abgelegt.“ mit dem Hinweis „Die Mail lag schon in diesem Ordner, als knooing ihn entdeckt hat. Sie wird nur angezeigt: keine Regel, kein Vorgang, keine Meldung.“

Mails, die danach neu direkt in einem Ordner eingehen, etwa über eine Outlook-Regel, durchlaufen dieselben Eingangsregeln wie Mails im Posteingang.

Warum? Alte Ablagen sollen nicht plötzlich hunderte Vorgänge auslösen. Neues dagegen soll nicht an knooing vorbeilaufen.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Knopf Ordner anlegen fehlt. Nur Administratoren des Mandanten legen Ordner an, benennen sie um und löschen sie. Versuchen es andere trotzdem, meldet die App Ordner anlegen, umbenennen und löschen dürfen nur Administratoren des Mandanten.
• „Dieser Ordner wird von knooing verwaltet und lässt sich nicht ändern.“ Das gilt für Verworfen.
• „Der Ordner existiert in Microsoft nicht mehr. Bitte rufen Sie das Postfach neu ab.“ Jemand hat ihn in Outlook gelöscht. Klicken Sie auf Abrufen.
• „Der Zielordner wurde nicht gefunden. Bitte laden Sie die Seite neu.“ Der Ordner wurde inzwischen gelöscht oder umbenannt.
• „Microsoft hat den Zugriff verweigert. Bitte prüfen Sie die Berechtigung zum Ändern des Postfachs.“ Das Postfach lässt knooing nichts verschieben. Ihre Administration prüft die Verbindung wie in Postfach mit knooing verknüpfen.
• „Microsoft drosselt gerade. Bitte versuchen Sie es in einer Minute erneut.“ Warten Sie kurz.
• „Es läuft bereits eine Mehrfachaktion. Bitte warten Sie, bis sie fertig ist.“ Warten Sie, bis die laufende Aktion fertig ist.
• Ein Ordner aus Outlook fehlt. knooing zeigt nur direkte Unterordner des Posteingangs. Klicken Sie auf Abrufen, falls der Ordner neu ist.

Alles zu dieser Anforderung finden Sie auch über die Suche: A1-55.