Erinnerung an Maßnahmen: Zieltermin naht oder ist überschritten

Maßnahmen scheitern selten an der Idee, meist an der Frist, die niemand im Blick hat. knooing erinnert deshalb von selbst. Wie Maßnahmen angelegt und abgenommen werden, steht in Maßnahmen aus der Nachbetrachtung verfolgen.

Beispiel im Artikel: Zwei Maßnahmen der Beispiel GmbH: Ersatzrollen für den Papiereinzug bevorraten wartet seit zwölf Tagen überfällig auf Abnahme, Wartungsvertrag für die Drucker mit dem Lieferanten überarbeiten ist seit fünf Tagen überfällig, und Anleitung zur Reinigung der Einzugsrollen im Wiki veröffentlichen ist morgen fällig.

Zwei Stufen

| Stufe | Wann | Meldung | |---|---|---| | Vorwarnung | 48 Stunden vor dem Zieltermin | Zieltermin der Maßnahme naht: … | | Überfällig | Zieltermin überschritten | Maßnahme überfällig: …, bei Abnahme Maßnahme wartet überfällig auf Abnahme: … |

Je Maßnahme und Stufe kommt eine Meldung. Wird eine Maßnahme erst kurz vor der Frist angelegt, bekommt sie nicht beide Stufen hintereinander, sondern nur die jeweils aktuelle. Erinnert wird, solange die Maßnahme offen, in Arbeit oder wartet auf Abnahme ist. Erledigte und verworfene Maßnahmen erinnern nie.

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1. 1Vorwarnung
2. 2Überfällig

Der Text lautet zum Beispiel: Aus der Nachbetrachtung zu Vorgang INC-2026-000016. Der Zieltermin war am 04.10.2026, seit 5 Tagen überfällig. Wartet die Maßnahme auf Abnahme, steht dazu Es fehlt die Abnahme.

Wer wird erinnert?

• die verantwortliche Person,
• die Abnahmeperson der Nachbetrachtung,
• die Person, die die Nachbetrachtung eröffnet hat.

Wartet die Maßnahme auf Abnahme, entfällt die verantwortliche Person, denn sie hat geliefert, es fehlt die Abnahme. Erinnert werden nur Personen im Haus mit Leserecht im Servicedesk, die den Vorgang sehen dürfen. Bei vertraulichen Vorgängen (Sicherheitskennzeichen) steht statt des Maßnahmentitels nur Vertraulicher Vorgang mit der Nummer.

Warum diese drei? Die Verantwortlichen müssen liefern, die Abnahmeperson muss prüfen, und wer die Nachbetrachtung eröffnet hat, trägt das Ergebnis.

Die E-Mail einstellen

Die Glocke zeigt immer alles. Ob zusätzlich eine E-Mail kommt, stellen Sie unter Einstellungen, Mein Konto, Benachrichtigungen ein, beim Ereignis Maßnahme: Zieltermin naht oder ist überschritten: Sofort oder Zusammenfassung. Standard ist Sofort. Die Vorwarnung kommt per E-Mail nur in der Zusammenfassung, die Überfälligkeit sofort. Keine E-Mail ist grau: Abbestellen lässt sich diese Meldung nicht.

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1. 1Sofort
2. 2Zusammenfassung
3. 3Nicht abbestellbar

Warum nicht abbestellbar? Eine Frist, die man stumm schalten kann, wird übersehen. Sammeln dürfen Sie, weglassen nicht.

Sonderfälle

• Zieltermin verschoben: Die Erinnerungen gelten dann neu für den neuen Termin.
• Bereits überfällige Maßnahmen beim Start: Maßnahmen, deren Termin vor dem ersten Lauf der Erinnerung lag, lösen nichts aus. So entsteht beim Einführen keine Flut alter Meldungen. Sie stehen aber in der Liste überfälliger Maßnahmen.
• Fehlalarm: Maßnahmen aus Nachbetrachtungen widerrufener Major-Incident-Ausrufungen erinnern nicht.
• Niemand erreichbar: Gibt es keine berechtigte Person, entsteht keine Meldung. Legen Sie dann eine Abnahmeperson fest.
• Die Prüfung läuft im Takt von rund 15 Minuten.

Wenn etwas nicht klappt

• Keine Erinnerung trotz Termin. Prüfen Sie: Ist die Maßnahme noch aktiv? Liegt der Zieltermin nach der Einführung? Gibt es eine verantwortliche Person oder Abnahmeperson mit Leserecht? Dann kommt die Meldung beim nächsten Lauf.
• Keine E-Mail. Ihre Einstellung steht auf Zusammenfassung, oder es ist die Vorwarnung, die nur in der Zusammenfassung kommt.