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Vorgang mit Kolleginnen und Kollegen teilen: Watchlist im Portal

Als meldende Person Kolleginnen und Kollegen über @ im Verlauf zum Vorgang hinzunehmen, sehen, wer auf der Watchlist steht, und was Mitwirkende und Beobachtende dürfen.

4 min Lesezeit · Oktober 2026

Manche Vorgänge gehen mehrere an: die Vertretung, die Teamleitung, die Kollegin am Nachbarplatz mit demselben Problem. Die Watchlist des Vorgangs hält fest, wer mitliest. Die Pflege liegt bei der meldenden Person (und der betroffenen Person).

Schritt 1: Kollegin oder Kollegen erwähnen

Öffnen Sie den Vorgang unter Meine Vorgänge. Tippen Sie im Feld Ihre Antwort ein @ und mindestens zwei Buchstaben des Namens. Das Portal schlägt passende Personen vor. Wählen Sie eine aus, darunter steht Wird hinzugenommen und benachrichtigt.

Antwortfeld mit @Le und dem Vorschlag Lena Beispiel — Max Beispiel erwähnt Lena Beispiel.

Warum über die Erwähnung? Sie schreiben ohnehin einen Satz an den Servicedesk, und wer namentlich genannt wird, ist damit auch informiert und kann den Vorgang selbst verfolgen.

Schritt 2: Absenden und prüfen

Klicken Sie auf Antwort senden. Die Person steht nun in den Eckdaten unter Auf der Watchlist.

Vorgang mit Eintrag Lena Beispiel auf der Watchlist — Die Beteiligten stehen in den Eckdaten.

Was die Hinzugenommenen sehen

Lena Beispiel sieht den Vorgang ab sofort unter Meine Vorgänge, mit Verlauf und Eckdaten.

Vorgang aus Sicht von Lena Beispiel mit dem Beitrag von Max Beispiel — Der Vorgang aus Sicht der hinzugenommenen Kollegin. Die Aktionen der meldenden Person (Eskalieren, Zurückziehen) fehlen.

Es gibt zwei Stufen:

Mitwirkend: Wer über @ erwähnt wird, kann kommentieren, Dateien anhängen und die Lösung bestätigen.
Beobachtend: liest nur mit, kann nicht kommentieren und nichts anhängen. Im Portal gibt es dafür keine eigene Schaltfläche, über die Erwähnung entsteht immer die Stufe Mitwirkend.

Wer auf der Watchlist steht, kann sich selbst austragen. Danach sieht die Person den Vorgang nicht mehr.

Vertraulichkeit

Alle Beteiligten sehen den Verlauf des Vorgangs. Nehmen Sie nur Personen hinzu, die den Inhalt Ihrer Meldung sehen dürfen.

Wenn etwas nicht klappt

„Bitte geben Sie mindestens zwei Buchstaben des Namens ein.“ Tippen Sie mehr vom Namen.
„Keine passende Person gefunden.“ Die Person gibt es in Ihrem Unternehmen nicht oder anders geschrieben.
„Diese Person ist an dem Vorgang bereits beteiligt.“ Sie müssen nichts tun.
„Die Watchlist pflegt die meldende Person.“ Nur die meldende oder betroffene Person darf Beteiligte hinzunehmen.
„Die Watchlist konnte nicht geändert werden. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Laden Sie die Seite neu.