Meine Vorgänge im Portal verfolgen: Status, Frist und Hinweise lesen

Alles, was Sie im Portal gemeldet oder bestellt haben, finden Sie unter Meine Vorgänge, mit aktuellem Stand und Frist. Das erspart die Nachfrage beim Servicedesk: Sie sehen selbst, ob etwas auf Sie wartet. Wie Sie eine Störung melden, steht unter Störung im Portal melden.

Schritt 1: Liste öffnen und filtern

Klicken Sie im Portalmenü auf Meine Vorgänge. Oben wechseln Sie zwischen Offen und Erledigt, jeweils mit der Zahl der Vorgänge. Daneben steht die Gesamtzahl.

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1. 1Offen und Erledigt
2. 2Status und Frist

Warum nur zwei Filter? Für Sie zählt die Frage: Läuft es noch, oder ist es abgeschlossen? Feinere interne Stufen sehen Sie nicht, sie würden nur verwirren.

Schritt 2: Status lesen

Der Status erklärt sich in einem Wort:

| Status | Bedeutung | |---|---| | Gesendet | Ihre Meldung ist eingegangen und wird gesichtet. | | In Bearbeitung | An Ihrem Vorgang wird gearbeitet. Sie müssen nichts tun. | | Genehmigung | Ihr Vorgang wartet auf eine Freigabe. | | Geschlossen | Ihr Vorgang ist abgeschlossen. |

Die Spalte Lösung bis nennt die angestrebte Frist. Im Vorgang zeigt eine Anzeige, wie viel Zeit bleibt ("noch 12 Tage") oder dass die Frist angehalten ist.

Schritt 3: Hinweise beachten

In der Spalte Hinweise zeigt das Portal, wenn Sie etwas tun sollen:

• Rückfrage an Sie: Das Team hat eine Frage. Antworten Sie im Verlauf, siehe Auf eine Rückfrage im Portal antworten.
• Lösung bestätigen: Der Vorgang wurde gelöst. Bestätigen Sie oder melden Sie sich zurück, siehe Lösung im Portal bestätigen und Lösung hat nicht geholfen.
• Neue Antwort: Es gibt einen Beitrag, den Sie noch nicht gelesen haben.

Warum Hinweise in der Liste? Sie sehen auf einen Blick, bei welchem Vorgang die Bearbeitung auf Sie wartet. Dasselbe erscheint auch unter Meine Aufgaben auf der Startseite.

Schritt 4: Vorgang öffnen

Klicken Sie auf die Nummer. Im Verlauf lesen Sie die Beiträge, in Anhänge die Dateien, unter Angaben Ihre Formularantworten. Rechts stehen die Eckdaten und die Aktionen wie Eskalieren oder Zurückziehen. Was Sie über den Verlauf automatisch erfahren, steht unter Automatische Nachrichten aus Sicht der meldenden Person. Einen geschlossenen Vorgang öffnen Sie, falls erlaubt, wieder: Geschlossenen Vorgang im Portal wieder öffnen.

Wenn etwas nicht klappt

• „Hier ist nichts.“ Unter diesem Filter gibt es keinen Vorgang. Wechseln Sie zwischen Offen und Erledigt.
• „Das hat nicht geklappt. Bitte versuchen Sie es erneut.“ Laden Sie die Seite neu und wiederholen Sie die Aktion.
• „Am Vorgang hat sich inzwischen etwas geändert. Wir haben den neuen Stand geladen - bitte prüfen Sie ihn und senden Sie dann erneut.“ Lesen Sie den neuen Stand und senden Sie Ihre Antwort noch einmal.