Anleitung
Vorgänge nach Kategorie auswerten: Lagebild und Vorgangsliste
So sehen Sie im Lagebild, in welchen Themen sich offene Vorgänge stauen, öffnen mit einem Klick die gefilterte Vorgangsliste und filtern dort nach jeder Kategorie, mit oder ohne Unterkategorien, auch nach deren Deaktivierung.
5 min Lesezeit · September 2026
Eine Servicedesk-Leitung will sehen, wo sich Arbeit staut, und ein Team will genau die Vorgänge seines Themas in einer Liste. Beides geht über die Kategorie. Wie Kategorien und Teams zusammenspielen, steht im Überblick. Wie Vorgänge ihre Kategorie bekommen, steht in Vorgänge kategorisieren und das Team prüfen.
Das brauchen Sie
Das Recht, den Servicedesk zu sehen. Der Block Offene Vorgänge nach Kategorie erscheint, sobald es offene Vorgänge gibt. Aussagekräftig wird er erst, wenn diese Vorgänge eine Kategorie tragen, sonst stehen alle unter Ohne Kategorie.
Schritt 1: Das Lagebild öffnen
Wählen Sie in der Seitenleiste Servicedesk und dort Lage & Steuerung. Bleiben Sie im Reiter Lage, scrollen Sie nach unten (oben steht zuerst die Übersicht Wie alles zusammenhängt) und suchen Sie den Block Offene Vorgänge nach Kategorie. Er erklärt sich selbst: Zusammengefasst auf die oberste Ebene, Unterkategorien zählen mit. Ein Klick öffnet die gefilterte Vorgangsliste.
Die Tabelle hat die Spalten Kategorie und Offen. Im Beispiel steht eine Zeile Hardware mit den offenen Vorgängen aus Toner, Drucker und Monitor. Vorgänge ohne Kategorie stehen unter Ohne Kategorie.
Warum auf die oberste Ebene zusammengefasst? Eine Leitung braucht eine Ebene, auf der sie entscheiden kann. Vierzig Hardware-Unterkategorien einzeln helfen nicht, „Hardware: 37 offen“ schon. knooing rechnet dafür über beliebig viele Ebenen hoch, nicht nur über zwei.
Beispiel: Nach einem Windows-Update steigt Hardware auf das Dreifache. Sara Beispiel sieht es sofort im Lagebild und kann Personal verschieben.
Schritt 2: Mit einem Klick in die Vorgangsliste springen
Klicken Sie auf die Zeile Hardware. Die Vorgangsliste öffnet sich, gefiltert. Über der Liste steht der Hinweis Ausschnitt aus „Hardware“. mit den geltenden Einschränkungen. Unter Aktive Filter stehen unter anderem der Filterchip Kategorie Hardware (mit Unterkategorien) und Sortiert nach Fristigkeit (dringend zuerst). Die Liste zeigt wie die Zahl im Lagebild nur offene Vorgänge. Die Zeile Ohne Kategorie ist kein Link, weil es dafür keine Kategorie zum Filtern gibt.
Warum springt die Liste gefiltert auf? Die Zahl im Lagebild und die Zahl in der Liste müssen übereinstimmen, sonst misstraut man beiden. Der Klick übernimmt deshalb genau den Filter der Kennzahl. Über Filter zurücksetzen sehen Sie wieder alles.
Schritt 3: In der Liste nach einer Kategorie filtern
Sie können den Filter jederzeit selbst setzen. Öffnen Sie eine Vorgangsliste, zum Beispiel unter Servicedesk, Störungen. Öffnen Sie das Auswahlfeld Alle Kategorien und wählen Sie Drucker. Sobald eine Kategorie gewählt ist, erscheint das Kontrollkästchen mit Unterkategorien, es ist standardmäßig angehakt. Die Liste zeigt dann die Vorgänge der Kategorien Drucker und Toner, und unter Aktive Filter steht Kategorie Drucker (mit Unterkategorien). Die Liste merkt sich die Stellung des Kontrollkästchens für den nächsten Besuch.
Warum mit Unterkategorien als Standard? Wer sich um ein Thema kümmert, meint bei Hardware meist alles darunter. Der Arbeitsplatz-Support arbeitet morgens zum Beispiel alle offenen Hardware-Vorgänge ab.
Schritt 4: Nur die gewählte Kategorie zeigen
Entfernen Sie den Haken bei mit Unterkategorien. Jetzt zeigt die Liste nur Vorgänge, die genau Drucker tragen, etwa Auftragsportal druckt Lieferschein nicht, nicht aber den Toner-Vorgang. Der Filterchip heißt jetzt Kategorie Drucker.
Warum beide Sichten? Die erste beantwortet „Was gehört zu diesem Thema?“, die zweite „Was wurde direkt hier eingeordnet?“. Die zweite hilft, wenn eine Oberkategorie zu grob genutzt wird und Sie die Einordnung nachschärfen wollen.
Schritt 5: Deaktivierte Kategorien weiter filtern
Wird eine Kategorie in den Einstellungen deaktiviert (Kategorien einrichten), bleibt sie im Auswahlfeld Alle Kategorien mit dem Zusatz (deaktiviert) erhalten.
Warum bleibt sie in der Liste? Alte Vorgänge tragen die Kategorie weiter. Wer sie auswerten will, muss sie auch nach der Deaktivierung filtern können. Bei neuen Vorgängen steht sie dagegen nicht mehr zur Wahl.
Wenn etwas nicht klappt
- Der Block Offene Vorgänge nach Kategorie fehlt. Es gibt gerade keine offenen Vorgänge, die Sie sehen dürfen. Stehen alle Vorgänge unter Ohne Kategorie, setzen Sie Kategorien bei der Anlage oder am Vorgang, siehe Vorgänge kategorisieren.
- Die Zahl im Lagebild weicht von der Liste ab. Das Lagebild zählt alle offenen Vorgänge ohne Zeitgrenze. Prüfen Sie unter Aktive Filter, ob in der Liste weitere Einschränkungen gelten, etwa eine Suche oder ein Team, und ob mit Unterkategorien angehakt ist. Zwischen Lagebild und Liste können außerdem Vorgänge neu gemeldet oder gelöst worden sein. Über Filter zurücksetzen entfernen Sie Einschränkungen.
- Die Liste zeigt keine Vorgänge der Unterkategorien. Das Kontrollkästchen mit Unterkategorien ist nicht angehakt. Haken Sie es an.
- Die Kategorie fehlt im Auswahlfeld. Kategorien werden in den Einstellungen unter Servicedesk, Kategorien gepflegt. Gibt es sie dort nicht, legt die Administration sie an.
- Die Vorgänge ließen sich nicht laden. Die Liste meldet Die Vorgänge konnten nicht geladen werden. Laden Sie die Seite neu.