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Wiederverwendung vor der Freigabe prüfen: freie Lizenzen und Lagergeräte statt Neukauf

Wie knooing vor der Freigabe einer Software- oder Geräteanfrage auf freie Lizenzen und Lagergeräte hinweist und wie Genehmigende im Portal trotzdem begründet genehmigen.

4 min Lesezeit · Oktober 2026

Bevor Geld ausgegeben wird, lohnt eine Frage: Gibt es schon, was bestellt werden soll? knooing stellt sie automatisch, bevor eine Software- oder Geräteanfrage freigegeben wird. Bei Software sind das freie Lizenzen aus der Lizenzbilanz, bei Hardware Geräte im Lager. Die Prüfung blockiert nichts: Sie liefert einen Hinweis, und wer trotzdem beschafft, begründet das. Was die Servicedesk-Seite zeigt, steht unter Wiederverwendung am Vorgang nutzen.

Wann die Prüfung greift: für Katalogeinträge der Warengruppe Software und Hardware, in Mandanten mit Konfigurationsverwaltung (CMDB). Ohne CMDB gibt es weder Lizenzverwaltung noch Lager, die man fragen könnte.

Warum? Freie Lizenzen und Lagergeräte kosten bereits Geld. Eine Neubeschaffung daneben ist oft vermeidbar und in Revisionen und Kostenbewertungen ein häufiger Fund.

Schritt 1: Den Hinweis lesen

Genehmigende öffnen im Portal Meine Freigaben. Bei Anfragen mit Wiederverwendungsmöglichkeit steht ein gelber Hinweis, zum Beispiel Es sind 4 freie Lizenzen vorhanden. oder Es ist 1 freies Gerät der passenden Geräteart im Lager. Darunter: Bitte prüfen Sie, ob das statt einer Neubeschaffung genutzt werden kann. Wenn nicht, begründen Sie kurz, warum trotzdem beschafft wird.

Meine Freigaben mit dem Hinweis zu 4 freien Lizenzen — Lena Beispiel sieht, dass für das Lieferantenportal freie Lizenzen vorhanden sind.

Im Portal sehen Genehmigende nur Zahlen, keine Namen von Geräten oder Lizenzen aus dem Bestand. Die Einzelheiten sieht, wer das Recht „CMDB ansehen“ hat. Gezählt werden freie Lizenzen für dasselbe Produkt. Lizenzen anderer Produkte desselben Herstellers zählen nicht, sie erscheinen nur als Zusatzinfo für die Bestandsverwaltung.

Schritt 2: Begründet genehmigen

Klicken Sie auf Genehmigen. Weil es eine Alternative gibt, erscheint ein Feld Warum wird trotzdem beschafft? (Pflicht). Tragen Sie einen Satz ein und klicken Sie erneut auf Genehmigen.

Freigabe mit ausgefülltem Begründungsfeld — Die Begründung steht danach im Nachweisjournal des Vorgangs.

Beispiel: „Die vorhandenen Lizenzen sind für das Team Vertrieb reserviert, der Einkauf braucht eine eigene.“

Die Begründung wird im Nachweisjournal des Vorgangs festgehalten (Eintrag Trotz freier Lizenzen oder Geräte beschafft). Warum Pflicht? Die Entscheidung bleibt nachvollziehbar, und ein Muster aus „immer neu kaufen“ fällt später auf.

Mit Ablehnen oder Rückfrage brauchen Sie keine Begründung zur Wiederverwendung. Mit einer Rückfrage klären Sie zum Beispiel, ob die freie Lizenz taugt. Wie die Freigabe sonst funktioniert, steht unter Eine Katalogbestellung im Portal freigeben.

Wenn etwas nicht klappt

„Bitte begründen Sie, warum trotzdem beschafft wird.“ Tragen Sie die Begründung ein und genehmigen Sie erneut.
Kein Hinweis, obwohl Lizenzen frei sind: Gerechnet wird nur bei bekanntem Verbrauch und über den Namen des Katalogeintrags und die Formularangaben. Heißt der Eintrag anders als das Produkt in der Lizenzbilanz, findet die Prüfung nichts.
Hinweis, aber „Einzelheiten nur mit dem Recht „CMDB ansehen““: Wenden Sie sich an die Bestandsverwaltung.