Read the costs and TCO of a system: acquisition, maintenance, licence and operations at a glance

Was kostet ein Server wirklich? Der Kaufpreis ist nur ein Teil. Dazu kommen Wartungs- und Lizenzverträge und laufende Kosten wie Strom oder Fläche. Alle diese Kosten zusammen heißen TCO, kurz für Total Cost of Ownership. Im Abschnitt Kosten und TCO führt knooing sie je Asset zusammen: für das laufende Kalenderjahr und über die ganze Nutzungsdauer. Die Werte rechnet knooing bei jedem Aufruf neu und speichert sie nicht.

Die Anleitung ist für alle, die IT-Kosten planen oder verantworten, etwa im IT-Betrieb, im Einkauf oder im Controlling. Sie zeigt, wo Sie die TCO eines Servers, Speichersystems oder Netzgeräts finden und wie Sie die Zahlen lesen. Am Ende wissen Sie, was ein System in diesem Jahr kostet, was es über seine Nutzungsdauer kostet und welche Angaben noch fehlen. Wie Sie fehlende Angaben ergänzen, steht im nächsten Teil, Fehlende Kostenangaben ergänzen. Für Notebooks und andere Geräte, die an Personen ausgegeben werden, gilt Kosten und TCO eines Geräts lesen.

Die wichtigsten Begriffe

• TCO (Total Cost of Ownership): alle Kosten eines Assets zusammen, also Anschaffung, Wartung, Lizenz und Betrieb. Beispiel: 2.400 € Abschreibung, 1.800 € Wartung, 2.400 € Lizenz und 1.200 € Betrieb ergeben eine TCO von 7.800 € im Jahr.
• Asset: ein Server, Speichersystem, Netz- oder Endgerät aus dem Bestand. Schnittstellen oder Standorte sind keine Assets.
• System: ein Eintrag im Reiter Systeme des Bestands, etwa ein Server, ein Speichersystem oder ein Netzgerät. Ein System mit Kosten ist ein Asset.
• Kostenart: die Zeile, in der knooing einen Betrag zählt: Anschaffung, Wartung, Lizenz oder Betrieb. Hat ein Vertrag keine Kostenart, zählt knooing ihn unter Ohne Kostenart.
• Anschaffung (Abschreibung): der Anschaffungspreis ohne Restwert, gleichmäßig auf die Monate der Nutzungsdauer verteilt. Beispiel: 9.600 € auf 48 Monate sind 200 € im Monat, also 2.400 € im Jahr.
• Nutzungsdauer: die geplante Zeit, in der Sie das Asset nutzen, in Monaten. Sie beginnt am Anschaffungsdatum.
• Restwert: was das Asset am Ende der Nutzungsdauer voraussichtlich noch wert ist. Diesen Teil schreibt knooing nicht ab.
• Jahreskosten: der Betrag, den ein Vertrag im Jahr kostet. Sie stehen am Vertrag beim Lieferanten.
• Vertragsanteil: Deckt ein Vertrag mehrere Assets ab, trägt jedes Asset den gleichen Teil der Jahreskosten. Beispiel: 3.600 € Wartung für 2 Server: Jeder Server trägt 1/2, also 1.800 €.
• Eigene Betriebskosten: laufende Kosten eines Assets, die in keinem Vertrag stehen, zum Beispiel Strom, Fläche oder interner Aufwand.
• „fehlt“ und „mind.“: „fehlt“ heißt, der Betrag ist unbekannt. „mind.“ heißt, ein Teil ist unbekannt, und der Wert ist eine Untergrenze. knooing zählt einen unbekannten Betrag nie als 0.

So rechnet knooing

• Jahr: Jahresbeträge verteilt knooing nach Tagen. Ein Vertrag, der am 1. Juli beginnt, zählt im ersten Jahr etwa zur Hälfte.
• Nutzungsdauer: Sie reicht vom Anschaffungsdatum bis zum Ende der Nutzungsdauer oder bis zur Entsorgung. Kosten danach, etwa eine Wartung über das Ende hinaus, stehen nur in den Jahreswerten.
• Verträge: Es zählen Verträge mit dem Status aktiv, nicht konform, Altvertrag mit Frist oder in Kündigung, jeweils von Laufzeit ab bis Vertragsende. Ein beendeter Vertrag zählt nur noch bis zu seinem Vertragsende, wenn eines eingetragen ist. Ein Entwurf zählt nie.
• Anteil 1/N: N sind alle Assets, die dem Vertrag zugeordnet und nicht stillgelegt sind. Ab dem Tag seiner Entsorgung zählt ein Asset nicht mehr mit; die übrigen Assets teilen sich die Jahreskosten dann neu. Unter Anteil steht der heutige Wert von N.
• Leasing und Dienstleister: Verträge mit der Kostenart Leasing zählen immer zur Anschaffung. Steht am System unter Auslagerungsart der Wert gemietet, schreibt knooing nichts ab. Die Zeile heißt dann Anschaffung (Leasing) und enthält nur die Leasingverträge. Bei beim Anbieter betrieben heißt sie Anschaffung (entfällt, beim Anbieter betrieben), denn die Kosten stecken im Vertrag des Dienstleisters.
• Währungen: knooing rechnet Währungen nie um. Je Währung steht eine eigene Tabelle da, darunter „Beträge in verschiedenen Währungen werden getrennt summiert und nicht umgerechnet.“
• Entsorgung: Mit dem Tag der Entsorgung enden alle Kosten. Was noch nicht abgeschrieben ist, zählt als Restbuchwert im Jahr der Entsorgung, siehe Kosten und TCO eines Geräts lesen, Schritt 4.
• Rundung: Beträge stehen auf Cent gerundet. Die Summe entsteht aus den ungerundeten Werten und kann deshalb um einen Cent von der Summe der Zeilen abweichen.

Schritt 1: Das System im Bestand öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Konfigurationsverwaltung und darin Bestand. Tippen Sie im Reiter Systeme in das Feld Suchen den Namen des Systems ein. Klicken Sie in der Liste auf den Namen. Es öffnet sich die Seite des Systems. Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Kosten und TCO (1). Er steht unter dem Abschnitt Anschaffung, Garantie, Nachhaltigkeit.

Oben im Abschnitt steht ein Satz, was er zeigt. Fehlen Angaben, steht darunter ein gelber Hinweis „Für eine vollständige TCO fehlen Angaben:“ mit einer Liste (2). Darunter folgen die Tabelle und, wenn dem System Verträge zugeordnet sind, die Vertragsanteile.

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Warum am System? Hier stehen die Kosten neben den Anschaffungsdaten, den Verträgen und den Beziehungen des Systems. So prüfen Sie eine Zahl und ihre Herkunft an einer Stelle.

Beispiel: Julia Beispiel bereitet die Kostenplanung für die Kommissionierung der Beispiel GmbH vor. Sie sucht im Bestand srv-kommissionierung01 und öffnet den Server. Im Abschnitt Kosten und TCO steht ein gelber Hinweis.

Schritt 2: Die Tabelle lesen

Die Tabelle hat drei Spalten. In der Kopfzeile links steht die Währung, zum Beispiel „Kostenart (EUR)“. Darunter folgen die Zeilen Anschaffung (Abschreibung), Wartung, Lizenz und Betrieb, bei Bedarf Ohne Kostenart, und zum Schluss Summe.

• Die Spalte Jahr 2026 (1) zeigt die Kosten im laufenden Kalenderjahr.
• Die Spalte rechts daneben (2) zeigt die Kosten über die ganze Nutzungsdauer. In ihrem Kopf stehen Anfang und Ende, zum Beispiel „Nutzungsdauer 1.1.2025 bis 31.12.2028“.
• Die Zeile Summe zählt alle Kostenarten einer Spalte zusammen.

Achten Sie danach auf „fehlt“ und „mind.“ (3). „fehlt“ in einer Zeile heißt: knooing kennt den Betrag dieser Kostenart nicht. „mind. …“ in der Summe heißt: Mindestens eine Kostenart fehlt, die echte Summe ist höher. Welche Angabe fehlt, nennt der gelbe Hinweis über der Tabelle. Unter der Tabelle steht dann zur Erinnerung „„fehlt“: Der Betrag ist unbekannt. „mind.“: Ein Teil ist unbekannt, der Wert ist eine Untergrenze.“

Ein Betrag von 0,00 € heißt dagegen: knooing kennt für diese Kostenart keinen Betrag und keine Lücke. Das muss nicht stimmen. Ein Vertrag ohne Kostenart zählt nicht unter Lizenz, sondern unter Ohne Kostenart. Und sind unter der Tabelle bei Eigene Betriebskosten je Jahr keine erfasst, zählt Betrieb 0,00 €, ohne dass der Hinweis eine Lücke meldet. Strom und Fläche kosten aber meist etwas. Wie Sie sie eintragen, steht in Fehlende Kostenangaben ergänzen, Schritt 4. Fehlen Anschaffungsdatum oder Nutzungsdauer, steht im Kopf der rechten Spalte nur Nutzungsdauer, und in der Spalte steht „-“.

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Warum zwei Spalten? Das Jahr brauchen Sie für Budget und Verrechnung. Die Nutzungsdauer zeigt, was das System von der Anschaffung bis zum Ende kostet. Diese Zahl hilft bei der Frage, ob sich eine Verlängerung oder ein Ersatz lohnt.

Beispiel: Für srv-kommissionierung01 stehen unter Jahr 2026 bei Anschaffung (Abschreibung) 2.400,00 € und bei Wartung 1.800,00 €. Lizenz und Betrieb zeigen 0,00 €. Ohne Kostenart zeigt „fehlt“, die Summe „mind. 4.200,00 €“. Über die Nutzungsdauer vom 1.1.2025 bis 31.12.2028 sind es mind. 15.000,00 €. Die Wartung zählt dort nur 5.400,00 €, denn der Wartungsvertrag läuft erst ab 2026: drei Jahre zu je 1.800,00 €. Grund ist der Lizenzvertrag LZ-2026-007: Er hat noch keine Jahreskosten und keine Kostenart. Deshalb steht er unter Ohne Kostenart, und die Zeile Lizenz zählt ihn nicht.

Schritt 3: Die Vertragsanteile prüfen

Unter der Tabelle steht Vertragsanteile, wenn dem System Verträge zugeordnet sind. Je Vertrag zeigt die Tabelle:

• Vertrag: Aktenzeichen und Lieferant. Das Aktenzeichen ist ein Link zum Reiter Verträge beim Lieferanten.
• Kostenart und Jahreskosten des Vertrags.
• Anteil: 1/N und darunter den Betrag, den dieses System im Jahr trägt (1).
• Jahr 2026: den Anteil, der im laufenden Jahr anfällt. Er ist kleiner als der Jahresanteil, wenn der Vertrag im Lauf des Jahres beginnt oder endet.

Zählt ein Vertrag nicht mit einem Betrag, steht unter seinem Aktenzeichen eine graue Marke (2). Je nach Marke tun Sie Folgendes:

• „Jahreskosten fehlen“ oder „Währung fehlt“: Tragen Sie die Angabe am Vertrag ein, siehe Fehlende Kostenangaben ergänzen, Schritt 2. Bis dahin zeigt die Kostenart des Vertrags in der Tabelle „fehlt“ oder „mind.“.
• In der Spalte Kostenart steht „Ohne Kostenart“: Wählen Sie am Vertrag eine Kostenart, siehe Fehlende Kostenangaben ergänzen, Schritt 2.
• „Jahreskosten ungültig“: Am Vertrag stehen negative Jahreskosten, meist aus einem Import. Tragen Sie einen Betrag von 0 oder mehr ein.
• „Entwurf, zählt nicht“: Der Vertrag ist noch nicht aktiv. Aktiv wird er über die Prüfliste, siehe Einen Vertrag kündigen oder beenden, Schritt 4.
• „Beendet ohne Enddatum, zählt nicht“: knooing weiß nicht, bis wann der Vertrag galt. Tragen Sie am Vertrag das Vertragsende ein, siehe Laufzeit und Kündigungsfrist eines Vertrags pflegen.

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Warum gleiche Anteile? knooing weiß nicht, welches Asset einen Vertrag stärker nutzt. Gleiche Anteile sind nachvollziehbar und lassen sich leicht prüfen. Solange alle zugeordneten Assets im Bestand sind, ergeben die Anteile zusammen wieder die Jahreskosten des Vertrags.

Beispiel: Der Wartungsvertrag WV-2026-021 der Muster Systemhaus GmbH kostet 3.600,00 € im Jahr und deckt beide Kommissionierungsserver ab. Unter Anteil steht 1/2 und darunter 1.800,00 €. Beim Lizenzvertrag LZ-2026-007 steht unter Kostenart „Ohne Kostenart“, unter Jahreskosten „-“ und die Marke „Jahreskosten fehlen“. Unter Anteil steht 1/1, denn der Lizenzvertrag ist nur diesem Server zugeordnet.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Abschnitt Kosten und TCO fehlt. Ihnen fehlt das Leserecht für die Konfigurationsverwaltung. Oder der Eintrag ist kein Asset und hat keine Kostenangabe, etwa eine Schnittstelle. Wenden Sie sich für das Recht an die Administration Ihres Mandanten.
• „Vertragskosten sind für Sie nicht sichtbar. Die Summe enthält deshalb nur Anschaffung und eigene Betriebskosten und ist unvollständig.“ Ihnen fehlt das Leserecht für Lieferanten oder das Recht, Vertragskosten zu sehen, oder der Servicedesk ist im Mandanten nicht freigeschaltet. Die Kostenarten aus Verträgen zeigen dann „fehlt“ oder „mind.“. Klären Sie das Recht mit der Administration.
• „Die Kosten konnten nicht geladen werden.“ Laden Sie die Seite nach einem Moment neu.
• „Noch keine Beträge erfasst.“ knooing hat weder einen Betrag noch eine Lücke gefunden. Das kommt etwa bei einem System vor, das beim Anbieter betrieben wird und noch keinen Vertrag hat. Ordnen Sie den Vertrag zu oder erfassen Sie eigene Betriebskosten, siehe Fehlende Kostenangaben ergänzen.
• „Ohne Anschaffungsdatum und Nutzungsdauer lassen sich die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer nicht berechnen.“ Tragen Sie im Abschnitt Anschaffung, Garantie, Nachhaltigkeit Anschaffungsdatum und Nutzungsdauer ein.
• Die Wartung zeigt im Jahr weniger als den vollen Anteil. Der Vertrag beginnt oder endet im Lauf des Jahres. knooing zählt nur die Tage seiner Laufzeit.
• Die Summe weicht um einen Cent von den Zeilen ab. Das ist die Rundung, siehe „So rechnet knooing“.
• Es stehen zwei Tabellen untereinander. Das System hat Beträge in zwei Währungen. knooing rechnet sie nicht um. Zählen Sie die Tabellen nicht zusammen.