Manage responsibility: who is responsible for which object, assign, change and end

Ein Klärfall braucht eine Person, die ihn bearbeitet. Wer das ist, bestimmt knooing aus den Zuständigkeiten, die Sie hinterlegt haben. Der Reiter Zuständigkeit zeigt alle Objekte der Konfigurationsverwaltung mit der Person, die heute wirksam zuständig ist, und mit den Ebenen dahinter. Hier pflegen Sie auch die Zuweisungen. Warum eine bestimmte Person einen Fall bekommt und nach welcher Reihenfolge, steht in Klärfälle automatisch zuweisen verstehen.

Die vier Ebenen

Für jedes Objekt gibt es vier Ebenen. Die erste Ebene von oben, auf der eine gültige, aktive Person steht, gilt. Alle darunter sind überdeckt.

1. Attribut: Ein Data Steward für ein einzelnes Attribut. Er gilt nur für Fälle zu genau diesem Attribut und steht dort vor allen anderen.
2. Objekt: Ein Data Steward für das ganze Objekt.
3. Eigentümer: Die Person im Feld Verantwortlich des Systems.
4. Klasse: Der Klassen-Verantwortliche. Er gilt für alle Objekte seiner Klasse, aber nur als letzter Rückfall.

Überdeckte Ebenen bleiben eingetragen und greifen wieder, sobald die höhere Ebene endet. Es gibt keine Vererbung zwischen Objekten und keine über die Klassenhierarchie: Der Klassen-Verantwortliche gilt nur für Objekte seiner eigenen Klasse. Die Erklärung steht auch im Info-Symbol neben der Überschrift Alle Objekte und ihre Zuständigkeit.

Warum? Je genauer eine Zuständigkeit ist, desto besser kennt die Person das Problem. Die Reihenfolge entscheidet deshalb ohne Rückfrage, wer zuständig ist.

Schritt 1: Die Liste aller Objekte lesen

Öffnen Sie Konfigurationsverwaltung, darin Nachweise, und wählen Sie den Reiter Zuständigkeit. Oben rechts wechseln Sie mit Ansicht zwischen Objekte und Klassen. Die Ansicht Objekte ist voreingestellt. Sie hat je Zeile ein Objekt:

• Objekt: der Name, darunter Klasse und Nummer. Überfahren Sie den Namen mit der Maus oder wählen Sie ihn mit der Tastatur, erscheint ein kleines Fenster mit den Eckdaten (siehe Schritt 3). Ein Klick auf den Namen öffnet das Fenster des Objekts (siehe Schritt 4).
• Wirksam zuständig: die Person, die heute für Fälle ohne Attributbezug zuständig ist, mit einer Marke für die Ebene, zum Beispiel Datensteward des Objekts, Eigentümer oder Klassen-Verantwortlicher. Ist niemand zuständig, steht dort in Gelb Niemand, und die Verwaltung sieht daneben den Knopf Zuweisen.
• Ebenen: eine Marke je Ebene mit dem Zustand: gilt, überdeckt durch Objekt (oder die jeweils überdeckende Ebene), leer, zählt nicht oder nur Attribut (2). Jede Marke hat ein Symbol und Text, die Farbe allein sagt nichts aus.
• Seit und Gültigkeit: zum Beispiel „seit 03.10.2026, unbefristet“ oder „seit 03.10.2026, bis 31.12.2026“. Beim Eigentümer steht „aus den Objektdaten“.
• Offene Fälle: die Zahl offener Klärfälle am Objekt.
• Am Zeilenende Bearbeiten (bei Leserecht Details).

Sortieren können Sie nach Objekt und nach Wirksam zuständig: Ein Klick auf die Überschrift sortiert aufsteigend, ein zweiter absteigend. Die Liste zeigt 50 Objekte je Seite. Mit Zurück und Weiter blättern Sie, darunter steht zum Beispiel „1 bis 50 von 120“.

Beispiel: Bei „Erp-Server 01“ steht als Wirksam zuständig Lena Beispiel als Datensteward des Objekts. In der Spalte Ebenen ist Objekt mit gilt gekennzeichnet, Eigentümer (Tobias Beispiel) und Klasse tragen überdeckt durch Objekt.

Warum ist das nützlich? Sie sehen auf einen Blick, wo niemand zuständig ist und welche Eintragungen nur im Hintergrund liegen, weil eine höhere Ebene sie überdeckt.

Bei sehr vielen Objekten prüft die Auswertung nicht alle auf einmal. Dann steht oben ein gelber Hinweis („Es gibt mehr Objekte, als die Auswertung auf einmal prüft (50.000). Die Liste zeigt nur die ersten 50.000. Grenzen Sie sie mit der Suche oder der Klasse ein.“). Gibt es noch keine Objekte, steht „Es sind noch keine Objekte erfasst.“

Schritt 2: Die Liste filtern

Über der Tabelle stehen die Filter:

• Objekt suchen: Name oder Nummer.
• Klasse: eine Klasse oder Alle Klassen.
• Zuständigkeit: Alle Objekte, Ohne Zuständigen, Mit eigener Zuweisung oder Mit Überschreibung (Objekte, bei denen eine höhere Ebene eine niedrigere überdeckt).
• Wirksam über: Alle Ebenen, Datensteward des Objekts, Eigentümer, Klassen-Verantwortlicher oder Niemand.
• Wirksam zuständige Person: eine Person suchen. Mit Personenfilter entfernen nehmen Sie ihn zurück. Sind Personennamen für Ihre Rolle verdeckt, steht der Hinweis „Personennamen sind für Ihre Rolle verdeckt. Der Filter nach Person steht deshalb nicht zur Verfügung.“

Sobald ein Filter gesetzt ist, erscheint Filter zurücksetzen. Trifft kein Objekt zu, steht „Kein Objekt entspricht diesen Filtern.“ Die Filter stehen in der Adresse des Browsers. Sie können die Ansicht also als Lesezeichen speichern oder den Link weitergeben. Öffnen Sie den Reiter ohne Filter in der Adresse, stellt knooing Ihre zuletzt gewählten Filter wieder her.

Beispiel: Julia Beispiel wählt bei Zuständigkeit Ohne Zuständigen und bei Klasse „Server“. Die Liste zeigt jetzt alle Server, für die kein Fall eine zuständige Person fände.

Schritt 3: Die Eckdaten eines Objekts ansehen

Überfahren Sie in der Liste den Namen eines Objekts (oder wählen Sie ihn mit der Tastatur). Nach einem kurzen Moment erscheint „Details zu Erp-Server 01“ mit der Klasse, einer Beschreibung (falls vorhanden) und den Angaben Nummer, Lebenszyklus, Umgebung, Kritikalität, Standort, Abteilung und Eigentümer sowie dem Link Systemseite öffnen. Die Daten werden erst beim ersten Öffnen geladen („Details werden geladen …“). Was Ihre Rolle nicht sehen darf, fehlt oder steht als verdeckt. Lässt sich die Karte nicht laden, steht „Die Details ließen sich nicht laden.“, der Name bleibt trotzdem sichtbar.

Warum? Gleiche Namen kommen vor. Die Eckdaten zeigen, welches Objekt gemeint ist, ohne die Liste zu verlassen.

Auf Geräten ohne Maus (Touch) gibt es kein Überfahren. In der Liste öffnet ein Tippen auf den Namen das Fenster des Objekts (Schritt 4), in dem die Eckdaten dauerhaft unter dem Namen stehen. An anderen Stellen, etwa im Titel dieses Fensters, öffnet und schließt ein Tippen die Karte. Mit der Taste Escape schließen Sie sie.

Schritt 4: Das Fenster eines Objekts öffnen

Klicken Sie bei einem Objekt auf Bearbeiten oder auf den Namen. Es öffnet sich das Fenster des Objekts. Ganz oben stehen Name, Klasse, Nummer, der Link Systemseite öffnen und die Eckdaten. Darunter steht in Blau, wer wirksam zuständig ist („Wirksam zuständig: Lena Beispiel als Datensteward des Objekts. Das gilt für Klärfälle ohne Attributbezug.“), oder in Gelb: „Für dieses Objekt ist niemand wirksam zuständig. Klärfälle bleiben ohne Zuständigen, bis auf einer Ebene eine aktive Person eingetragen ist.“

Der Abschnitt Ebenen und Überschreibung zeigt die vier Ebenen von oben nach unten, jede mit ihrem Zustand und einer Erklärung. Je Ebene stehen die eingetragenen Personen mit Gültigkeit. Auf einer leeren Ebene steht „Niemand eingetragen“. Bei einer Zuweisung, die für Klärfälle nicht zählt, steht ein gelber Hinweis, zum Beispiel „Team, zählt für Klärfälle nicht“, „Lieferbeziehung, zählt für Klärfälle nicht“ oder „Person inaktiv, zählt nicht“.

Unter Weitere Rollen stehen Zuweisungen mit anderen Rollen (Data Owner, Technischer Verantwortlicher, Risiko-Verantwortlicher). Sie werden bei der Zuweisung von Klärfällen nicht berücksichtigt, lassen sich aber mit Beenden zurücknehmen.

Das Fenster steht in der Adresse des Browsers. Drücken Sie Zurück im Browser, schließt sich das Fenster, und Sie sind wieder in der Liste. Den Link zum offenen Fenster können Sie weitergeben.

Schritt 5: Eine Person zuweisen oder ändern

Im Fenster des Objekts wählen Sie die Ebene:

• Zuweisen auf einer leeren Ebene,
• Person ändern bei einer bestehenden Zuweisung,
• Neue Zuweisung oben im Abschnitt, wenn Sie Rolle und Attribut frei wählen wollen.

Es öffnet sich Neue Zuständigkeit. Der Text darunter erklärt: Legt eine neue Zuständigkeit für das ausgewählte Objekt an. Eine bestehende Zuweisung derselben Rolle für dasselbe Attribut wird dabei automatisch beendet, nicht überschrieben. Im Dialog steht oben das Objekt. Füllen Sie aus:

1. Rolle: bei Zuweisen und Person ändern vorgegeben (Data Steward), bei Neue Zuweisung frei wählbar.
2. Attribut (optional): der technische Schlüssel eines Attributs, zum Beispiel „betriebssystem“. Leer bedeutet das ganze Objekt. Auf der Ebene Attribut heißt das Feld Attribut (Pflicht), mit dem Hinweis „Nennen Sie das Attribut, für das diese Person zuständig sein soll. Ohne Attribut würde die Zuweisung für das ganze Objekt gelten.“ Ohne Attribut lässt sich dort nicht speichern. Bei Person ändern steht das Attribut fest und lässt sich nicht verändern.
3. Wer ist zuständig? Person, Lieferbeziehung oder Team. Für Klärfälle zählen nur Personen. Wählen Sie Team oder Lieferbeziehung, erscheint die Warnung „Ein Team oder eine Lieferbeziehung zählt für Klärfälle nicht. Die bisherige Person dieser Ebene wird beendet, Klärfälle fallen dann auf die nächste Ebene zurück.“
4. Bei Person: Verantwortliche Person. Tippen Sie mindestens zwei Zeichen in das Feld (Platzhalter „Name suchen“) und klicken Sie auf den Treffer. Bei Lieferbeziehung tragen Sie die Engagement-ID ein, wie in der Lieferantenverwaltung angezeigt. Bei Team wählen Sie unter Verantwortliches Team ein Team. Gibt es keines, steht „Noch kein Team angelegt.“
5. Gültig bis (optional): ein Tag. Leer bedeutet unbefristet. Der gewählte Tag gilt bis zum Abend (Berliner Zeit), höchstens 10 Jahre im Voraus. Nach dem Ende fällt die Zuständigkeit auf die nächste Ebene zurück, nicht auf die frühere Person.

Klicken Sie auf Speichern. Die Liste und das Fenster laden neu. Der Knopf ist erst aktiv, wenn eine Person, Lieferbeziehung oder ein Team gewählt ist (und auf der Ebene Attribut ein Attribut genannt wurde).

Warum wird die bisherige Zuweisung beendet? Eine Ebene hat immer höchstens eine gültige Zuweisung je Rolle und Attribut. So gibt es nie zwei Personen, die sich gegenseitig für zuständig halten. Die bisherige Zuweisung bleibt in der Historie, sie wird beendet und nicht gelöscht.

Beispiel: Julia Beispiel klickt bei „Erp-Server 01“ auf Bearbeiten, bei der Ebene Objekt auf Person ändern, sucht „Lena“ und trägt bei Gültig bis den 31.12.2026 ein. Bis dahin ist Lena Beispiel Data Steward des Objekts, danach fällt die Zuständigkeit auf den Eigentümer zurück.

Der Eigentümer lässt sich in diesem Fenster nicht ändern: Die Ebene hat keinen Knopf, dafür steht dort „Eigentümer aus den Objektdaten. Ändern Sie ihn auf der Systemseite.“ Öffnen Sie dazu Systemseite öffnen, klicken Sie auf Bearbeiten und tragen Sie die Person im Feld Verantwortlich ein.

Schritt 6: Eine Zuweisung beenden

Klicken Sie im Fenster des Objekts bei der Zuweisung auf Beenden. Es erscheint die Rückfrage Zuweisung beenden? Der Text nennt, was geschieht, zum Beispiel „Die Zuweisung von Lena Beispiel auf der Ebene Objekt für Erp-Server 01 wird beendet. Klärfälle fallen auf die nächste Ebene zurück.“ Bei einer weiteren Rolle steht: „Die Rolle Data Owner von … für … wird beendet. Diese Rolle wird bei Klärfällen nicht berücksichtigt.“ Klicken Sie auf Zuweisung beenden. Während des Vorgangs steht „Wird beendet …“. Mit Abbrechen ändern Sie nichts.

Warum eine Rückfrage? Wer die einzige zuständige Person austrägt, lässt neue Fälle ohne Zuständigen entstehen. Die Rückfrage nennt die Folge, bevor sie eintritt.

Bereits zugewiesene Fälle behalten ihre Person. Die Änderung wirkt auf Fälle, die der Prüflauf danach neu eröffnet.

Schritt 7: Die Klassen verwalten

Wechseln Sie oben rechts auf Klassen. Die Tabelle hat je Klasse eine Zeile mit Klasse (mit Zahl der Objekte), Klassen-Verantwortlicher, Wirkung auf die Objekte und Knöpfen. Oben steht der Hinweis, dass ein Klassen-Verantwortlicher für alle Objekte seiner Klasse gilt, aber nur als letzter Rückfall: Datensteward und Eigentümer eines Objekts gehen vor.

Die Wirkung nennt, bei wie vielen Objekten der Klassen-Verantwortliche gilt („gilt bei 12 Objekten“), bei wie vielen er überdeckt ist („überdeckt bei 40 Objekten“) und bei wie vielen niemand zuständig ist („ohne Zuständigen: 3 Objekte“). Ohne Eintrag steht „Niemand eingetragen“.

• Objekte anzeigen: wechselt in die Ansicht Objekte, gefiltert auf die Klasse.
• Zuweisen oder Person ändern: öffnet Neue Zuständigkeit mit der Klasse als Ziel. Der Text lautet „Legt den Verantwortlichen für alle Objekte der ausgewählten Klasse an. Ein bestehender Klassen-Verantwortlicher wird dabei automatisch beendet, nicht überschrieben.“ Es gibt kein Feld für ein Attribut, weil die Zuweisung für die ganze Klasse gilt.
• Beenden: nimmt die Zuweisung nach einer Rückfrage zurück („Die Zuweisung von … als Verantwortlicher der Klasse … wird beendet. Klärfälle der Klasse fallen auf die nächste Ebene zurück.“).

Warum die Klassenebene? Sie ist das Auffangnetz: Selbst Objekte ohne Steward und ohne Eigentümer landen bei einer Person, statt unbearbeitet zu bleiben.

Anwendungen und Leistungen

Die Ableitung über vier Ebenen gibt es nur für Konfigurationselemente. Für Anwendungen und Leistungen klappen Sie unter der Liste Anwendung oder Leistung suchen auf. Dort suchen Sie das Objekt und pflegen seine Zuständigkeiten wie bisher. Sie werden dort ohne Ableitung angezeigt.

Aus einem Klärfall hierher springen

Am Zuweisungsgrund eines Klärfalls steht der Link Zuweisung ansehen und ändern (Klärfälle automatisch zuweisen verstehen). Folgen Sie ihm bei einem Steward oder Class Owner, öffnet sich dieser Reiter. Bei einem Konfigurationselement öffnet sich das Fenster des Objekts, bei einem Class Owner die Ansicht Klassen. Es steht der Hinweis „Geöffnet über einen Klärfall: Die Zuständigkeit, auf deren Grundlage zugewiesen wurde, ist in der Liste markiert.“ Die betreffende Zeile trägt die Marke Grundlage der Zuweisung. Gibt es die Zuständigkeit nicht mehr, steht „Zu diesem Verweis ist keine gültige Zuständigkeit mehr eingetragen. Sie wurde inzwischen beendet oder geändert.“

Wenn etwas nicht klappt

• Es gibt keine Knöpfe zum Ändern. Ihre Rolle darf die Zuständigkeiten nur ansehen. Der Server meldet sonst „Zuständigkeiten zu pflegen ist der Verwaltung vorbehalten.“
• „Das Ende der Gültigkeit muss in der Zukunft liegen.“ Wählen Sie bei Gültig bis einen Tag ab morgen.
• „Das Ende der Gültigkeit darf höchstens 10 Jahre in der Zukunft liegen.“ Wählen Sie einen früheren Tag oder lassen Sie das Feld leer.
• „Diese Person ist deaktiviert und lässt sich nicht neu zuweisen. Bitte eine aktive Person wählen.“ Wählen Sie eine aktive Person.
• „Ein Class Owner gilt für eine Klasse. Wählen Sie dafür ein Konfigurationselement dieser Klasse als Objekt.“ Die Rolle Klassen-Verantwortlicher brauchen Sie für ein Konfigurationselement. Nutzen Sie sonst die Ansicht Klassen.
• „Diese Zuweisung ist nicht mehr aktiv oder existiert nicht.“ Jemand hat sie schon beendet. Laden Sie die Liste neu.
• „Die Konfigurationsverwaltung ist für diesen Mandanten noch nicht eingerichtet.“ Der Reiter ist erst nutzbar, wenn die Konfigurationsverwaltung eingerichtet ist.
• Die Liste lässt sich nicht laden. Es erscheint eine rote Meldung mit dem Knopf Erneut versuchen. Ein Klick lädt neu.
• Das Fenster zeigt „Das Objekt aus dem Verweis ließ sich nicht laden.“ Das Objekt gibt es nicht mehr oder Ihre Rolle darf es nicht sehen.