Report text, CSV and e-mail content: pass corrections to the source by hand

Nicht jede Quelle nimmt Korrekturen automatisch entgegen. Hat sie den Rückmeldeweg Ticket beim Lieferanten (von Hand), Dateiaustausch (von Hand) oder keinen, geben Sie die Meldung selbst weiter. knooing nimmt Ihnen die Schreibarbeit ab: Es liefert einen fertigen Meldetext und eine CSV-Datei. Dieser Artikel zeigt beides und erklärt, was darin steht und was bewusst fehlt.

Wie Sie den Rückmeldeweg einer Quelle einstellen und eine Korrektur anlegen, steht in Korrektur an die Quelle zurückmelden.

Schritt 1: Den Meldetext kopieren

Öffnen Sie Konfigurationsverwaltung, darin Klärfälle, und wählen Sie den Reiter Korrekturen. Bei jeder Meldung steht rechts der Knopf Meldetext kopieren. Klicken Sie darauf. Bei Erfolg erscheint „Der Meldetext liegt in der Zwischenablage.“ Fügen Sie ihn in Ihre E-Mail, Ihr Ticket oder Ihre Datei ein.

Der Text ist so aufgebaut (in der Sprache Ihres Mandanten, Deutsch oder sonst Englisch):

• ein Einleitungssatz: „Zu Ihrer Quelle „Discovery Beispiel“ liegt eine Korrekturmeldung vor.“
• Quelle und Kennung, die Kennung der Meldung in knooing, mit der die Quelle antworten kann,
• Objekt mit Name und Nummer, Attribut mit Bezeichnung und Schlüssel,
• Bisheriger Wert und Gemeldeter neuer Wert, wenn sie freigegeben sind (siehe Schritt 4),
• Begründung, Gemeldet am und Antwort erbeten bis (ein Datum oder „innerhalb von 48 Stunden nach Eingang“, je nach Einstellung der Quelle),
• ein Hinweis, mit dem die Quelle um Antwort gebeten wird, ob die Korrektur umgesetzt wurde oder warum nicht.

Einen Link in knooing enthält der Meldetext nicht: Die Quelle hat dort keinen Zugang.

Scheitert das Kopieren, weil die Zwischenablage nicht verfügbar ist, steht der Text markiert in einem Feld mit dem Hinweis „Die Zwischenablage ist nicht verfügbar. Der Text ist markiert: Kopieren Sie ihn mit Strg+C (am Mac Cmd+C).“

Warum ein fertiger Text? Eine Meldung ohne Kennung, Objekt und Attribut führt zu Rückfragen. Der Text enthält alles, was die Quelle zum Nachvollziehen braucht, und ist für jede Meldung gleich aufgebaut.

Beispiel: Julia Beispiel kopiert den Text zur Meldung für „Erp-Server 01“ und fügt ihn in die E-Mail an den Lieferanten von „Inventar Beispiel“ ein.

Schritt 2: Offene Korrekturen als CSV exportieren

Hat die Quelle den Weg Dateiaustausch (von Hand), geben Sie alle offenen Meldungen auf einmal weiter. Im Reiter Korrekturen:

1. Wählen Sie bei Zustand die Meldungen, die in die Datei sollen. Voreingestellt ist offen, das sind die Zustände gemeldet, an Quelle gemeldet und von Quelle angenommen. Zur Wahl stehen außerdem alle, bestätigt, abgelehnt und verfallen.
2. Wählen Sie bei Quelle eine Quelle oder Alle Quellen. Für eine Datei an einen Lieferanten wählen Sie dessen Quelle.
3. Klicken Sie auf Als CSV exportieren.

Es entsteht die Datei korrekturen.csv mit einer Zeile je Meldung. Sie ist UTF-8-kodiert und lässt sich in einer Tabellenkalkulation öffnen. Die Spalten heißen id, source, object, objectNumber, attribute, oldValue, newValue, valuesNote, reason, status, raisedAt, dueAt, sourceTicketRef und responseNote.

Zwei Schutzmechanismen sind eingebaut:

• Kappung: Eine Datei enthält höchstens 5000 Meldungen. Sind es mehr, bricht der Export ab, und Sie grenzen über Zustand oder Quelle ein.
• Formelschutz: Beginnt ein Textfeld mit =, +, - oder @, stellt knooing ein Hochkomma voran. So führt eine Tabellenkalkulation den Inhalt nicht als Formel aus. Der Text bleibt lesbar.

Für Werte gilt dieselbe Schutzregel wie im Meldetext (Schritt 4), auch für Werte, die Sie selbst nicht im Klartext sehen. Sind sie nicht freigegeben, bleiben oldValue und newValue leer, und valuesNote nennt den Grund. Die Datei enthält nur Korrekturen zu Objekten innerhalb Ihrer Datensatzregeln.

Warum die Filter? Eine Quelle soll nur ihre eigenen Meldungen bekommen, und offene Meldungen sollen nicht zusammen mit längst erledigten in der Datei stehen.

Nachdem Sie die Datei übergeben haben, haken Sie jede Meldung im Reiter mit An Quelle gemeldet ab. Der Export allein ändert den Zustand nicht.

Schritt 3: Die Ticketnummer des Lieferanten festhalten

Hat die Quelle den Weg Ticket beim Lieferanten (von Hand), legen Sie das Ticket im Ticketsystem des Lieferanten selbst an. knooing legt dort nichts an. Das Ticketsystem gehört dem Lieferanten.

Haben Sie das Ticket angelegt, klicken Sie bei der Meldung auf An Quelle gemeldet. Es erscheint das Feld Ticketnummer beim Lieferanten (optional) mit dem Hinweis, die Nummer einzutragen, die Sie dort erhalten haben. Tragen Sie sie ein und klicken Sie auf Als gemeldet speichern. Die Nummer darf höchstens 100 Zeichen lang sein. Sie lässt sich nur beim Melden an die Quelle angeben, im Reiter oder im Dialog, nicht später.

Danach steht bei der Meldung die Zeile „Ticket beim Lieferanten: INC-4711“ (Beispiel), und die Meldung gilt als an Quelle gemeldet. Auch im Dialog Korrigieren und an Quelle melden gibt es das Feld, wenn Sie dort Ich habe … bereits informiert abhaken.

Warum die Nummer? Meldet sich der Lieferant später, finden Sie die Meldung über die Nummer wieder. Und ein Prüfer sieht, dass die Korrektur wirklich beim Lieferanten angekommen ist.

Schritt 4: Verstehen, welche Werte fehlen

Meldetext, CSV, E-Mail und die Schnittstelle folgen derselben Schutzregel: Ein Wert verlässt knooing nur, wenn er unbedenklich ist. Im Zweifel bleibt er weg. Ein Wert fehlt, wenn

1. das Attribut eine Person benennt (personenbezogene Angabe) oder zur Feldgruppe personenbezogen gehört,
2. das Attribut ein Verweis auf ein anderes Objekt ist (der Wert wäre nur eine interne Kennung),
3. das Attribut einer geschützten Feldgruppe (kosten, sicherheit oder vertrag) angehört: Die Gruppe sagt, wer den Wert sehen darf, und eine Quelle ohne Zugang zu knooing hat dieses Recht nicht,
4. das Attribut für dieses System gerade nicht sichtbar ist, weil seine Sichtbarkeitsbedingung nicht erfüllt ist,
5. das System einen hohen oder sehr hohen Schutzbedarf Vertraulichkeit hat,
6. das Attribut in der Klasse nicht mehr besteht oder
7. Sie selbst den Wert nicht im Klartext sehen, weil Ihre Rolle die Feldgruppe verdeckt oder maskiert sieht. Das gilt für Meldetext und CSV, die Sie selbst auslösen: Wer den Wert selbst nicht lesen darf, kopiert oder exportiert ihn auch nicht. In der Liste steht dann statt „alt → neu“ der Hinweis „Die Werte sind für Ihre Rolle verdeckt.“ (bei Maskierung „Die Werte sind für Ihre Rolle teilweise verdeckt.“).

An die Stelle der Werte tritt der Hinweis „Der Wert ist hier nicht angegeben und nur im Reiter Korrekturen in knooing einsehbar.“ In der CSV steht in valuesNote „Wert nur im Reiter Korrekturen einsehbar“. Alles andere, etwa Objekt, Attribut und Begründung, steht weiterhin darin. Ist ein Wert länger als 500 Zeichen, wird er gekürzt, und Zeilenumbrüche werden zu Leerzeichen.

Die Schnittstelle. Der Rückmeldeweg Schnittstelle sendet ein Datenpaket an die Zieladresse. Auch dort gilt die Schutzregel: Sind die Werte nicht freigegeben, fehlen oldValue und newValue im Paket, und es trägt valuesOmitted: true sowie valuesOmittedReason mit dem Grund. Mögliche Gründe:

• personal: Personenverweis oder Feldgruppe personenbezogen,
• reference: Verweis auf ein anderes Objekt,
• hidden: Attribut nicht sichtbar (beim Meldetext auch: Sie selbst sehen den Wert nicht im Klartext),
• protection: Feldgruppe kosten, sicherheit oder vertrag oder hoher Schutzbedarf Vertraulichkeit,
• unknown_attribute: das Attribut gibt es in der Klasse nicht (mehr).

Der Empfänger erfährt dadurch, dass Werte bewusst fehlen. Dasselbe gilt für den Totbrief: Scheitert die Zustellung endgültig, speichert knooing das Paket, wie es gesendet wurde, also ebenfalls ohne die geschützten Werte. Geschützte Werte verlassen knooing damit auch auf diesem Weg nicht. Freigegebene Werte gehen an die Zieladresse.

Warum die Regel? Eine Korrektur geht an Dritte, hier an den Lieferanten. Was auf diesem Weg leicht in falsche Hände geraten kann, etwa Namen von Personen oder Kosten, soll nicht ungefragt in einer Mail, Datei oder einem Datenpaket stehen. Der Wert selbst bleibt in knooing und ist dort für Berechtigte einsehbar.

Beispiel: Eine Korrektur betrifft ein Attribut der Feldgruppe kosten. Meldetext, CSV, Mail und Paket der Schnittstelle nennen Objekt, Attribut und Begründung, aber keine Werte. Das Paket trägt valuesOmitted: true und valuesOmittedReason: protection.

Die E-Mail an die Quelle

Hat die Quelle den Weg E-Mail (automatisch), verschickt knooing die Meldung selbst, sobald die Meldung als an Quelle gemeldet gilt. Die Mail enthält Quelle, Kennung, Objekt (Name und Nummer), Attribut, bisherigen und neuen Wert (soweit freigegeben, gekürzt auf 500 Zeichen, siehe Schritt 4), Begründung, Antwortfrist, einen Rückmeldehinweis und den Link zur Meldung in knooing. Sie ist in der Sprache Ihres Mandanten verfasst. knooing hält jede versandte Mail im Prüfprotokoll fest, mit Empfänger und den enthaltenen Bestandteilen.

Wenn etwas nicht klappt

• „Der Meldetext ließ sich nicht laden.“ Die Verbindung zu knooing war unterbrochen, oder die Meldung gibt es nicht mehr. Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut.
• Bei „Meldetext kopieren“ passiert nichts. Ihr Browser erlaubt den Zugriff auf die Zwischenablage nicht. Dann erscheint der Text markiert in einem Feld: Kopieren Sie ihn mit Strg+C.
• „Der Export umfasst mehr als 5000 Korrekturen. Bitte grenzen Sie über Quelle oder Zustand ein.“ Wählen Sie eine Quelle und einen Zustand, und exportieren Sie erneut.
• In der CSV sind die Werte leer. Die Schutzregel hat sie zurückgehalten. Der Grund steht in der Spalte valuesNote. Das gilt auch, wenn das Attribut für Ihre Rolle verdeckt oder maskiert ist.
• Eine Korrektur fehlt in der CSV oder lässt sich nicht als Meldetext holen. Das Objekt liegt außerhalb Ihrer Datensatzregeln. Bitten Sie eine Person mit weiterem Zugriff, die Datei zu erzeugen.
• Im Paket der Schnittstelle fehlen die Werte. Es trägt valuesOmitted: true. Der Grund steht in valuesOmittedReason (Schritt 4).
• Die Ticketnummer lässt sich nicht eintragen. Sie lässt sich nur beim Melden an die Quelle angeben. „Die Ticketnummer beim Lieferanten lässt sich nur beim Melden an die Quelle angeben.“ Ist die Meldung schon abgehakt, bleibt die Nummer leer.
• „Die Ticketnummer darf höchstens 100 Zeichen lang sein.“ Kürzen Sie die Eingabe.
• Die E-Mail wurde nicht zugestellt. Im Reiter Korrekturen steht bei der Meldung der Zustand, zum Beispiel „Zustellung fehlgeschlagen (Versuch 1)“. Mit Verlauf sehen Sie den Grund, etwa „Der E-Mail-Dienst ist nicht eingerichtet.“ oder „Die Empfängerdomäne ist für den Versand gesperrt.“ Geben Sie die Meldung in diesem Fall mit dem Meldetext selbst weiter.