Recording devices in a stock-take: type the code or read it with a hand scanner

Beim Erfassen gehen Sie von Gerät zu Gerät und lesen den Code auf dem Etikett: die Inventarnummer, die Seriennummer oder den QR-Code. knooing ordnet jede Lesung sofort ein. Sie sehen also noch vor Ort, ob ein Gerät erkannt wurde, am falschen Platz steht oder unbekannt ist.

Diese Anleitung zeigt das Erfassen mit Tastatur und Handscanner. Wie die Runde entsteht, steht in Inventurrunde anlegen. Mit der Kamera eines Smartphones erfassen Sie wie in Inventur mit dem Smartphone erfassen beschrieben, mit RFID wie in Inventur mit RFID und NFC.

Schritt 1: Die Runde öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Konfigurationsverwaltung, darin Bestand, und klicken Sie auf den Reiter Inventur. Klicken Sie unter Offene Runden bei Ihrer Runde auf Öffnen (1).

Danach sehen Sie die Arbeitsseite Inventur: Jahresinventur Lager Mitte 2026 mit Soll, Erfasst und Abweichungen und darunter dem Erfassungsbereich.

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Warum über die Liste? Mehrere Personen können gleichzeitig an verschiedenen Runden arbeiten. Jede öffnet ihre Runde, und alle Lesungen landen in der richtigen Zählung.

Beispiel: Julia Beispiel öffnet „Jahresinventur Lager Mitte 2026“.

Schritt 2: Den Standort prüfen

Prüfen Sie bei Standort, an dem Sie gerade erfassen (1), ob dort der Ort steht, an dem Sie gerade zählen. Voreingestellt ist „Standort der Runde (Lager Mitte)“. Zählen Sie in einem anderen Raum, wählen Sie ihn in dieser Auswahl.

Danach vergleicht knooing jedes gefundene Gerät mit diesem Ort.

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Warum den Standort angeben? Steht ein Gerät woanders, als der Bestand sagt, meldet knooing falscher Standort. Zählen Sie in einer Runde ohne Standort mehrere Räume, wählen Sie hier jeweils den Raum, in dem Sie gerade stehen.

Beispiel: Julia Beispiel zählt im Lager Mitte und lässt die Voreinstellung stehen.

Schritt 3: Codes erfassen

Wählen Sie unter Erfassungsweg den Eintrag Eingabe / Handscanner (Bild in Schritt 2, Nummer 2). Klicken Sie in das Feld Gescannter Code (3) und scannen Sie das Etikett mit dem Handscanner. Der Handscanner schließt mit der Eingabetaste ab, die Lesung ist sofort erfasst. Ohne Handscanner tippen Sie den Code ein und klicken auf Erfassen (4).

Danach ist das Feld wieder leer und bereit für das nächste Gerät, und die Lesung steht oben in der Liste Gerade erfasst. Die Zahl bei Erfasst steigt mit jeder Lesung, auch bei unbekannten Codes. Welche Geräte fehlen, zeigt erst der Abschluss.

Warum Inventar- oder Seriennummer? knooing erkennt ein Gerät an einer zugeordneten Kennung, am QR-Code des Etiketts, an der Inventarnummer, der Seriennummer oder der IMEI. Sie müssen nicht wissen, welche Nummer auf dem Etikett steht; knooing findet das Gerät selbst.

Beispiel: Julia Beispiel erfasst im Lager Mitte die Notebooks INV-2026-0201 und INV-2026-0202, dann INV-2026-0207 und INV-2026-0206 und zuletzt ein altes Etikett „ALT-0815“.

Schritt 4: Die Ergebnisse lesen

Jede Zeile unter Gerade erfasst beginnt mit dem Ergebnis (1). Dahinter stehen das Gerät und seine Nummern, darunter der Erfassungsweg und woran knooing das Gerät erkannt hat (2). Bei einer Abweichung steht dort auch, was beim Abschluss daraus wird, etwa „wird beim Abschluss zum Klärfall „falscher Standort““.

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So lesen Sie die Ergebnisse:

• erkannt: alles in Ordnung, nichts zu tun.
• falscher Standort: laut Bestand steht das Gerät woanders („laut Bestand an: Büro Süd“) oder ist an eine Person ausgegeben („laut System ausgegeben an Tobias Beispiel - Rücknahme fehlt“). Zählen Sie weiter; geklärt wird nach dem Abschluss.
• unbekannter Code: „kein Gerät mit diesem Code“. Scannen Sie ein zweites Etikett am Gerät, etwa die Inventarnummer, damit das Gerät erfasst ist. Der unbekannte Code wird beim Abschluss trotzdem zum Klärfall. Dort ordnen Sie ihn dem Gerät zu, und knooing erkennt es künftig auch daran.
• mehrdeutig: der Code passt auf mehrere Geräte („passt auf: …“), meist wegen einer doppelt vergebenen Seriennummer. Scannen Sie zusätzlich die Inventarnummer, dann ist das Gerät erfasst. Der mehrdeutige Code wird beim Abschluss zum Klärfall, damit die doppelte Nummer im Bestand bereinigt wird.
• Zustand passt nicht: „laut Bestand bestellt oder entsorgt, aber vorgefunden“.
• nicht Teil der Runde: das Gerät ist bekannt, gehört aber nicht zu dieser Zählung. Es zählt nicht als Abweichung.
• doppelt gescannt: dieses Gerät ist in der Runde schon erfasst. Es zählt nur einmal.

Weiter unten auf der Seite steht Alle Lesungen mit jeder Lesung der Runde, auch von anderen Personen und anderen Geräten.

Warum sofort einordnen? Wer vor Ort sieht, dass ein Gerät unbekannt ist, kann gleich nach einem zweiten Etikett schauen. Später im Büro geht das nicht mehr.

Beispiel: INV-2026-0207 ist nb-vertrieb-07, laut Bestand im Büro Süd: falscher Standort. INV-2026-0206 ist nb-lager-06, laut System an Tobias Beispiel ausgegeben: ebenfalls falscher Standort. „ALT-0815“ kennt knooing nicht: unbekannter Code.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Handscanner schreibt den Code, aber es passiert nichts. Der Scanner sendet keine Eingabetaste. Klicken Sie auf Erfassen, oder stellen Sie den Scanner so ein, dass er nach dem Code die Eingabetaste sendet (in seiner Anleitung oft „Suffix Enter“ oder „CR“).
• „Der Scan ließ sich nicht erfassen.“ Meist war die Verbindung zum Server unterbrochen. Prüfen Sie die Netzverbindung und scannen Sie das Gerät noch einmal; doppelt zählt es nicht.
• „Diese Inventurrunde ist bereits abgeschlossen.“ Jemand hat die Runde inzwischen abgeschlossen. Eine abgeschlossene Runde nimmt keine Lesungen mehr an. Fehlen noch Geräte, legen Sie eine Nachinventur an.
• Das Erfassungsfeld fehlt. Sie haben nur das Recht, die Konfigurationsverwaltung zu sehen. Oben steht dann „Sie sehen diese Runde nur an. Erfassen und abschließen kann, wer den Bestand bearbeiten darf.“