Record concurrent user licenses: add the entitlement and compare the peak

Viele Programme werden nicht pro Person lizenziert, sondern nach der Zahl der Personen, die gleichzeitig damit arbeiten. Man spricht von Concurrent User oder Floating-Lizenzen. 400 Beschäftigte dürfen dann zum Beispiel ein Konstruktionsprogramm nutzen, solange nie mehr als 50 gleichzeitig angemeldet sind. Entscheidend ist also nicht, wer berechtigt ist, sondern die höchste Zahl gleichzeitig aktiver Nutzer.

knooing hält diese Zahl in der Lizenzbilanz fest und gleicht sie mit Ihren erworbenen Lizenzen ab. Diese Anleitung zeigt den Einstieg: Sie legen die Berechtigung an, erfassen einen ersten Messwert von Hand und lesen das Ergebnis ab.

Die wichtigsten Begriffe

• Concurrent User: Lizenzmetrik, bei der zählt, wie viele Personen gleichzeitig arbeiten. In knooing heißt sie Concurrent User (per_concurrent_user). Beim Import von Verträgen erkennt knooing Angaben wie „Concurrent User“, „gleichzeitige Nutzer“ oder „Floating-Lizenz“ als diese Metrik.
• Berechtigungslos: eine erworbene Menge Lizenzen für ein Produkt mit ihrer Preismetrik. Die Berechtigung ist die Summe der gültigen Lose dieser Metrik.
• Messquelle: woher ein Messwert stammt, meist der Name des Lizenzservers. Verwenden Sie für denselben Server immer dieselbe Kennung.
• Messwert: zu einem Zeitpunkt waren so viele Nutzer an einer Messquelle gleichzeitig aktiv.
• Bezugszeitraum: die Tage bis heute, in denen knooing die Spitze sucht. Vorgabe sind 90 Tage, sofern in Ihrer Umgebung nichts anderes eingestellt ist. Die Auswahl zeigt den geltenden Wert, etwa Vorgabe (90 Tage).
• Spitzenwert: je Messquelle der höchste Messwert im Bezugszeitraum. Gibt es mehrere Messquellen, addiert knooing deren Spitzen.
• Abgleich: Spitzenwert gegen Berechtigung. Liegt die Spitze unter der Berechtigung, steht dort Überlizenziert mit der Zahl freier Lizenzen. Liegt sie darüber, steht Unterlizenziert mit der Zahl fehlender Lizenzen. Sind beide gleich, steht Ausgeglichen. Die Auslastung ist der Spitzenwert in Prozent der Berechtigung.

Beispiel: Die Beispiel GmbH hat für die Konstruktion in der Fertigung 25 gleichzeitige Lizenzen eines CAD-Programms gekauft. Der Lizenzserver srv-lizenz01.beispiel.local meldet als Spitze 18 gleichzeitige Nutzer. Das ergibt 7 freie Lizenzen und eine Auslastung von 72 %.

Schritt 1: Die Lizenzbilanz öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Konfigurationsverwaltung und darin Bestand. Wählen Sie oben den Reiter Lizenzbilanz. Die Seite besteht aus mehreren Abschnitten untereinander: Übersicht (letzter Tagesstand), Berechtigungslose, Named-User-Import, Concurrent User: gleichzeitig aktive Nutzer, Verbrauchsablesung und Auditnachweis.

Warum im Bestand? Lizenzen gehören zur Software, die Ihr Haus betreibt. Die Lizenzbilanz steht deshalb neben den Systemen und der Software im Bestand, und alle Metriken werden an einer Stelle abgeglichen.

Beispiel: Julia Beispiel öffnet Konfigurationsverwaltung, dann Bestand und den Reiter Lizenzbilanz.

Schritt 2: Ein Berechtigungslos mit der Metrik Concurrent User anlegen

Tragen Sie im Abschnitt Berechtigungslose ein:

• Hersteller (Slug) und Produkt (Slug): ein kurzer Name in Kleinbuchstaben, ohne Leerzeichen, zum Beispiel muster-software und cad-konstruktion. Verwenden Sie in allen Abschnitten genau diese Schreibweise, denn knooing ordnet Lose und Messwerte über diese beiden Namen einander zu.
• Menge: die Zahl der erworbenen gleichzeitigen Lizenzen, eine ganze Zahl.
• Preismetrik: Concurrent User (per_concurrent_user). Vorbelegt ist Named User (per_user).
• Vertrag (optional): die Kennung des Vertrags, falls er in knooing erfasst ist.

Klicken Sie auf Los anlegen. Unter dem Formular erscheint das Los mit Aktive Revision #1, der Menge, der Metrik und Gültig ab heute. Unter Gültig bis steht Unbefristet.

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Warum die Metrik wählen? Die Metrik entscheidet, was knooing als Verbrauch zählt. Bei Named User zählt jede zugeordnete Person, bei Concurrent User nur die Spitze gleichzeitiger Nutzung. Mit der falschen Metrik stünde in der Bilanz eine Zahl, die mit Ihrem Vertrag nichts zu tun hat. Gibt es für ein Produkt mehrere Lose, gilt die Metrik der zuletzt erfassten Angabe. Führen Sie die Anwendung auch unter Mein Unternehmen, Meine Anwendungen, passt dort als Abrechnungseinheit Pro gleichzeitigem Nutzer (Concurrent).

Beispiel: Julia Beispiel trägt muster-software, cad-konstruktion und 25 ein, wählt Concurrent User (per_concurrent_user) und klickt auf Los anlegen.

Schritt 3: Das Produkt im Abschnitt Concurrent User anzeigen

Scrollen Sie zum Abschnitt Concurrent User: gleichzeitig aktive Nutzer. Tragen Sie dort noch einmal Hersteller (Slug) und Produkt (Slug) ein, genau wie beim Los. Lassen Sie Bezugszeitraum auf der Vorgabe und klicken Sie auf Anzeigen.

Solange noch kein Messwert vorliegt, steht neben Spitzenwert (90 Tage) „Unbekannt: Im Bezugszeitraum liegt kein gültiger Messwert vor.“ Neben Berechtigung steht die Menge des Loses, neben Abgleich Unbekannt und „Kein Abgleich möglich“.

Warum „Unbekannt“ und nicht 0? Ohne Messwert weiß knooing nicht, wie viele Personen gearbeitet haben. Eine 0 würde eine freie Lizenzlage vortäuschen, die niemand gemessen hat. Deshalb zeigt die Bilanz offen, dass die Angabe fehlt.

Beispiel: Julia Beispiel trägt muster-software und cad-konstruktion ein und klickt auf Anzeigen. Neben Berechtigung steht 25.

Schritt 4: Einen Messwert von Hand erfassen

Unter Messwerte erfassen tragen Sie ein:

• Messquelle: der Name des Lizenzservers, zum Beispiel srv-lizenz01. Die Angabe gilt für den Eintrag von Hand und für den Import.
• Beleg (Dokument-ID, optional): die Kennung eines Dokuments, das bereits in knooing liegt, zum Beispiel der Monatsbericht des Lizenzservers.

Darunter, bei Von Hand:

• Zeitpunkt: wann die Spitze gemessen wurde. Vorbelegt ist der aktuelle Zeitpunkt.
• Gleichzeitig aktive Nutzer: die gemessene Zahl, eine ganze Zahl ab 0.

Klicken Sie auf Messwert speichern. knooing meldet „Messwert gespeichert.“ und zeigt den Wert sofort in der Bilanz.

Warum mit Messquelle und Beleg? Ein Messwert ist ein Nachweis. Bei einer Prüfung durch den Hersteller zeigen Sie, woher die Zahl stammt und wer sie erfasst hat. Ein gespeicherter Wert wird nie überschrieben. Ist er falsch, ziehen Sie ihn mit Begründung zurück.

Beispiel: Julia Beispiel trägt als Messquelle srv-lizenz01 ein, als Zeitpunkt den 15.09.2026, 10:00 und als Zahl 18. Das ist die Spitze aus dem Septemberbericht des Lizenzservers.

Schritt 5: Den Abgleich lesen

Im Abschnitt stehen jetzt:

• Spitzenwert (90 Tage): der höchste Wert im Bezugszeitraum mit Zeitpunkt, zum Beispiel „18 gleichzeitig aktive Nutzer am 15.09.2026, 10:00“.
• Berechtigung: die Menge aus den Losen.
• Abgleich: der Zustand, etwa Überlizenziert, dazu „7 Lizenzen frei“ und „Auslastung 72 %“.
• Messquellen: je Quelle ihre Spitze und die Zahl ihrer Messwerte.

Darunter listet Messwerte im Bezugszeitraum jeden Wert mit Zeitpunkt, Messquelle, Gleichzeitig aktiv, Herkunft (hier Von Hand), Erfasst von und Beleg.

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Warum der Spitzenwert über einen Zeitraum? Ein Hersteller prüft, ob zu keinem Zeitpunkt mehr Personen gleichzeitig gearbeitet haben als erworben. Der heutige Wert allein würde eine Überschreitung vor einigen Wochen verbergen. Der Spitzenwert zählt deshalb auch in der Übersicht (letzter Tagesstand), die knooing einmal täglich fortschreibt, und im Auditnachweis.

Beispiel: Bei 18 gleichzeitigen Nutzern und 25 Lizenzen sieht Julia Beispiel Überlizenziert, „7 Lizenzen frei“ und „Auslastung 72 %“. Die Beispiel GmbH hat also Luft für die nächsten Einstellungen in der Konstruktion.

Wenn etwas nicht klappt

• „Hersteller und Produkt sind Pflichtfelder.“ Tragen Sie beide Namen ein, im Los und im Abschnitt Concurrent User.
• „Die Berechtigungsmenge muss eine ganze Zahl sein.“ Tragen Sie bei Menge eine ganze Zahl ab 0 ein, ohne Komma.
• „Zum Schreiben fehlt die Berechtigung.“ beim Anlegen des Loses. Ihnen fehlt das Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten. Wenden Sie sich an die Administration Ihres Mandanten.
• Statt der Eingabefelder steht „Sie haben in der CMDB nur Leserechte. Messwerte erfassen, importieren und zurückziehen können Personen mit Schreibrecht für die CMDB.“ Auch hier fehlt das Recht zum Bearbeiten. Den Spitzenwert können Sie trotzdem ansehen.
• Blauer Hinweis „Für dieses Produkt gibt es noch kein Berechtigungslos. …“ Für diese Schreibweise von Hersteller und Produkt gibt es kein Los. Prüfen Sie die Namen oder legen Sie das Los wie in Schritt 2 an.
• Blauer Hinweis „Für dieses Produkt gilt derzeit die Metrik … Die Messwerte fließen erst in die Lizenzbilanz ein, wenn das Berechtigungslos mit der Metrik Concurrent User geführt wird.“ Die zuletzt erfasste Losangabe hat eine andere Metrik, etwa Named User (per_user). Legen Sie ein Los mit Concurrent User (per_concurrent_user) an.
• „Bitte geben Sie die Messquelle an, z. B. den Namen des Lizenzservers.“ Das Feld Messquelle ist Pflicht.
• „Die Zahl gleichzeitig aktiver Nutzer muss eine ganze Zahl größer oder gleich 0 sein.“ Tragen Sie die Zahl ohne Komma und ohne Minus ein.
• „Der Zeitpunkt … (Ortszeit) liegt in der Zukunft.“ Messwerte beschreiben Vergangenes. Prüfen Sie Datum und Uhrzeit. Werte vor dem Jahr 2000 lehnt knooing ebenfalls ab.
• „Für diese Messquelle und diesen Zeitpunkt gibt es bereits einen gültigen Messwert. Ziehen Sie den bisherigen Wert zuerst zurück, wenn Sie ihn ersetzen wollen.“ Wie das geht, steht in Falsche Messwerte zurückziehen.
• Neben dem Spitzenwert steht „Unbekannt“ mit „Letzter Messwert am …“. Der letzte Messwert liegt vor dem Bezugszeitraum. Erfassen Sie einen aktuellen Wert oder wählen Sie einen längeren Zeitraum, siehe Concurrent-User-Lizenzen auswerten.
• In der Verbrauchsablesung fehlt die Metrik Concurrent User. Das ist gewollt. Eine Ablesung ersetzt den Verbrauch durch eine einzige Zahl, bei Concurrent User zählt aber die Spitze vieler Messwerte. Erfassen Sie die Werte im Abschnitt Concurrent User: gleichzeitig aktive Nutzer.
• In der Übersicht steht noch „Noch keine Position erfasst. …“. Die Übersicht zeigt den letzten Tagesstand und füllt sich mit dem nächsten täglichen Lauf. Den aktuellen Stand sehen Sie sofort im Abschnitt Concurrent User.