Stock-take: count the inventory, resolve deviations, prove annual coverage

Im Bestand steht, welche Notebooks, Scanner, Server und anderen Geräte Ihr Unternehmen besitzt und wo sie stehen sollen. Ob das noch stimmt, zeigt nur ein Blick vor Ort. Die Inventur in knooing ist dieser Blick. Sie gehen mit Smartphone, Notebook oder Handscanner durch ein Lager oder Büro und erfassen den Code auf jedem Gerät. knooing vergleicht das Gefundene sofort mit dem Bestand.

Am Ende wissen Sie, was fehlt, was am falschen Ort steht und welche Etiketten niemand kennt. Jede Abweichung wird zu einem Klärfall, der offen bleibt, bis jemand sie beseitigt oder begründet. Dazu zeigt knooing, welche Geräte in den letzten zwölf Monaten bestätigt wurden. So belegen Sie gegenüber Prüfern, dass Sie Ihren Bestand mindestens einmal im Jahr kontrollieren.

So läuft eine Inventur ab

Eine Inventur hat fünf Schritte, in dieser Reihenfolge. Zu jedem Schritt gibt es eine eigene Anleitung.

• Planen: Sie legen eine Inventurrunde für Klassen und Standort an, mit Frist und auf Wunsch jährlicher Wiederholung. Anleitung: Inventurrunde anlegen.
• Erfassen: Sie erfassen jeden Code mit Handscanner, Tastatur, Kamera, RFID-Lesegerät, NFC oder aus einer Lesedatei. Anleitungen: Geräte erfassen, mit dem Smartphone erfassen, mit RFID und NFC erfassen.
• Abschließen: Sie schließen die Runde ab und zählen fehlende Geräte nach. Anleitung: Runde abschließen.
• Klären: Sie beseitigen oder begründen jeden Klärfall. Anleitung: Inventur-Klärfälle klären.
• Nachweisen: Sie prüfen die Jahresabdeckung und legen sie als Datei ab. Anleitung: Jahresabdeckung nachweisen.

Etiketten drucken und Codes einem Gerät fest zuordnen Sie an der Geräteseite: Kennungen und Etikett eines Geräts.

Sie finden die Inventur in der Seitenleiste unter Konfigurationsverwaltung, Bestand, Reiter Inventur. Oben steht die Jahresabdeckung, darunter der Knopf Neue Inventurrunde und die offenen Runden. Offene Runden mit aktuellem Stand stehen nur dort. Unter Konfigurationsverwaltung, Nachweise, Reiter Inventur liegen die Nachweise abgeschlossener Runden. Ein Satz dort verweist mit dem Link Bestand, Reiter Inventur zurück auf die offenen Runden.

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Die wichtigsten Begriffe

• Inventurrunde: eine Zählung für bestimmte Klassen, etwa Endgerät, und auf Wunsch einen Standort. Die Runde läuft, bis Sie sie abschließen.
• Soll: wie viele Geräte laut Bestand in der Runde stehen müssten. Gezählt werden Geräte im Lebenszyklus aktiv, in Wartung oder außer Betrieb. Bestellte und entsorgte Geräte gehören nicht dazu.
• Erfasst: wie viele Lesungen die Runde aufgenommen hat, auch unbekannte Codes und Geräte von anderen Standorten. Erfasst kann deshalb größer sein als das Soll. Welche Geräte fehlen, zeigt der Abschluss unter Fehlend (nicht gescannt).
• Lesung: ein einzelner erfasster Code, egal auf welchem Weg.
• Code: was auf dem Gerät steht und gelesen wird: Inventarnummer, Seriennummer, IMEI, der QR-Code des Etiketts oder die Nummer eines RFID- oder NFC-Etiketts.
• Kennung: ein Code, den Sie einem Gerät fest zugeordnet haben, zum Beispiel ein RFID-Etikett. Daran erkennt knooing das Gerät auch ohne Inventarnummer.
• Erfassungsweg: wie ein Code in knooing kommt: Eingabe / Handscanner, Kamera oder RFID / NFC.
• Abweichung: eine Lesung, die nicht zum Bestand passt. Beim Abschluss wird jede Abweichung zum Klärfall, ebenso jedes Gerät, das gefehlt hat.
• Nachinventur: eine kleine Runde, die nur die noch fehlenden Geräte einer abgeschlossenen Runde sucht.
• Jahresabdeckung: Anteil der Geräte, die in den letzten zwölf Monaten per Inventur oder Attestierung bestätigt wurden. Beispiel: 45 von 50 bestätigt sind 90 %.
• Attestierung: die Bestätigung eines Objekts durch die verantwortliche Person, ohne es zu scannen, etwa bei virtuellen Servern.

Wie knooing einen Code einem Gerät zuordnet

knooing sucht in dieser Reihenfolge und nimmt den ersten eindeutigen Treffer:

• zuerst eine zugeordnete Kennung, zum Beispiel ein RFID-Etikett;
• dann den QR-Code des Etiketts, das knooing druckt;
• zuletzt Inventarnummer, Seriennummer oder IMEI. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.

Passt ein Code auf mehrere Geräte, rät knooing nicht. Die Lesung heißt dann mehrdeutig, und Sie entscheiden später, welches Gerät gemeint ist.

Was die Ergebnisse bedeuten

Jede Lesung bekommt eines dieser Ergebnisse. Dahinter steht, was es bedeutet und was Sie tun.

• erkannt: Das Gerät ist gefunden, gehört zur Runde und steht am richtigen Ort. Zu tun ist nichts.
• falscher Standort: Das Gerät ist gefunden, laut Bestand steht es aber woanders oder ist an eine Person ausgegeben. Nach dem Abschluss übernehmen Sie den Standort oder buchen die Rücknahme.
• unbekannter Code: Zu diesem Code gibt es kein Gerät. Nach dem Abschluss ordnen Sie den Code dem richtigen Gerät zu.
• mehrdeutig: Der Code passt auf mehrere Geräte, zum Beispiel bei doppelter Seriennummer. Nach dem Abschluss wählen Sie das richtige Gerät.
• Zustand passt nicht: Laut Bestand ist das Gerät bestellt oder entsorgt, es steht aber hier. Prüfen Sie den Lebenszyklus im Bestand.
• nicht Teil der Runde: Das Gerät ist bekannt, gehört aber zu einer anderen Klasse oder einem anderen Standort. Zu tun ist nichts, es zählt nicht als Abweichung.
• doppelt gescannt: Dasselbe Gerät oder derselbe unbekannte Code wurde in dieser Runde schon erfasst. Zu tun ist nichts, es zählt nur einmal.

Beim Lesen mit Kamera, RFID, NFC oder aus einer Lesedatei kommt derselbe Code oft mehrmals an. Solche Wiederholungen legen keine neue Zeile an.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Reiter Inventur zeigt keinen Knopf Neue Inventurrunde. Ihnen fehlt das Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten. Die Verwaltung Ihres Unternehmens vergibt es unter Einstellungen, Nutzer & Rechte.
• „Die Konfigurationsverwaltung ist noch nicht eingerichtet.“ Es gibt noch keine Klassen, also auch keine Geräte zum Zählen. Wenden Sie sich an die Verwaltung Ihres Unternehmens. Die Verwaltung richtet die Klassen ein, danach erfassen Sie die Geräte im Bestand.