Lizenzen optimieren: Vorschläge mit Einsparung und Frist nutzen

Zu viele gekaufte Lizenzen, Installationen ohne Nutzung, eine teure Edition, wo eine günstigere reicht: Das kostet jedes Jahr Geld. knooing rechnet aus Ihren Lizenzlosen, dem Verbrauch, den Nutzungsdaten und den Preisen je Einheit konkrete Vorschläge aus. Jeder Vorschlag nennt die Zahl der Lizenzen, die Einsparung je Jahr und, wo ein Vertrag dahintersteht, bis wann Sie handeln müssen.

Diese Anleitung richtet sich an die Person, die die Lizenzen betreut und Verträge verlängert oder kündigt. Am Ende wissen Sie, welche Vorschläge es gibt, wie knooing sie rechnet und wie Sie den Vorschlag zur Herabstufung einschalten.

Die wichtigsten Begriffe

• Pool: Installationen, die zur Rückgewinnung vorgeschlagen oder angefragt sind. Werden sie entfernt, wird je Gerät eine Lizenz frei.
• Vertragsumstellung: Menge: Sie haben mehr Lizenzen gekauft, als verbraucht werden. Beispiel: 10 gekauft, 3 verbraucht: Überhang 7. Zum nächsten Vertragstermin bestellen Sie 7 weniger.
• Vertragsumstellung: Lizenzmodell: Lizenzen je benannter Person (Named User), von denen gleichzeitig nur wenige arbeiten. Dann reichen Lizenzen für gleichzeitige Nutzung (Concurrent User), mit 10 % Reserve. Beispiel: 50 Personen benannt, höchstens 20 gleichzeitig: 22 Concurrent-Lizenzen reichen.
• Downgrade: Umstellen auf eine günstigere Edition, die Sie ausdrücklich erlaubt haben, etwa Professional auf Standard.
• Einsparung je Jahr: Anzahl mal Preis je Einheit und Jahr, beim Downgrade mal Preisunterschied. Fehlt ein Preis, steht „nicht bezifferbar“ statt einer geschätzten Zahl.
• Frist: der letzte Kündigungstag des Vertrags am Los, sonst das Vertragsende. Bis dahin müssen Sie die Menge ändern.

Schritt 1: Die Optimierungsvorschläge öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Konfigurationsverwaltung und darin Bestand. Wählen Sie den Reiter Lizenzoptimierung; er steht rechts neben Kernfaktor/Virtualisierung. Blättern Sie zum Abschnitt Optimierungsvorschläge.

Über der Tabelle steht die Summe „Bezifferbares Einsparpotenzial je Jahr: …“ (1). Die Tabelle zeigt je Vorschlag die Art, das Produkt, die Zahl der Lizenzen und die Einsparung je Jahr (2), dazu die Frist (3). Bezifferte Vorschläge stehen oben, die größte Einsparung zuerst.

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Darüber steht, ob eine Softwareverteilung angebunden ist und wann sie zuletzt abgeglichen hat. Ist keine angebunden, steht dort „Noch keine Softwareverteilung angebunden.“; wie Sie sie anbinden, steht in Softwareverteilung anbinden. Bei Frist steht „Kündigen bis …“ oder „Vertragsende …“ und darunter der Vertrag, mit Link zu seiner Seite.

Warum mit Frist? Eine Einsparung aus weniger Lizenzen wirkt erst, wenn Sie den Vertrag rechtzeitig anpassen. Verpassen Sie den letzten Kündigungstag, zahlen Sie den Überhang oft ein weiteres Jahr.

Beispiel: Julia Beispiel sieht für Diagramm Professional „Vertragsumstellung: Menge“ mit 7 Lizenzen, 2.100,00 € je Jahr und „Kündigen bis 2.10.2027“ beim Vertrag LV-2026 der Muster Software GmbH.

Schritt 2: Den Rechenweg eines Vorschlags prüfen

Klicken Sie in der Zeile eines Vorschlags links auf den Pfeil (1).

Unter der Zeile erscheint die Rechnung mit allen Zahlen (2), etwa „Berechtigt: 10, verbraucht: 3, Überhang: 7. Einsparung = 7 x 300,00 €.“ Ein zweiter Klick auf den Pfeil schließt sie.

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Steht statt einer Einsparung „nicht bezifferbar: Preis je Einheit fehlt“, tragen Sie den Preis am Los nach: in der Lizenzbilanz mit Korrigieren. „keine Einsparung: Zielpreis nicht niedriger“ heißt beim Downgrade, dass die niedrigere Edition nicht günstiger ist.

Warum der Rechenweg? Bevor Sie einen Vertrag ändern, muss die Zahl stimmen. Der Rechenweg zeigt, aus welchen erfassten Werten sie entsteht. Stimmt ein Wert nicht, korrigieren Sie ihn an der Quelle, und der Vorschlag rechnet neu.

Beispiel: Julia klappt den Vorschlag auf und vergleicht die 10 gekauften Lizenzen mit dem Vertrag. Die Zahl stimmt; sie plant die Kündigung von 7 Lizenzen.

Schritt 3: Eine erlaubte Herabstufung festlegen

Blättern Sie zum Abschnitt Erlaubte Herabstufungen. Tragen Sie unter Von: Hersteller und Von: Produkt die teure Edition ein und unter Nach: Hersteller und Nach: Produkt die günstigere, genau so geschrieben wie in der Lizenzbilanz. Unter Hinweis notieren Sie, warum die Herabstufung zulässig ist (1). Klicken Sie auf Herabstufung erlauben (2).

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Es erscheint die Meldung „Die Herabstufung ist erlaubt.“ Der Pfad steht in der Tabelle darüber (3), und die Optimierungsvorschläge rechnen sofort neu: Selten genutzte Installationen der teuren Edition erscheinen als Downgrade.

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Eine selten genutzte Installation zählt dann nur noch beim Downgrade, nicht zusätzlich im Pool: Entfernen und Herabstufen sind für dieselbe Installation zwei Wege, und die Summe zählt sie nur einmal. Einen Pfad entfernen Sie mit dem Papierkorb in seiner Zeile.

Warum festlegen? Ob eine niedrigere Edition reicht, entscheidet Ihr Haus, nicht eine Software. Erst mit dem erlaubten Pfad schlägt knooing die Herabstufung vor.

Beispiel: Ohne Prozessdiagramme reicht bei der Beispiel GmbH die Standard-Edition. Julia trägt muster-software, diagramm-professional, muster-software und diagramm-standard ein, als Hinweis „Ohne Prozessdiagramme reicht Standard“, und klickt auf Herabstufung erlauben.

Wenn etwas nicht klappt

• „Keine Vorschläge: Es gibt weder Überhang noch ungenutzte Installationen noch eine günstigere Umstellung.“ Es gibt nichts zu optimieren, oder die Daten fehlen. Prüfen Sie in der Lizenzbilanz, ob Lose und Verbrauch erfasst sind.
• „Kein Vorschlag ist bezifferbar, weil Preise je Einheit fehlen.“ Die Lose haben keinen Preis. Tragen Sie Preis je Einheit und Jahr mit Korrigieren nach.
• „Hersteller und Produkt beider Seiten sind Pflicht (Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestrich, wie in der Lizenzbilanz).“ Ein Feld ist leer oder enthält Großbuchstaben oder Leerzeichen. Übernehmen Sie die Schreibweise aus der Lizenzbilanz.
• „Eine Herabstufung braucht zwei verschiedene Produkte.“ Von und Nach sind gleich. Tragen Sie bei Nach die günstigere Edition ein.
• „Diese Herabstufung gibt es schon.“ Der Pfad steht bereits in der Tabelle.
• Bei Frist steht „-“. Am Los ist kein Vertrag hinterlegt, oder der Vertrag hat kein Ende. Verknüpfen Sie den Vertrag am Los mit Korrigieren.
• Das Formular unter Erlaubte Herabstufungen fehlt. Sie haben nur Leserecht. Fragen Sie Ihre Administration nach dem Modul CMDB auf Bearbeiten.