Neue Software erkennen und melden: Inventarliste importieren, Benachrichtigung öffnen, E-Mail wählen

Gefährlich ist vor allem die Software, die morgen dazukommt. Jemand installiert ein Fernwartungsprogramm, und niemand bemerkt es. knooing sieht neue Software, sobald Sie eine Inventarliste importieren, und prüft sie sofort gegen Ihre Autorisierungsliste. Trifft eine Regel Eingeschränkt oder Verboten die Installation, meldet knooing sie: im Reiter Autorisierung, in der Glocke und per E-Mail. Programme ohne Regel stehen im Reiter Software auf Unbekannt und werden nicht gemeldet.

Dies ist Teil 2 von 4. Wie die Regeln entstehen, steht in Teil 1, Autorisierungsliste pflegen. Diese Anleitung zeigt, wie neue Software in knooing kommt, wie Sie die Benachrichtigung öffnen und wie Sie die E-Mail dazu einstellen. Am Ende sehen alle Zuständigen jeden neuen Fund in der Glocke. Ob und wann eine E-Mail kommt, stellt jede Person selbst ein.

Schritt 1: Die aktuelle Inventarliste importieren

Stellen Sie die E-Mail am besten vor dem ersten Import ein, siehe Schritt 3. Öffnen Sie in der Seitenleiste Konfigurationsverwaltung und darin Bestand. Wählen Sie oben den Reiter Software. Wählen Sie unter Datei hochladen den Modus:

• Delta (nichts entfernen): Die Datei ergänzt und aktualisiert Installationen. Was in der Datei fehlt, bleibt stehen. Das passt, wenn die Datei nur einen Teil Ihrer Geräte oder Programme enthält.
• Snapshot (Vollbestand je Gerät): Die Datei gilt für jedes darin genannte Gerät als vollständige Softwareliste. Was dort fehlt, markiert knooing als nicht mehr gefunden. Nur so erkennt knooing entfernte Software, siehe Teil 3, Funde zu nicht autorisierter Software bearbeiten, Schritt 4.

Im Beispiel bleibt der Modus auf Delta (nichts entfernen). Klicken Sie auf das Dateifeld, je nach Browser „Datei auswählen“ oder „Choose File“ (1), und wählen Sie Ihre Inventarliste. Klicken Sie dann auf Importieren (2).

Während des Imports steht auf der Schaltfläche „Wird übernommen …“. Danach steht darunter eine grüne Meldung (3). Sie nennt zuerst, wie viele Zeilen neu oder aktualisiert sind. Hat der Import Zeilen angelegt oder geändert, gleicht knooing gleich danach alle Installationen mit Ihren Regeln ab. Ergibt das neue Funde, folgt ein zweiter Satz, etwa:

„Abgleich mit der Autorisierungsliste: 1 Fund(e) gemeldet, siehe Reiter „Autorisierung“.“

Die Zahl umfasst alle neuen Funde, auch Programme ohne erfasste Lizenz, siehe Nicht lizenzierte Software erkennen. Fehlt der zweite Satz, hat der Import keinen neuen Fund ergeben. Um die neue Installation in der Liste darunter zu finden, tippen Sie ihren Namen in das Feld Suchbegriff (Produkt oder Hersteller). In der Spalte Autorisierung steht dann etwa Verboten.

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Warum sofort? Ohne den Abgleich nach dem Import stünde eine verbotene Installation zwar in der Liste, aber niemand würde benachrichtigt. Mit dem Abgleich entsteht der Fund in dem Moment, in dem die Software in knooing ankommt.

Beispiel: Julia Beispiel importiert jeden Montag die Liste ihrer Softwareverteilung. Seit letzter Woche läuft auf srv-dispo02 ein Programm „Fernwartung Lite“, in der Liste ohne Hersteller:

Gerät;Produktname;Hersteller;Version
srv-dispo01;Fernwartung 7;Muster Service;7.2
srv-dispo01;Tourenplaner;Muster Logistik;3.0
srv-dispo01;PDF-Betrachter;Muster Office;11.0
srv-dispo02;Fernwartung Lite;;1.0
srv-lager02;Fernwartung Free;;2.0
srv-lager02;Dateiablage Sync;Muster Cloud;4.1
srv-lager02;Tourenplaner;Muster Logistik;3.0

In der Spalte Gerät steht der Name des Geräts im Bestand. Die Meldung lautet „1 neu, 6 aktualisiert von 7 Zeilen. Abgleich mit der Autorisierungsliste: 1 Fund(e) gemeldet, siehe Reiter „Autorisierung“.“ Das Verbot Fernwartung* trifft auch das neue Programm.

Schritt 2: Die Benachrichtigung in der Glocke öffnen

Klicken Sie oben rechts auf die Glocke (1). Eine Zahl an der Glocke nennt die ungelesenen Benachrichtigungen. Unter Benachrichtigungen steht oben „Nicht autorisierte Software erkannt: Fernwartung Lite“ (2). Darunter steht „Autorisierungsstatus „verboten" nach Allowlist-Abgleich.“ Allowlist ist das englische Wort für die Autorisierungsliste. Hat die Installation einen Hersteller, steht er in Klammern hinter dem Programm. Klicken Sie auf die Benachrichtigung.

Danach wechselt knooing in den Bestand, Reiter Autorisierung. Der Abschnitt Nicht autorisierte Software zählt jetzt drei Funde. „Fernwartung Lite“ steht ganz oben, mit dem Gerät srv-dispo02 und dem Status Gemeldet. Neue Funde stehen immer oben.

Die übrigen Einträge in der Glocke stammen aus Teil 1 und aus dem ersten Import. Alle gelesen setzt alle Einträge auf gelesen. Die geöffnete Glocke zeigt nur die fünf neuesten Benachrichtigungen. Alle Funde stehen im Reiter Autorisierung.

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Die Benachrichtigung bekommt jede Person mit dem Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten, auch die Person, die importiert hat. Zu jedem Fund kommt sie einmal. Öffnet knooing einen geschlossenen Fund wieder, kommt sie noch einmal.

In der Glocke stehen auch Lizenzfunde, etwa „Lizenz-Überhang erkannt: muster-logistik/tourenplaner“. Kommen in einem Abgleich mehrere Programme ohne erfasste Lizenz dazu, gibt es dafür eine einzige Benachrichtigung, im Bild „Lizenz-Überhang erkannt: 4 Programme ohne erfasste Lizenz“. Sie nennt die ersten zehn Programme beim Namen und führt in den Reiter Autorisierung. Dort steht jedes Programm als eigener Fund.

Warum eine Benachrichtigung? Ein Fund nützt nur, wenn ihn jemand sieht. Die Benachrichtigung erreicht alle Zuständigen, ohne dass sie den Reiter regelmäßig öffnen müssen.

Beispiel: Julia Beispiel öffnet die Glocke und klickt auf „Nicht autorisierte Software erkannt: Fernwartung Lite“. Tobias Beispiel darf die Konfigurationsverwaltung ebenfalls bearbeiten. Er hat dieselbe Benachrichtigung bekommen, ebenso wie Julia, die importiert hat.

Schritt 3: Festlegen, wie die E-Mail kommt

Öffnen Sie in der Seitenleiste unten Einstellungen. Unter Mein Konto klicken Sie auf Benachrichtigungen. Schneller geht es über Einstellungen unten in der geöffneten Glocke. Im Abschnitt CMDB (so heißt die Konfigurationsverwaltung in den Einstellungen) steht das Ereignis Nicht autorisierte Software und Lizenzfunde, im Bild mit i markiert. Wählen Sie rechts daneben eine der drei Möglichkeiten (1):

• Sofort: zu jedem neuen Fund eine E-Mail.
• Zusammenfassung: Die Funde kommen gesammelt in einer E-Mail. Das ist die Voreinstellung, zu erkennen am Zusatz Standard neben dem Namen des Ereignisses. Wählen Sie etwas anderes, verschwindet der Zusatz. Wie oft die Zusammenfassung kommt, legen Sie weiter unten auf derselben Seite im Kasten Zusammenfassung fest: Häufigkeit Täglich oder Wöchentlich, dazu Wochentag, Uhrzeit und Zeitzone.
• Keine E-Mail: Sie sehen die Funde nur in der Glocke.

Danach meldet knooing „Einstellung gespeichert.“, und Ihre Wahl ist hervorgehoben. Die Glocke bekommen Sie in jedem Fall. Die Einstellung gilt nur für Sie, nicht für Ihre Kolleginnen und Kollegen. Die Auswahl Teams daneben gilt für Benachrichtigungen in Microsoft Teams, siehe Microsoft Teams verbinden.

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Warum je Person? Wer für die IT-Sicherheit zuständig ist, möchte jeden Fund sofort sehen. Wer nur gelegentlich mitarbeitet, liest lieber einmal am Tag eine Zusammenfassung.

Beispiel: Julia Beispiel wählt Sofort, weil sie Funde zu Fernwartung noch am selben Tag klären will. Tobias Beispiel lässt Zusammenfassung stehen.

Wann knooing abgleicht

knooing gleicht alle Installationen mit Ihren Regeln ab:

• nach jedem Anlegen und Entfernen einer Regel,
• direkt nach jedem Import im Reiter Software, der Zeilen neu anlegt, aktualisiert oder als nicht mehr gefunden markiert,
• einmal am Tag von selbst,
• wenn Sie im Reiter Autorisierung rechts neben Autorisierungsliste auf Jetzt neu abgleichen klicken.

Nach dem Klick auf Jetzt neu abgleichen dreht sich auf der Schaltfläche ein Kreis. Danach erscheint kurz die Meldung „Abgleich abgeschlossen.“, und die Tabellen zeigen den neuen Stand. Von Hand abgleichen müssen Sie selten. Es lohnt sich, wenn Sie vor einer Prüfung sicher sein wollen, dass die Liste den Stand dieses Moments zeigt. Die Lizenzfunde prüft knooing zusätzlich, wenn jemand den Reiter Lizenzbilanz öffnet oder dort ein Los anlegt, also einen Lizenzkauf erfasst, siehe Teil 4.

Ein Import im Modus Delta (nichts entfernen) schließt keine Funde. Fehlt ein Programm in der Datei, bleibt seine Installation trotzdem stehen. Wie Sie entfernte Software abgleichen, steht in Funde zu nicht autorisierter Software bearbeiten, Schritt 4.

Wenn etwas nicht klappt

• Nach dem Import fehlt der Satz „Abgleich mit der Autorisierungsliste: …“. Der Satz nennt nur neue oder wieder geöffnete Funde. Fehlt er, hat der Import keinen neuen Fund ergeben. Sind Sie unsicher, klicken Sie im Reiter Autorisierung auf Jetzt neu abgleichen.
• Die neue Installation steht auf Unbekannt. Keine Regel passt auf das Programm. Legen Sie eine Regel an, siehe Autorisierungsliste pflegen.
• An der Glocke steht keine Zahl. Alle Benachrichtigungen sind gelesen, oder die Seite zeigt noch den alten Stand. Laden Sie die Seite neu.
• Es kam keine Benachrichtigung. Ihnen fehlt das Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten. Oder der Fund ist nicht neu: Zu jedem Fund kommt die Benachrichtigung nur einmal.
• Es kam keine E-Mail. Prüfen Sie Ihre Einstellung in Schritt 3. Bei Zusammenfassung kommt die E-Mail erst mit der nächsten Zusammenfassung, bei Keine E-Mail gar nicht. Sehen Sie auch in Ihrem Spam-Ordner nach.
• „Zum Schreiben fehlt die Berechtigung.“ beim Import. Ihnen fehlt das Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten. Ansehen dürfen Sie die Liste trotzdem.
• „Zum Auslösen fehlt die Berechtigung.“ nach dem Klick auf Jetzt neu abgleichen. Auch hier fehlt das Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten. Der Abgleich läuft trotzdem nach jedem Import und einmal am Tag.
• Zeilen werden abgewiesen, etwa mit „Kein Configuration Item mit Kennung oder Name „…" gefunden. …“. Das Gerät steht nicht im Bestand oder heißt dort anders. Configuration Item ist das Wort der App für ein Objekt im Bestand. Legen Sie das Gerät im Bestand an, oder schreiben Sie seinen Namen in der Datei genau wie im Bestand. Alle Meldungen beim Import und ihre Abhilfe stehen in Softwareinventar importieren unter „Wenn etwas nicht klappt“.
• Alle Zeilen werden abgewiesen, oder die Meldung zählt 0 neu und 0 aktualisiert. Meist fehlt die Kopfzeile, oder die Spalten sind anders getrennt als durch Semikolon oder Komma. Die Ursachen stehen in Softwareinventar importieren unter „Wenn etwas nicht klappt“.
• „Dieser Dateityp ist hier nicht erlaubt. Erlaubte Formate: .csv, .xls, .xlsx.“ Laden Sie die Inventarliste als CSV- oder Excel-Datei hoch.
• „Es ist ein unerwarteter Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es erneut oder wenden Sie sich mit der folgenden Referenznummer an den Support.“ mit einer Nummer wie (ERR-…) am Ende. knooing konnte die Datei nicht verarbeiten, etwa weil sie keine Kopfzeile hat oder beschädigt ist. Prüfen Sie die Datei und versuchen Sie es nach einem Moment erneut. Bleibt die Meldung, nennen Sie dem Support die Nummer.
• Ein entferntes Programm wird weiter gemeldet. Sie haben im Modus Delta (nichts entfernen) importiert. Gleichen Sie mit einer vollständigen Liste im Modus Snapshot (Vollbestand je Gerät) ab, siehe Funde zu nicht autorisierter Software bearbeiten, Schritt 4.