Anschaffung und Buchwert eines Systems erfassen: Preis, Nutzungsdauer und lineare Abschreibung

Was hat ein Server gekostet, und was ist er heute noch wert? Diese Fragen kommen bei der Budgetplanung, bei einer Versicherung oder vor dem Ersatz. knooing hält dazu am System selbst den Anschaffungspreis, das Anschaffungsdatum, die Nutzungsdauer und den Restwert fest. Daraus rechnet es bei jedem Öffnen der Seite einen geschätzten Buchwert. Der Wertverlust verteilt sich dabei gleichmäßig über die Nutzungsdauer.

Die Anleitung ist für alle, die Server, Speichersysteme oder andere Systeme in der Konfigurationsverwaltung pflegen, und für alle, die diese Werte für die Planung brauchen. Am Ende stehen die Anschaffungsangaben am System, der Buchwert ist berechnet, und jede Änderung steht im Änderungsverlauf. Der Buchwert ist eine Schätzung für die IT. Maßgeblich für Bilanz und Steuer bleibt Ihre Buchhaltung. Wie Sie Energieverbrauch, CO2e-Fußabdruck und Wiederverwendung am selben Ort erfassen, steht im nächsten Teil, Nachhaltigkeit eines Systems erfassen.

Die wichtigsten Begriffe

• Anschaffungspreis: was das System gekostet hat, immer mit Währung als Code aus drei Buchstaben, etwa EUR, CHF oder USD. Ohne Währung speichert knooing keinen Preis.
• Anschaffungsdatum: der Tag des Kaufs oder der Lieferung. Ab diesem Tag sinkt der Wert.
• Nutzungsdauer (Monate): wie lange das System genutzt und abgeschrieben wird, in Monaten. Fünf Jahre sind 60 Monate.
• Restwert: was das System am Ende der Nutzungsdauer noch wert ist, etwa beim Weiterverkauf. Er liegt zwischen 0 und dem Anschaffungspreis. Ohne Angabe rechnet knooing mit 0.
• Abschreibungsmethode: wie der Wertverlust verteilt wird. knooing kennt nur linear: Jeder Monat verbraucht denselben Teil des Werts.
• Buchwert: der geschätzte Wert von heute. Er besteht aus dem Restwert und dem Teil, der noch nicht abgeschrieben ist. Beispiel: 12.000 € Preis, 1.200 € Restwert, 60 Monate. Abgeschrieben werden 10.800 €. Nach 24 Monaten sind 24 von 60 Monaten vorbei, also bleiben 36/60 davon übrig: 1.200 + 10.800 × 36/60 = 7.680 €. Ein Monat zählt dabei 365,25 ÷ 12 Tage, also gut 30,4 Tage.
• Kein offizieller Finanzbuchwert: So kennzeichnet knooing den Buchwert. Er dient der Planung in der IT. Für Bilanz und Steuer gilt der Wert Ihrer Buchhaltung.

Schritt 1: Den Bereich Anschaffung, Garantie, Nachhaltigkeit öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Konfigurationsverwaltung und darin Bestand. Klicken Sie auf den Namen des Systems, hier srv-versand01. Scrollen Sie auf der Objektseite nach unten bis Anschaffung, Garantie, Nachhaltigkeit. Der Bereich steht unter Netzwerk-Kennungen und Etikett und Kennungen.

Solange nichts erfasst ist, steht bei Buchwert ein Strich (1). Darunter steht „Buchwert nicht berechenbar - fehlende Angabe(n): Anschaffungspreis, Anschaffungsdatum, Nutzungsdauer (Monate), Abschreibungsmethode (linear)“. Die übrigen Zeilen zeigen „nicht erfasst“, die Quellenangabe, ungeprüft zeigt „kein Dokument hinterlegt“. Oben rechts im Bereich steht Bearbeiten (2). Darunter folgt der Bereich Kosten und TCO, also die Gesamtkosten des Systems. Sein gelber Hinweis nennt dieselben fehlenden Angaben und verschwindet, sobald sie erfasst sind.

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Warum zeigt knooing keinen Wert? Ohne alle vier Angaben ließe sich nur raten. knooing rechnet deshalb nicht mit angenommenen Werten, sondern nennt, was fehlt.

Beispiel: Julia Beispiel öffnet srv-versand01. Der Server ist neu im Bestand, im Bereich ist noch nichts erfasst.

Schritt 2: Die Anschaffung eintragen

Klicken Sie im Bereich oben rechts auf Bearbeiten. Achten Sie auf den richtigen Knopf: Der Kasten Angaben weiter oben hat einen eigenen. Danach werden die Zeilen des Bereichs zu Eingabefeldern. Tragen Sie ein:

• Anschaffungspreis (1): den Betrag ohne Tausenderpunkt, hier 12000, und im Feld daneben die Währung EUR.
• Anschaffungsdatum: den Tag der Anschaffung, hier 02.10.2024. Je nach Browser zeigt das Datumsfeld „TT.MM.JJJJ“ oder „dd.mm.yyyy“.
• Abschreibungsmethode (2): linear. Voreingestellt ist nicht gesetzt.
• Nutzungsdauer (Monate): hier 60.
• Restwert: hier 1200.

Die Felder zur Nachhaltigkeit darunter lassen Sie leer. Sie füllen sie in der Anleitung Nachhaltigkeit eines Systems erfassen.

Klicken Sie unter den Feldern auf Speichern (3). Danach schließt sich das Formular, und die Werte stehen im Bereich. Lehnt knooing eine Eingabe ab, erscheint unten in der Mitte eine rote Meldung, und das Formular bleibt mit Ihren Eingaben offen. Was die Meldungen bedeuten, steht unter „Wenn etwas nicht klappt“.

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Warum die Währung? Ein Betrag ohne Währung lässt sich nicht vergleichen und nicht zusammenzählen. knooing lehnt ihn deshalb ab. Die Methode wählen Sie ausdrücklich. So rechnet knooing nur dort einen Buchwert, wo Sie ihn wollen.

Beispiel: Der Server hat am 2.10.2024 12.000 € gekostet. Die Beispiel GmbH schreibt Server über fünf Jahre ab und rechnet mit 1.200 € Erlös beim Weiterverkauf. Julia Beispiel trägt 12000 und EUR, 02.10.2024, linear, 60 und 1200 ein.

Schritt 3: Den Buchwert lesen

Unter Buchwert (1) steht jetzt der Wert von heute, mit zwei Nachkommastellen und dem Zeichen der Währung, etwa „7.679,32 €“. Darunter steht „geschätzter Buchwert (linear) - kein offizieller Finanzbuchwert“. Es folgen Ihre Angaben: Anschaffungspreis „12.000,00 €“, Anschaffungsdatum „2.10.2024“, Abschreibungsmethode „linear“, Nutzungsdauer „60 Monate“ und Restwert „1.200,00 €“.

knooing speichert den Buchwert nicht, sondern rechnet ihn bei jedem Öffnen der Seite neu. Er sinkt deshalb mit jedem Tag ein Stück, im Beispiel um knapp 6 € am Tag. Nutzen Sie den Wert für Budget, Versicherung und Ersatzplanung. Für Bilanz und Steuer fragen Sie Ihre Buchhaltung.

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Warum jeden Tag neu? Ein gespeicherter Buchwert wäre morgen schon falsch. Weil knooing ihn beim Öffnen rechnet, steht dort immer der Stand des Tages.

Beispiel: Am 2.10.2026 sind seit dem Kauf 24 Monate vergangen. Unter Buchwert steht rund 7.680 €. Je nach Uhrzeit weicht der Betrag um wenige Euro davon ab.

Schritt 4: Den Änderungsverlauf prüfen

Scrollen Sie auf der Objektseite weiter nach unten bis Änderungsverlauf. Dort steht jede gespeicherte Angabe als eigene Zeile, die jüngste oben, mit Zeit, „von Hand“ und Ihrem Namen. „von Hand“ heißt: Eine Person hat den Wert eingetragen, kein Import. Im Beispiel stehen dort unter anderem „Kaufpreis: leer → 12.000“, „Währung: leer → EUR“, „Nutzungsdauer (Monate): leer → 60“ und „Abschreibung: leer → linear“.

Der Verlauf nennt den Anschaffungspreis „Kaufpreis“ und das Anschaffungsdatum „Kaufdatum“. Gemeint ist dasselbe. Eingaben, die knooing abgelehnt hat, hinterlassen keine Zeile. Den Verlauf kann niemand bearbeiten oder löschen.

Warum der Verlauf? Ändert jemand später Preis oder Nutzungsdauer, ändert sich auch der Buchwert. Der Verlauf zeigt, wer wann was geändert hat, und belegt damit jeden früheren Wert.

Beispiel: Ein Jahr später fragt das Controlling, warum der Buchwert gesunken ist. Julia Beispiel zeigt im Verlauf, dass niemand die Angaben geändert hat. Der Wert ist nur mit der Zeit gesunken.

Was der Buchwert in Sonderfällen zeigt

• Eine Angabe fehlt: Bei Buchwert steht ein Strich, darunter nennt die Meldung genau die fehlenden Angaben. Beispiel: Ohne Methode lautet sie „Buchwert nicht berechenbar - fehlende Angabe(n): Abschreibungsmethode (linear)“. Die übrigen Angaben speichert knooing trotzdem. Sie können also nach und nach erfassen.
• Das Anschaffungsdatum liegt in der Zukunft: Bei Buchwert steht der volle Anschaffungspreis. Darunter folgt eine eigene Zeile. Sie lautet: „Anschaffungsdatum liegt in der Zukunft - Buchwert wird erst ab diesem Datum berechnet.“ Beispiel: Ein bestellter Server mit Lieferung im nächsten Frühjahr zeigt bis dahin 12.000,00 €.
• Die Nutzungsdauer ist vorbei: Der Buchwert bleibt beim Restwert stehen und fällt nie darunter. Beispiel: Ein Server von 2020 mit 24 Monaten Nutzungsdauer zeigt 1.200,00 €.

Unter dem Bereich folgt auf der Objektseite Kosten und TCO. Dort zählt die Abschreibung des Anschaffungspreises zu den Gesamtkosten des Systems.

Wenn etwas nicht klappt

Lehnt knooing eine Eingabe ab, steht die Meldung unten in der Mitte rot für einige Sekunden. Das Formular bleibt offen, Ihre Eingaben bleiben stehen.

• „Für den Anschaffungspreis fehlt die Währung.“ Tragen Sie im Feld neben dem Preis den Code der Währung ein, etwa EUR.
• „Die Währung „…" ist keine gültige ISO-4217-Währung.“ Der Code ist unbekannt, oft ein Tippfehler. Tragen Sie den Code aus drei Buchstaben ein, etwa EUR, CHF oder USD.
• „Der Anschaffungspreis darf nicht negativ sein.“ Tragen Sie den Betrag ohne Minuszeichen ein.
• „Die Nutzungsdauer (Monate) muss größer als 0 sein.“ Tragen Sie die Nutzungsdauer in ganzen Monaten ein, mindestens 1.
• „Ein Restwert setzt einen Anschaffungspreis voraus.“ Tragen Sie zuerst den Anschaffungspreis ein oder leeren Sie das Feld Restwert.
• „Der Restwert muss zwischen 0 und dem Anschaffungspreis liegen.“ Der Restwert ist höher als der Preis oder negativ. Prüfen Sie beide Beträge.
• Bei Buchwert steht ein Strich. Lesen Sie die Meldung darunter. Sie nennt jede fehlende Angabe. Häufig fehlt nur die Abschreibungsmethode: Wählen Sie unter Bearbeiten linear.
• Der Buchwert ist so hoch wie der Preis. Das Anschaffungsdatum liegt in der Zukunft. Prüfen Sie das Jahr im Datum.
• Der Knopf Bearbeiten fehlt im Bereich. Sie dürfen die Konfigurationsverwaltung nur lesen. Bitten Sie Ihre Administration um das Recht, sie zu bearbeiten.
• Der Buchwert weicht von der Buchhaltung ab. knooing schätzt linear über die genaue Zeit seit der Anschaffung und kennt weder Sonderabschreibungen noch steuerliche Regeln. Für Bilanz und Steuer gilt der Wert Ihrer Buchhaltung.