Kosten verrechnen: Asset-Kosten je Service oder Organisationseinheit, mit CSV-Export

Am Jahresende will das Controlling wissen, welcher Service oder welche Organisationseinheit welche IT-Kosten trägt. Diese Verteilung heißt Verrechnung. knooing nimmt dafür die TCO aller Assets eines Kalenderjahres und verteilt sie. Verteilt wird auf die Services, an denen die Assets hängen, oder auf die Organisationseinheiten, denen sie gehören. Die Anleitung ist für alle, die Kosten planen, weiterberechnen oder prüfen, etwa im Controlling oder in der IT-Leitung.

Sie setzt Fehlende Kostenangaben ergänzen fort. Dort sind die Kosten der beiden Kommissionierungsserver vollständig erfasst. Am Ende haben Sie die Kosten des Jahres je Service und je Organisationseinheit und eine CSV-Datei für die Weitergabe. Wie knooing die TCO eines einzelnen Assets rechnet, steht in Kosten und TCO eines Systems lesen.

Die wichtigsten Begriffe

• Verrechnung: die Verteilung der Asset-Kosten eines Kalenderjahres auf Services oder Organisationseinheiten.
• Organisationseinheit: eine Abteilung der Beispiel GmbH, wie sie unter Mein Unternehmen, Meine Abteilungen steht.
• Anteil 1/k je Service: Hängt ein Asset an k Services, trägt jeder Service den gleichen Teil seiner Kosten. Beispiel: Ein Server mit 4.200 € hängt an 2 Services: Jeder trägt 1/2, also 2.100 €.
• Anteil je Organisationseinheit: Ein Asset zählt immer ganz für seine eine Organisationseinheit.
• Sammelzeile: Assets ohne Service oder ohne Organisationseinheit stehen am Ende in einer eigenen Zeile, Ohne Service-Zuordnung oder Ohne Organisationseinheit. So fällt kein Betrag still heraus.
• Einzelaufstellung: die Liste je Service (oder Organisationseinheit) und Asset, aus der sich die Summen zusammensetzen.

Schritt 1: Den Reiter Kosten und TCO öffnen und das Jahr wählen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Konfigurationsverwaltung und darin Bestand. Wählen Sie oben den Reiter Kosten und TCO (1), er steht ganz rechts. Unter Jahr (2) ist das laufende Jahr eingestellt. Zur Wahl stehen das nächste Jahr, das laufende Jahr und die vier Jahre davor. Rechts daneben steht die Auswahl Verrechnen je.

Danach steht unter den Auswahlfeldern eine Tabelle mit einer Zeile je Service. Mit dem Leserecht für Servicekosten verrechnet knooing zuerst je Service, ohne dieses Recht je Organisationseinheit.

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Warum ein Kalenderjahr? Budgets und Weiterberechnungen laufen in der Regel je Jahr. knooing rechnet deshalb genau die Kosten, die in diesem Jahr anfallen. Ein Vertrag oder eine Abschreibung, die im Lauf des Jahres beginnt, zählt nur anteilig.

Beispiel: Julia Beispiel öffnet im Bestand den Reiter Kosten und TCO. Unter Jahr steht 2026, unter Verrechnen je steht Service.

Schritt 2: Die Verrechnung je Service lesen

Je Zeile (1, 2) zeigt die Tabelle den Service, die Zahl der Assets, die Währung, die Kostenarten Anschaffung, Wartung, Lizenz, Betrieb und Ohne Kostenart und die Summe. Ein Asset an mehreren Services zählt je Service mit seinem Anteil 1/k. Zusammen ergeben alle Zeilen einer Währung die Kosten aller Assets, ohne dass eines doppelt zählt.

Fehlen bei Assets Angaben, steht über der Tabelle der gelbe Hinweis „Für … Assets fehlen Angaben. Ihre Summen sind unvollständig.“ Neben dem Service steht dann die Marke „… unvollständig“. Die betroffenen Beträge zeigen „fehlt“ oder „mind.“ wie am einzelnen Asset. Welches Asset es ist, zeigt die Einzelaufstellung in Schritt 3. Die Sammelzeile Ohne Service-Zuordnung (3) steht immer am Ende. Ihre Beträge gehören zu keinem Service und sind noch zu klären.

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Warum 1/k? Ein Server, der zwei Services trägt, kostet nicht doppelt. Mit gleichen Anteilen bleibt die Gesamtsumme richtig, und jeder Service trägt einen nachvollziehbaren Teil.

Beispiel: srv-kommissionierung01 hängt nur an der Kommissionierung, srv-kommissionierung02 an der Kommissionierung und an der Versandsteuerung. Für 2026 zeigt die Zeile „Kommissionierung“ 2 Assets und eine Summe von 9.900,00 €: 7.800,00 € vom ersten Server und die Hälfte von 4.200,00 € vom zweiten. „Versandsteuerung“ zeigt 1 Asset und 2.100,00 €. Die Sammelzeile Ohne Service-Zuordnung zeigt 2 Assets und 1.730,00 €: die Notebooks nb-disposition-01 (1.100,00 €) und nb-disposition-03 (630,00 €), die an keinem Service hängen.

Diese Summen enthalten nur Assets. Am Service selbst steht die Kommissionierung mit 15.900,00 €. Dort zählt zusätzlich der Betriebsvertrag BV-2026-002 mit 6.000,00 €, der an keinem Asset hängt, siehe Kosten der Assets eines Service lesen. Zählen Sie beide Werte nicht zusammen.

Schritt 3: Die Einzelaufstellung prüfen

Klicken Sie unter der Tabelle auf Einzelaufstellung zeigen (… Zeilen). Danach steht darunter je Service und Asset eine Zeile: Service, Asset, Anteil (1), Währung, Summe und Stand. Der Name des Assets ist ein Link auf seine Seite. Unter Stand steht „vollständig“ (2), oder es steht in Gelb, welche Angabe fehlt. Dürfen Sie Vertragskosten nicht sehen, steht dort „Vertragskosten nicht sichtbar“. Mit Einzelaufstellung ausblenden klappen Sie die Liste wieder zu.

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Warum eine Einzelaufstellung? Wer eine Verrechnung bekommt, fragt nach dem Grund für jede Zahl. Die Einzelaufstellung zeigt ihn: welches Asset, mit welchem Anteil, wie vollständig.

Beispiel: srv-kommissionierung02 steht zweimal da, bei „Kommissionierung“ und bei „Versandsteuerung“, jeweils mit Anteil 1/2 und 2.100,00 €. Beide Server zeigen unter Stand „vollständig“.

Schritt 4: Nach Organisationseinheit verrechnen

Öffnen Sie die Auswahl Verrechnen je und wählen Sie Organisationseinheit. Danach steht je Organisationseinheit eine Zeile (1). Jedes Asset zählt ganz für seine Organisationseinheit, in der Einzelaufstellung mit Anteil 1/1. Assets ohne Organisationseinheit stehen in der Sammelzeile Ohne Organisationseinheit (2).

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Warum zwei Sichten? Je Service sehen Sie, was eine Leistung kostet. Je Organisationseinheit sehen Sie, welche Abteilung die Technik verantwortet und ihre Kosten trägt. Beide Sichten beruhen auf denselben Asset-Kosten.

Beispiel: Beide Kommissionierungsserver gehören zur Organisationseinheit Logistik. Die Zeile „Logistik“ zeigt 2 Assets und 12.000,00 €, also 7.800,00 € und 4.200,00 €. Die beiden Notebooks der Disposition haben keine Organisationseinheit und stehen deshalb unter Ohne Organisationseinheit. Beide Sichten ergeben zusammen dieselben 13.730,00 €: 9.900,00 € + 2.100,00 € + 1.730,00 € je Service, 12.000,00 € + 1.730,00 € je Organisationseinheit. Kein Betrag fällt heraus oder zählt doppelt.

Schritt 5: Als CSV herunterladen

Klicken Sie auf Als CSV herunterladen. Danach speichert Ihr Browser die Datei, zum Beispiel kostenverrechnung-2026-organisationseinheit.csv. Sie enthält die Einzelaufstellung: je Service (oder Organisationseinheit), Asset und Währung eine Zeile. Die Spalten sind unter anderem Jahr, Zuordnung, Asset, Anteil, Währung, die Kostenarten, Summe, Vollständig, Unbekannte Kostenarten, Fehlende Angaben und Hinweis.

Die Datei trennt die Spalten mit Komma und schreibt Beträge mit Punkt, etwa 2400.00. Ein unbekannter Betrag bleibt leer, nie 0. Die Spalte Hinweis sagt in jeder Zeile, ob Vertragskosten für Sie nicht sichtbar waren oder ob knooing nur einen Teil der Assets verrechnet hat. Jeden Export legt knooing als Nachweis ab: wer wann welchen Inhalt exportiert hat. Sie finden ihn unter Konfigurationsverwaltung, Datenflüsse, Reiter Berichte als „Kostenverrechnung (TCO)“.

Warum eine CSV-Datei? Viele Controlling-Werkzeuge lesen CSV ein. Punkt und Komma folgen dem üblichen Austauschformat, damit andere Programme die Beträge richtig lesen.

Beispiel: Julia Beispiel lädt die Verrechnung je Organisationseinheit für 2026 herunter und schickt sie an Tobias Beispiel im Controlling.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Wert Service ist grau, darunter steht „Die Verrechnung je Service setzt das Leserecht für Servicekosten voraus.“ Ihnen fehlt das Leserecht für Servicekosten. Verrechnen Sie je Organisationseinheit, oder bitten Sie die Administration um das Recht.
• „Für dieses Jahr gibt es keine Assets mit Kostenangaben.“ Kein Asset hat in diesem Jahr einen Anschaffungspreis, eigene Betriebskosten oder einen Vertrag. Prüfen Sie das Jahr oder ergänzen Sie die Angaben, siehe Fehlende Kostenangaben ergänzen.
• „Für … Assets fehlen Angaben. Ihre Summen sind unvollständig.“ Öffnen Sie die Einzelaufstellung. Unter Stand steht je Asset, was fehlt.
• „Vertragskosten sind für Sie nicht sichtbar. Die Summe enthält deshalb nur Anschaffung und eigene Betriebskosten und ist unvollständig.“ Ihnen fehlt das Recht auf Vertragskosten, siehe Kosten und TCO eines Systems lesen. Im Export steht das in der Spalte Hinweis.
• „Berücksichtigt sind die ersten … von … Assets mit Kostenangaben.“ knooing verrechnet höchstens 3.000 Assets. Die übrigen fehlen in Tabelle und Export. Im Export steht das in der Spalte Hinweis.
• Ein Asset fehlt in der Verrechnung. Es hat keinen Anschaffungspreis, keine eigenen Betriebskosten und keinen Vertrag. Oder es ist stillgelegt, oder es war im gewählten Jahr nicht im Bestand.
• Ein Asset steht unter Ohne Service-Zuordnung, obwohl es zu einem Service gehört. knooing zählt nur direkte, laufende Beziehungen zwischen Asset und Service. Hängt das Asset nur über ein anderes System am Service, legen Sie die direkte Beziehung an, siehe Geräte für die Zuordnung vorbereiten.
• Notebooks und andere Geräte stehen immer unter Ohne Organisationseinheit. Auf der Geräteseite unter IT-Asset-Management gibt es kein Feld für die Organisationseinheit.
• „Der Export konnte nicht erzeugt werden.“ Versuchen Sie es nach einem Moment erneut.