Klärfälle zu fehlenden oder abgelaufenen Nachweisen bearbeiten

Ein Klärfall entsteht, wenn ein Nachweis, den Ihre Richtlinie verlangt, fehlt oder abgelaufen ist. Er entsteht je Beziehung, Nachweisart und gegebenenfalls Unterauftragnehmer, nicht doppelt. Nachweise, die nur bald ablaufen, sind kein Klärfall: Sie erhalten dafür die Vorwarnung (Soll und Vorwarnfenster festlegen).

Voraussetzungen: Eine gespeicherte Richtlinie, der Servicedesk und die eingerichtete Konfigurationsverwaltung (CMDB). Ohne CMDB bleiben der Abschnitt Offene Nachweis-Lücken und die Spalte Nachweise in der Lieferantenliste, es entstehen aber keine Klärfälle. Klärfälle sehen Sie mit dem Recht auf die Konfigurationsverwaltung und auf die Lieferantenverwaltung.

Schritt 1: Klärfälle öffnen

Öffnen Sie unter Konfigurationsverwaltung den Eintrag Klärfälle. Wählen Sie im Filter Regel den Eintrag Sicherheitsnachweis eines Lieferanten fehlt oder ist abgelaufen. Stellen Sie bei Bedarf Zugewiesen auf alle, weil die Fälle zunächst niemandem zugewiesen sind. Über die Meldung in der Glocke gelangen Sie direkt zum Fall.

Schritt 2: Befund lesen und zur Beziehung springen

Die Zeile zeigt als Objekt den Lieferanten und die Beziehung, zum Beispiel „Acme IT, Hosting 2026“, als Art Lieferantenbeziehung und als Befund zum Beispiel „ISO 27001-Zertifikat (inkl. Geltungsbereich) abgelaufen am 2026-10-01“ oder „Auditbericht fehlt (Soll)“. Bei einem Unterauftragnehmer steht sein Name dabei. Ein Klick auf das Objekt öffnet die Beziehungsseite.

Sie können den Fall wie jeden Klärfall zuweisen, in Arbeit nehmen, mit einem Vorgang verknüpfen oder als CSV exportieren. Mit Risiko akzeptieren nehmen Sie einen Befund bewusst hin. Ändert sich der Befund, öffnet der nächste Lauf den Fall wieder.

Schritt 3: Nachweis erfassen

Erfassen Sie in der Beziehung den Nachweis mit Gültig bis und, bei Zertifikaten, mit Geltungsbereich (Sicherheitsnachweise erfassen).

Schritt 4: Prüfen und Fall schließen

Der tägliche Abgleich schließt den Fall von selbst. Möchten Sie es sofort sehen, öffnen Sie unter Einstellungen > Servicedesk > Regulatorik den Eintrag Nachweise der Lieferanten und klicken Nachweise jetzt prüfen. Die Ergebniszeile nennt, wie viele Klärfälle eröffnet und geschlossen wurden. Der Fall steht danach auf behoben und bleibt unter dem Zustand Erledigt sichtbar. Dasselbe passiert, wenn die Beziehung beendet wird.

Läuft ein erfasster Nachweis später ab, öffnet der nächste Lauf den Fall wieder und meldet ihn erneut.

Werte erklärt

Jeder Wert, den Sie hier sehen, ist in knooing auch über sein Info-Symbol erklärt. Die Beispiele verwenden frei gewählte Zahlen.

| Wert | Bedeutung | Beispiel | | --- | --- | --- | | Hinweis im Nachweis-Klärfall | Dieser Klärfall entsteht aus der Richtlinie „Nachweise der Lieferanten“. Er gehört zu einer Lieferantenbeziehung und einer Nachweisart. Er entsteht, wenn ein Soll-Nachweis fehlt oder abgelaufen ist, und schließt sich selbst, sobald ein gültiger Nachweis erfasst ist. | Das ISO 27001-Zertifikat lief am 30.09.2026 ab. Sie erfassen an der Beziehung ein neues Zertifikat, und beim nächsten Abgleich ist der Fall geschlossen. | | Sicherheitsnachweis eines Lieferanten fehlt oder ist abgelaufen (Klärfall) | Ein Klärfall ist eine Aufgabe, die aus einer Lücke entsteht. Dieser steht für einen fehlenden oder abgelaufenen Sicherheitsnachweis eines Lieferanten. Wann er entsteht: Beim Nachweis-Abgleich (täglich oder mit „Nachweise jetzt prüfen“) fehlt ein Soll-Nachweis einer freigegebenen Beziehung oder ein erfasster Nachweis ist abgelaufen. Je Beziehung, Nachweisart und Unterauftragnehmer gibt es einen Fall. Wann er schließt: Sobald ein gültiger Nachweis vorliegt, die Nachweisart nicht mehr zum Soll gehört oder die Beziehung beendet ist. Sie müssen ihn nicht von Hand schließen. Fällt der Nachweis später wieder aus, wird der Fall wieder geöffnet. | Ein aktiver Lieferant hat kein ISO 27001-Zertifikat erfasst: Beim Abgleich entsteht der Fall mit der Standardfrist von 30 Tagen. Nach dem Erfassen des Zertifikats schließt ihn der nächste Abgleich. | | Sicherheitsnachweis eines Lieferanten läuft ab (Meldung) | Ein Zertifikat oder Prüfbericht eines Lieferanten oder Unterauftragnehmers erreicht das Vorwarnfenster der Richtlinie „Nachweise der Lieferanten“. Die Meldung nennt Lieferant, Beziehung und Nachweisart mit Ablaufdatum und kommt einmal je Ablaufdatum. | Vorwarnfenster 45 Tage, Zertifikat gültig bis 30.11.2026: Am 16.10.2026 lautet die Meldung „Sicherheitsnachweis läuft ab: Beispiel-Provider, Hosting“ mit „ISO 27001-Zertifikat bis 2026-11-30“. | | Sicherheitsnachweis eines Lieferanten fehlt oder ist abgelaufen (Meldung) | Ein nach der Richtlinie „Nachweise der Lieferanten“ geforderter Nachweis fehlt oder ist abgelaufen, und dazu wurde ein Klärfall eröffnet. Die Meldung führt zum Klärfall. | „Sicherheitsnachweis fehlt oder abgelaufen: Beispiel-Provider, Hosting“ mit „ISO 27001-Zertifikat fehlt; Auditbericht bis 2026-09-30“. |