Bestandsziele festlegen und Unterbestand erkennen: Sollwert, Reserve und Einstufung

Mit einem Bestandsziel legen Sie fest, wie viele Geräte einer Klasse mindestens da sein sollen und ab wann es zu viele sind. Gezählt werden die Geräte im Einsatz und die auf Vorrat zusammen. Sind es zu wenige, wartet die neue Kollegin am ersten Tag auf ihr Notebook. Sind es zu viele, ist Geld gebunden, und die Geräte altern ungenutzt. Ein Bestandsziel hat einen Sollwert, deshalb heißt der Reiter, in dem Sie die Ziele pflegen, Sollwerte. Er liegt auf der Seite Bestand. Die Refresh-Planung vergleicht die Ziele mit dem tatsächlichen Bestand und zeigt Unter- und Überbestand.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie ein Ziel anlegen und die Einstufung ablesen. Danach sehen Sie auf einen Blick, wo nachbestellt werden muss. Wie Sie das Ersatzbudget lesen, steht in Budget für Ersatzbeschaffungen auswerten.

Die wichtigsten Begriffe

• Physischer Bestand: alle Geräte einer Klasse, die Sie besitzen. Das sind die Geräte mit dem Lebenszyklus „aktiv“, „in Wartung“ oder „außer Betrieb“. Ein Gerät außer Betrieb ist noch da, deshalb zählt es. Geräte mit „geplant“ (bestellt, noch nicht geliefert) oder „entsorgt“ zählen nicht.
• Betrieblicher Bestand: alle Geräte mit dem Lebenszyklus „aktiv“, ob in Benutzung oder im Schrank. Geräte in Wartung zählen hier nicht.
• Sollwert: wie viele Geräte mindestens da sein sollen. Weniger ist Unterbestand. Im Hinweistext des Reiters heißt er auch „Zielwert“.
• Reserve: ein Puffer über dem Sollwert, etwa für Ausfälle. Die Reserve hebt nur die Grenze für Überbestand an. Liegt der Bestand zwischen Sollwert und Sollwert plus Reserve, zeigt knooing „im Rahmen“. Eine eigene Warnung, dass die Reserve angebrochen ist, gibt es nicht.
• Überbestands-Schwelle (%): wie viel über Sollwert und Reserve noch in Ordnung ist. Die Prozent beziehen sich auf Sollwert plus Reserve. Bei Sollwert 8, Reserve 1 und 20 % ergibt das (8 + 1) × 1,2 = 10,8. Ab 11 Geräten ist es Überbestand.
• Einstufung: das Ergebnis des Vergleichs: „Unterbestand“, „im Rahmen“ oder „Überbestand“. Gemeint ist die Spalte Einstufung in der Refresh-Planung, nicht der gleichnamige Reiter des Bestands.

Schritt 1: Ein neues Ziel anlegen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Konfigurationsverwaltung und darin Bestand. Wählen Sie den Reiter Sollwerte (1). Sehen Sie ihn nicht, klicken Sie am rechten Ende der Reiterleiste auf den Pfeil. Klicken Sie links über der Tabelle auf Neues Ziel (2).

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Danach erscheint über der Tabelle das Formular Neues Ziel. Es hat die Felder CI-Klasse, Standort (leer = standortübergreifend), Kennzahl, Sollwert, Reserve, Überbestands-Schwelle (%) und Kritikalität (optional). Vorbelegt sind bei Kennzahl „physischer Bestand“, bei Reserve 0 und bei Überbestands-Schwelle (%) 20. Die Kennzahl stellen Sie in Schritt 2 meist um.

Warum je Klasse? Endgeräte, Mobilgeräte und Server haben einen ganz unterschiedlichen Bedarf. Ein Ziel gilt deshalb für eine Klasse, auf Wunsch zusätzlich nur für einen Standort.

Beispiel: Julia Beispiel möchte sicherstellen, dass immer genug Notebooks für alle da sind, auch für neue Kolleginnen und Kollegen. Sie öffnet Sollwerte und klickt auf Neues Ziel.

Schritt 2: Sollwert, Reserve und Schwelle eintragen

Füllen Sie das Formular von links oben nach rechts unten aus:

• CI-Klasse: die Klasse, etwa Endgerät.
• Standort: Lassen Sie „standortübergreifend“ stehen, wenn das Ziel für alle Standorte zusammen gilt. Sonst wählen Sie einen Standort. Ein standortübergreifendes Ziel zählt alle Geräte der Klasse, ein Standortziel nur die Geräte mit diesem Standort. Beide können nebeneinander bestehen.
• Kennzahl: Wählen Sie meist „betrieblicher Bestand“, er zählt nur aktive Geräte. „physischer Bestand“ passt, wenn Sie alles zählen wollen, was Sie besitzen, auch in Wartung und außer Betrieb.
• Sollwert (1), Reserve und Überbestands-Schwelle (%): ganze Zahlen, siehe die Begriffe oben.
• Kritikalität (optional): eine freie Notiz, etwa „hoch“. Sie steht nur in der Tabelle und ändert die Einstufung nicht. Sie können das Feld leer lassen.

Klicken Sie auf Speichern (2).

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Danach schließt sich das Formular, und das Ziel steht als Zeile in der Tabelle. In der Spalte Überbestand ab (1) steht, ab wie vielen Geräten der Bestand als Überbestand gilt. Mit dem Stift (2) öffnen Sie das Ziel wieder im Formular, dort sehen und ändern Sie auch die Schwelle in Prozent. Mit dem Papierkorb rechts daneben löschen Sie es nach der Rückfrage „Dieses Bestandsziel wirklich löschen?“.

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Warum eine Reserve? Fällt ein Notebook aus, braucht die Person sofort Ersatz. Die Reserve hält dafür Geräte vor. Weil sie nur die Grenze für Überbestand anhebt, gilt ein Bestand mit voller Reserve nicht als Überbestand.

Beispiel: Julia Beispiel wählt Endgerät, lässt bei Standort „standortübergreifend“ stehen und wählt betrieblicher Bestand. Sie trägt Sollwert 8, Reserve 1 und Überbestands-Schwelle (%) 20 ein. In der Tabelle steht danach Überbestand ab 11.

Schritt 3: Die Einstufung in der Refresh-Planung ablesen

Wählen Sie den Reiter Refresh-Planung. Ist dort noch ein Filter gesetzt, klicken Sie auf Filter zurücksetzen, sonst ist der Kasten Ihrer Klasse vielleicht ausgeblendet. Scrollen Sie zum Kasten Ihrer Klasse. Oben im Kasten steht für jedes Ziel eine Zeile: eine für das standortübergreifende Ziel und eine für jedes Standortziel. In der Spalte Ziel (1) stehen Sollwert und Reserve, etwa „8 (+1 Reserve)“, in der Spalte Einstufung (2) das Ergebnis. Daneben sehen Sie Physischer Bestand und Betrieblicher Bestand. Welche der beiden Zahlen verglichen wird, steht im Reiter Sollwerte in der Spalte Kennzahl.

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Was die Einstufung für Sie bedeutet:

• Unterbestand: Es sind weniger Geräte da, als der Sollwert verlangt. Bestellen Sie mindestens Sollwert minus Bestand nach, für die Reserve entsprechend mehr. Ist ein Gerät aus der Wartung zurück, setzen Sie an ihm den Lebenszyklus wieder auf „aktiv“.
• im Rahmen: Der Bestand passt.
• Überbestand: Es sind mehr Geräte da, als Sollwert, Reserve und Schwelle erlauben. Bestellen Sie vorerst nicht nach. Alte Geräte, die Sie nicht mehr brauchen, geben Sie in die Entsorgung, siehe Gerät entsorgen.

Ohne Ziel steht in der Spalte Ziel „kein Ziel hinterlegt“ und bei Einstufung ein „-“. Beide Bestandszahlen sehen Sie trotzdem.

Warum zwei Bestandszahlen? Ein Gerät in Wartung ist vorhanden, aber nicht einsatzbereit. Der physische Bestand zeigt, was Sie besitzen. Der betriebliche zeigt, was aktiv ist, ob in Benutzung oder auf Vorrat.

Beispiel: Die Beispiel GmbH hat 4 Notebooks. Das Gerät mit dem Namen „Notebook Lager“ ist gerade in Wartung. Der physische Bestand ist 4, der betriebliche 3, der Sollwert 8: Die Refresh-Planung zeigt „Unterbestand“. Julia Beispiel bestellt 5 Notebooks für den Sollwert und ein sechstes für die Reserve. Diese Käufe sind nicht im Budget für Ersatzbeschaffungen enthalten, denn dort steht nur der Ersatz vorhandener Geräte. Führen Sie sie außerhalb der Refresh-Planung, etwa in Ihrer Budgetplanung. Das Feld „Ersatzbeschaffung, geschätzt“ gilt nur für den späteren Ersatz eines Geräts.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Knopf Neues Ziel fehlt. Ihrer Rolle fehlt das Modul CMDB-Verwaltung auf Bearbeiten. Wenden Sie sich an die Person, die in Ihrem Unternehmen knooing verwaltet.
• „Sollwerte pflegt die Verwaltung.“ Ihr Recht wurde geändert, während die Seite offen war. Laden Sie die Seite neu. Erscheint die Meldung weiter, wenden Sie sich an die Person, die in Ihrem Unternehmen knooing verwaltet. Nötig ist CMDB-Verwaltung auf Bearbeiten.
• „Eine CI-Klasse ist Pflicht.“ Wählen Sie bei CI-Klasse eine Klasse.
• „Ein Sollwert ist Pflicht.“ Tragen Sie bei Sollwert eine ganze Zahl ein, auch 0 ist erlaubt.
• „Dieser Eintrag existiert bereits.“ Für diese Klasse gibt es an diesem Standort schon ein Ziel, bei „standortübergreifend“ eines für alle Standorte. Ändern Sie es mit dem Stift.
• Der Bestand ist 0 oder zu klein. Prüfen Sie an einem Gerät, welche CI-Klasse und welcher Lebenszyklus eingetragen sind. Geräte mit „geplant“ oder „entsorgt“ zählen nie, zum betrieblichen Bestand zählen nur Geräte mit „aktiv“. Bei einem Standortziel zählen nur Geräte mit genau diesem Standort.
• Der Kasten der Klasse fehlt in der Refresh-Planung. Ein Filter ist gesetzt. Klicken Sie auf Filter zurücksetzen.
• Ein Standort fehlt in der Auswahl. Er ist in knooing noch nicht angelegt. Lassen Sie ihn von der Person anlegen, die in Ihrem Unternehmen knooing verwaltet, oder setzen Sie ein standortübergreifendes Ziel.