Inventur: Bestand zählen, Abweichungen klären, Jahresabdeckung nachweisen

Im Bestand steht, welche Notebooks, Scanner, Server und anderen Geräte Ihr Unternehmen besitzt und wo sie stehen sollen. Ob das noch stimmt, zeigt nur ein Blick vor Ort. Die Inventur in knooing ist dieser Blick. Sie gehen mit Smartphone, Notebook oder Handscanner durch ein Lager oder Büro und erfassen den Code auf jedem Gerät. knooing vergleicht das Gefundene sofort mit dem Bestand.

Am Ende wissen Sie, was fehlt, was am falschen Ort steht und welche Etiketten niemand kennt. Jede Abweichung wird zu einem Klärfall, der offen bleibt, bis jemand sie beseitigt oder begründet. Dazu zeigt knooing, welche Geräte in den letzten zwölf Monaten bestätigt wurden. So belegen Sie gegenüber Prüfern, dass Sie Ihren Bestand mindestens einmal im Jahr kontrollieren.

So läuft eine Inventur ab

| Schritt | Was Sie tun | Anleitung | |---|---|---| | Planen | Eine Inventurrunde für Klassen und Standort anlegen, mit Frist und auf Wunsch jährlicher Wiederholung | Inventurrunde anlegen | | Erfassen | Jeden Code erfassen: Handscanner, Tastatur, Kamera, RFID-Lesegerät, NFC oder Lesedatei | Geräte erfassen, mit dem Smartphone, mit RFID und NFC | | Abschließen | Die Runde abschließen, fehlende Geräte nachzählen | Runde abschließen | | Klären | Jeden Klärfall beseitigen oder begründen | Inventur-Klärfälle klären | | Nachweisen | Die Jahresabdeckung prüfen und als Datei ablegen | Jahresabdeckung nachweisen |

Etiketten drucken und Codes einem Gerät fest zuordnen Sie an der Geräteseite: Kennungen und Etikett eines Geräts.

Sie finden die Inventur in der Seitenleiste unter Konfigurationsverwaltung, Bestand, Reiter Inventur. Oben steht die Jahresabdeckung, darunter der Knopf Neue Inventurrunde und die offenen Runden.

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Die wichtigsten Begriffe

• Inventurrunde: eine Zählung für bestimmte Klassen, etwa Endgerät, und auf Wunsch einen Standort. Die Runde läuft, bis Sie sie abschließen.
• Soll: wie viele Geräte laut Bestand in der Runde stehen müssten. Gezählt werden Geräte im Lebenszyklus aktiv, in Wartung oder außer Betrieb. Bestellte und entsorgte Geräte gehören nicht dazu.
• Erfasst: wie viele Lesungen die Runde aufgenommen hat, auch unbekannte Codes und Geräte von anderen Standorten. Erfasst kann deshalb größer sein als das Soll. Welche Geräte fehlen, zeigt der Abschluss unter Fehlend (nicht gescannt).
• Lesung: ein einzelner erfasster Code, egal auf welchem Weg.
• Code: was auf dem Gerät steht und gelesen wird: Inventarnummer, Seriennummer, IMEI, der QR-Code des Etiketts oder die Nummer eines RFID- oder NFC-Etiketts.
• Kennung: ein Code, den Sie einem Gerät fest zugeordnet haben, zum Beispiel ein RFID-Etikett. Daran erkennt knooing das Gerät auch ohne Inventarnummer.
• Erfassungsweg: wie ein Code in knooing kommt: Eingabe / Handscanner, Kamera oder RFID / NFC.
• Abweichung: eine Lesung, die nicht zum Bestand passt. Beim Abschluss wird jede Abweichung zum Klärfall, ebenso jedes Gerät, das gefehlt hat.
• Nachinventur: eine kleine Runde, die nur die noch fehlenden Geräte einer abgeschlossenen Runde sucht.
• Jahresabdeckung: Anteil der Geräte, die in den letzten zwölf Monaten per Inventur oder Attestierung bestätigt wurden. Beispiel: 45 von 50 bestätigt sind 90 %.
• Attestierung: die Bestätigung eines Objekts durch die verantwortliche Person, ohne es zu scannen, etwa bei virtuellen Servern.

Wie knooing einen Code einem Gerät zuordnet

knooing sucht in dieser Reihenfolge und nimmt den ersten eindeutigen Treffer:

• zuerst eine zugeordnete Kennung, zum Beispiel ein RFID-Etikett;
• dann den QR-Code des Etiketts, das knooing druckt;
• zuletzt Inventarnummer, Seriennummer oder IMEI. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.

Passt ein Code auf mehrere Geräte, rät knooing nicht. Die Lesung heißt dann mehrdeutig, und Sie entscheiden später, welches Gerät gemeint ist.

Was die Ergebnisse bedeuten

| Ergebnis | Bedeutung | Was zu tun ist | |---|---|---| | erkannt | Gerät gefunden, es gehört zur Runde und steht am richtigen Ort. | nichts | | falscher Standort | Gerät gefunden, laut Bestand steht es woanders oder ist an eine Person ausgegeben. | nach dem Abschluss den Standort übernehmen oder die Rücknahme buchen | | unbekannter Code | Zu diesem Code gibt es kein Gerät. | nach dem Abschluss den Code dem richtigen Gerät zuordnen | | mehrdeutig | Der Code passt auf mehrere Geräte, zum Beispiel bei doppelter Seriennummer. | nach dem Abschluss das richtige Gerät wählen | | Zustand passt nicht | Laut Bestand ist das Gerät bestellt oder entsorgt, steht aber hier. | den Lebenszyklus im Bestand prüfen | | nicht Teil der Runde | Das Gerät ist bekannt, gehört aber zu einer anderen Klasse oder einem anderen Standort. | nichts, es zählt nicht als Abweichung | | doppelt gescannt | Dasselbe Gerät oder derselbe unbekannte Code wurde in dieser Runde schon erfasst. | nichts, es zählt nur einmal |

Beim Lesen mit Kamera, RFID, NFC oder aus einer Lesedatei kommt derselbe Code oft mehrmals an. Solche Wiederholungen legen keine neue Zeile an.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Reiter Inventur zeigt keinen Knopf Neue Inventurrunde. Ihnen fehlt das Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten. Die Verwaltung Ihres Unternehmens vergibt es unter Einstellungen, Nutzer & Rechte.
• „Die Konfigurationsverwaltung ist noch nicht eingerichtet.“ Es gibt noch keine Klassen, also auch keine Geräte zum Zählen. Wenden Sie sich an die Verwaltung Ihres Unternehmens. Die Verwaltung richtet die Klassen ein, danach erfassen Sie die Geräte im Bestand.