Wartungsvertrag am System verknüpfen: den Vorschlag aus der Referenz übernehmen

Viele Server, Speicher und Netzgeräte tragen ihren Wartungsvertrag schon als Text im Feld Wartungsvertrag (Referenz). Ein solcher Text kennt aber weder den Lieferanten noch das Vertragsende. Passt der Text eindeutig zu einem Vertrag in knooing, schlägt knooing den Bezug vor. Ein Klick macht daraus einen echten Vertragsbezug mit Lieferant und Fristen.

Wie Verträge und ihre Fristen entstehen, steht in Laufzeit und Kündigungsfrist eines Vertrags pflegen.

Warum den Vorschlag übernehmen? Ein Bestand mit Hunderten Systemen lässt sich nicht von Hand mit Verträgen verknüpfen. Die vorhandenen Referenzen sind ein guter Ausgangspunkt, und knooing übernimmt nur, was Sie bestätigen.

Schritt 1: Das System im Bestand öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Konfigurationsverwaltung und darin Bestand. Klicken Sie im Reiter Systeme auf den Namen des Systems. Auf der Systemseite stehen links die Angaben, darunter das Feld Wartungsvertrag (Referenz), und rechts der Abschnitt Verträge.

Warum auf der Systemseite? Hier arbeiten Sie ohnehin mit dem System. Der Vorschlag steht auf derselben Seite wie die alte Angabe, und Sie können beide direkt vergleichen.

Beispiel: Julia Beispiel öffnet im Reiter Systeme den Server srv-warenwirtschaft. Unter Wartungsvertrag (Referenz) steht wv-2025-014.

Schritt 2: Den Vorschlag prüfen und übernehmen

Im Abschnitt Verträge steht ein gelber Hinweis, zum Beispiel „Die Angabe „Wartungsvertrag (Referenz)“ lautet wv-2025-014 und passt zu Vertrag WV-2025-014 von Muster IT-Service GmbH.“ Prüfen Sie Aktenzeichen und Lieferant und klicken Sie auf Als Vertragsbezug übernehmen. Es erscheint „Vertragsbezug gespeichert.“.

1Referenz als Text

2Übernehmen

knooing schlägt nur vor, wenn genau ein nicht beendeter Vertrag mit diesem Aktenzeichen existiert und das System ihm noch nicht zugeordnet ist. Groß- und Kleinschreibung und Leerzeichen spielen dabei keine Rolle.

Warum nur bei genau einem Treffer? Ein Aktenzeichen ist nur je Lieferant eindeutig. Gibt es dasselbe Aktenzeichen bei zwei Lieferanten, rät knooing nicht, sondern zeigt einen blauen Hinweis. Dann ordnen Sie den richtigen Vertrag über Vertrag suchen (Referenz oder Lieferant) und Zuordnen zu, wie in Verträge an einem Gerät zuordnen beschrieben.

Beispiel: Am Server srv-warenwirtschaft steht als Wartungsvertrag (Referenz) wv-2025-014, kleingeschrieben. knooing erkennt trotzdem den Vertrag WV-2025-014 der Muster IT-Service GmbH.

Schritt 3: Den Vertrag am System prüfen

Der Vorschlag ist verschwunden. Im Abschnitt Verträge steht jetzt der Vertrag mit Aktenzeichen, Lieferant, Status, Fristmarke und der Zeile mit Laufzeit und Kündigungsfrist. Die Angabe im Feld Wartungsvertrag (Referenz) bleibt stehen, sie wird nicht verändert.

iVertrag mit Lieferant und Frist

Warum der echte Bezug? Erst jetzt steht der Server auch am Vertrag unter Assets, und seine Frist erscheint am System. Wird der Vertrag später beendet, bleibt er am System als Nachweis sichtbar, mit „gilt nicht“.

Beispiel: Tobias Beispiel prüft vor der Verlängerung, welche Server unter WV-2025-014 fallen. Im Dialog Bezüge des Vertrags steht jetzt srv-warenwirtschaft.

Wenn etwas nicht klappt

• Es erscheint kein Vorschlag. Das Feld Wartungsvertrag (Referenz) ist leer, kein Vertrag hat genau dieses Aktenzeichen, der passende Vertrag ist beendet, oder er ist dem System schon zugeordnet. Ohne das Recht, Lieferanten zu bearbeiten, zeigt knooing ebenfalls keinen Vorschlag.
• „Die Angabe „Wartungsvertrag (Referenz)“ passt zu … Verträgen verschiedener Lieferanten. Ordnen Sie den richtigen über die Suche zu.“ Das Aktenzeichen gibt es bei mehreren Lieferanten. Suchen Sie den Vertrag über Vertrag suchen (Referenz oder Lieferant) und ordnen Sie ihn zu.
• Der Abschnitt Verträge fehlt. Das System gehört zu keiner Asset-Klasse, etwa eine Schnittstelle oder ein Standort, oder Ihnen fehlt das Leserecht für Lieferanten oder für die Konfigurationsverwaltung.