Veraltete Datensätze erkennen: Höchstalter festlegen, Klärfall bearbeiten, Angaben bestätigen

Ein Objekt gilt als veraltet, wenn sein Datenstand („Angaben geprüft am“) länger zurückliegt als ein Höchstalter, das Sie festlegen. Eine Aktualitätsregel macht daraus Klärfälle, und mit Angaben bestätigen schließen Sie sie, wenn die Angaben noch stimmen. Dieselbe Zahl bestimmt die Kennzahl Veraltet im Qualitätsbericht und den Filter in der Bestandsliste.

Schritt 1: Eine Aktualitätsregel anlegen

Öffnen Sie Einstellungen, CMDB, Qualitätsregeln & Trend und scrollen Sie zu Eigene Regel anlegen. Tragen Sie Schlüssel, Name und Beschreibung ein, wählen Sie bei Prüfart Aktualität und stellen Sie Schweregrad und Frist in Tagen ein. Dann erscheinen zwei Felder:

• Höchstalter des Datenstands (Tage): Pflicht. Ein Objekt gilt als veraltet, wenn „Angaben geprüft am“ länger zurückliegt. Zulässig sind ganze Zahlen von 1 bis 3650.
• Neue Klärfälle je Lauf, höchstens (optional): Begrenzt nur neu eröffnete Fälle, nie das Schließen bestehender. Leer bedeutet 500.

Mit Klasse (optional) beschränken Sie die Regel auf eine Klasse. Klicken Sie auf Regel anlegen. In der Regelliste steht unter dem Namen „Höchstalter des Datenstands: … Tage“.

Die Regel ist nach dem Anlegen ein Entwurf: Es erscheint „Regel als Entwurf angelegt. Prüfen Sie die Vorschau und schalten Sie sie dann ein.“, und in der Spalte Zustand steht „Entwurf, im Lauf nicht geprüft“. Der Prüflauf wertet sie erst aus, wenn Sie sie nach der Vorschau einschalten (Schritt 2). Das gilt für jede neue eigene Regel, auch für die Aktualität.

Die Frist in Tagen der Regel (nicht zu verwechseln mit dem Höchstalter) darf zwischen 1 und 3650 Tagen liegen.

Warum ein eigenes Höchstalter? Ein Server, den niemand seit zwei Jahren angesehen hat, ist ein Risiko. Wie lange „zu lange“ ist, hängt vom Objekt ab: für Server vielleicht 180 Tage, für Arbeitsplätze 365.

Beispiel: Julia Beispiel legt Datenstand Server an: Klasse „Server“, Höchstalter des Datenstands (Tage) 180, Neue Klärfälle je Lauf, höchstens 200.

Schritt 2: Vorschau ansehen, Regel einschalten und Lauf starten

Klicken Sie in der Zeile der Regel auf Vorschau. Der Befund jedes Beispiels lautet „Angaben geprüft am … (vor … Tagen), Höchstalter … Tage“. Trifft die Regel nichts, steht dort: „Keines der … geprüften Objekte hat einen Datenstand älter als … Tage. Objekte ohne Datenstand zählen nicht als veraltet. Ein Aktivieren würde derzeit keinen Klärfall eröffnen.“ Mehr zur Vorschau: Qualitätsregel vorab prüfen.

Sieht das Ergebnis richtig aus, klicken Sie in der Spalte Aktionen auf Einschalten. Der Dialog Regel einschalten: … zeigt die Vorschau noch einmal und nennt die Folgen („Neue Klärfälle im nächsten Lauf: …“, bei Obergrenze „Weitere … Fälle folgen in späteren Läufen, weil die Obergrenze je Lauf gilt.“). Mit Regel einschalten bestätigen Sie. Danach steht die Regel auf aktiv (Qualitätsregeln anlegen und Qualität messen beschreibt Einschalten, Bearbeiten und Löschen im Zusammenhang).

Der tägliche Prüflauf eröffnet die Klärfälle dann von selbst. Wollen Sie nicht warten, öffnen Sie Konfigurationsverwaltung, Klärfälle, Reiter Qualität und klicken auf Jetzt prüfen. Das Ergebnis steht darunter: „… Objekte geprüft: … neu, … weiterhin offen, … geschlossen.“

Schritt 3: Den Klärfall bearbeiten

Im Reiter Qualität wählen Sie bei Regel Ihre Aktualitätsregel. Eine Regel, die noch ein Entwurf oder ausgeschaltet ist, steht in dieser Auswahl nur, wenn sie Fälle hat. Die Tabelle zeigt je Objekt einen Klärfall mit dem Befund „Angaben geprüft am …“. Klicken Sie vorn in der Zeile auf den Pfeil (Klärfall bearbeiten), um die Bearbeitung aufzuklappen. Das Objekt öffnen Sie über seinen Namen in der Spalte Objekt. An der Objektseite stehen die offenen Klärfälle unter Offene Punkte mit ihrer Frist.

Stimmen die Angaben noch, klicken Sie in der aufgeklappten Zeile auf Angaben bestätigen. Der Dialog Angaben von … bestätigen erklärt: „Sie bestätigen, dass die Angaben dieses Objekts noch stimmen. „Angaben geprüft am“ springt auf heute, und das Journal hält fest, wer bestätigt hat. Der Klärfall schließt sich beim nächsten Prüflauf von selbst.“ Tragen Sie bei Bedarf eine Bemerkung (optional) ein (bis 500 Zeichen) und klicken Sie auf Angaben bestätigen. knooing meldet „Angaben bestätigt. Der nächste Prüflauf schließt den Klärfall.“ Mit Jetzt prüfen schließen Sie ihn sofort.

Der Knopf erscheint nur bei offenen Klärfällen einer Aktualitätsregel und nur mit Schreibrecht. Stimmen die Angaben nicht mehr, korrigieren Sie sie am Objekt. Auch jede Bearbeitung in der Maske setzt den Datenstand. Alle anderen Entscheidungen (zuweisen, Risiko akzeptieren) beschreibt Klärfälle erledigen und erneut öffnen.

Warum schließt der Prüflauf und nicht der Knopf? Eine Stelle entscheidet über das Schließen, dieselbe wie bei jedem anderen Fall. So bleibt der Fall nur geschlossen, wenn das Objekt wirklich nicht mehr veraltet ist.

Beispiel: Der Klärfall „Erp-Server 01“ zeigt „Angaben geprüft am 12.03.2026 (vor 210 Tagen), Höchstalter 180 Tage“. Tobias Beispiel prüft das Objekt, klickt auf Angaben bestätigen und schreibt „Konfiguration im Oktober gegengeprüft“.

Schritt 4: Die Bestandsliste nach dem Datenstand filtern

Öffnen Sie Konfigurationsverwaltung, Bestand, Reiter Systeme. Unter den Filtern steht Datenstand älter als (Tage) mit dem Beispiel „z. B. 180“. Tragen Sie eine Zahl von 1 bis 3650 ein. Die Liste zeigt nur Objekte mit einem Datenstand, der länger zurückliegt. Die Zahl steht in der Adresse, ein geteilter Link zeigt dieselbe Menge. Dieser Filter wirkt auch:

• in Sicht speichern: Der Filter wird mit der Sicht gespeichert und erscheint in deren Beschreibung als „Datenstand älter als … Tage“,
• im Export: Exportieren, Treffer mit den aktuellen Filtern enthält genau die gefilterte Menge.

Die Kachel Veraltet im Qualitätsbericht (Link Liste öffnen) öffnet diese Liste mit der Schwelle der Kennzahl. Die Schwelle ist das kleinste Höchstalter der eingeschalteten Aktualitätsregeln ohne Klassenbeschränkung, ohne solche Regel 180 Tage. Eine Regel, die noch ein Entwurf ist, zählt dabei nicht mit.

Gegenprobe: Erhöhen Sie die Zahl im Filter, zum Beispiel von 180 auf 365. Die Liste muss kürzer werden, denn je größer das Höchstalter, desto weniger Objekte gelten als veraltet. Bleibt sie leer, steht dort „Kein Objekt hat einen Datenstand älter als … Tage. Objekte ohne Datum zählen nicht als veraltet.“ Für ein anderes Höchstalter ändern Sie die Regel: Klicken Sie in der Regelliste auf Bearbeiten, tragen Sie unter Höchstalter des Datenstands (Tage) die neue Zahl ein und klicken Sie auf Speichern. Lief die Regel schon, fällt sie dabei zurück in den Entwurf, weil sich ändert, was sie prüft („Regel gespeichert. Sie ist jetzt ein Entwurf und im Lauf nicht geprüft: Prüfen Sie die Vorschau und schalten Sie sie wieder ein.“). Schalten Sie sie nach der Vorschau mit Einschalten wieder ein. Ändern Sie nur Name oder Beschreibung, läuft sie unverändert weiter. Die Prüfart selbst lässt sich nicht ändern.

Warum ein Filter neben der Regel? Die Regel eröffnet Klärfälle, der Filter beantwortet die Frage „wie viele wären es bei einer anderen Grenze?“ ohne Folgen.

Wenn etwas nicht klappt

• Regel anlegen ist grau. Bei Aktualität fehlt das Höchstalter, oder Schlüssel, Name oder Beschreibung sind leer.
• Die Regel eröffnet keine Klärfälle. Eine neue Regel ist ein Entwurf. Schalten Sie sie mit Einschalten ein (Schritt 2). Dasselbe gilt nach einer Änderung an einer laufenden Regel.
• „Die Frist muss eine ganze Zahl von 1 bis 3650 Tagen sein.“ Die Frist in Tagen der Regel (nicht das Höchstalter) ist außerhalb des Bereichs. In der Spalte Frist (Tage) der Regelliste nimmt das Feld nur Werte bis 365 an; für längere Fristen nutzen Sie Bearbeiten.
• „Die Regel wurde inzwischen geändert. Laden Sie die Seite neu und prüfen Sie die Vorschau erneut.“ Jemand hat die Regel zwischen Vorschau und Bestätigung geändert. Laden Sie neu und prüfen Sie die Vorschau noch einmal.
• „Für die Prüfart Aktualität ist ein Höchstalter in Tagen (ganze Zahl ab 1) erforderlich.“ Tragen Sie eine ganze Zahl ein.
• „Das Höchstalter darf höchstens 3650 Tage betragen.“ Wählen Sie eine kleinere Zahl.
• „Die Obergrenze neuer Klärfälle je Lauf muss eine ganze Zahl ab 1 sein.“ Tragen Sie eine ganze Zahl ein oder lassen Sie das Feld leer.
• „Der Filter "Datenstand älter als N Tage" erwartet eine ganze Zahl von 1 bis 3650.“ Korrigieren Sie die Zahl im Filter.
• Der Knopf Angaben bestätigen fehlt. Der Fall ist erledigt, gehört nicht zu einer Aktualitätsregel, oder Ihnen fehlt das Schreibrecht („Angaben bestätigt, wer pflegen darf.“).
• „Ein archiviertes Objekt lässt sich nicht bestätigen.“ Das Objekt ist archiviert.
• „Dieses Objekt gibt es nicht.“ Das Objekt wurde gelöscht. Laden Sie die Liste neu.
• „Die Angaben ließen sich nicht bestätigen.“ Versuchen Sie es erneut.
• Der Klärfall bleibt nach dem Bestätigen offen. Er schließt erst mit dem nächsten Prüflauf. Klicken Sie auf Jetzt prüfen.
• Ein Objekt fehlt in der Liste, obwohl es alt ist. Es hat keinen Datenstand. Solche Objekte zählen nicht als veraltet.