Server oder anderes System entsorgen: Nachweis zur Prüfung einreichen

Nicht nur Notebooks tragen Daten. Auch ein ausgemusterter Server, ein Speichersystem oder ein Netzgerät der Konfigurationsverwaltung wird erst entsorgt, wenn eine zweite Person den Lösch- oder Vernichtungsnachweis geprüft und freigegeben hat. Der Weg ist derselbe wie bei einem Gerät im IT-Asset-Management, nur dass Sie das System im Bestand öffnen.

Alle Felder des Dialogs und die wichtigsten Begriffe erklärt Gerät entsorgen: Lösch- oder Vernichtungsnachweis zur Prüfung einreichen.

Schritt 1: Das System im Bestand öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Konfigurationsverwaltung und darin Bestand. Klicken Sie auf das System. Oben rechts steht Entsorgen. Unter Angaben steht der Lebenszyklus, hier noch aktiv.

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Warum über Entsorgen und nicht über Bearbeiten? Unter Bearbeiten bietet die Auswahl Lebenszyklus kein „entsorgt“ an. Diesen Stand setzt nur die Freigabe des geprüften Nachweises. So gibt es keinen Weg an der Prüfung vorbei, auch nicht über eine Massenänderung oder eine Schnittstelle.

Beispiel: Julia Beispiel nimmt den Lagerserver srv-lager-db01 (lager-db01.beispiel.local) außer Dienst. Die Beispiel Recycling GmbH hat die Festplatten geschreddert.

Schritt 2: Entsorgen wählen und den Nachweis einreichen

Klicken Sie auf Entsorgen. Es öffnet sich der Dialog Entsorgung zur Prüfung einreichen. Tragen Sie Entsorgungsmethode, Norm bzw. Verfahren, bei Bedarf die Sicherheitsstufe, den Tag unter Gelöscht bzw. vernichtet am, Durchgeführt von und die Zertifikats- bzw. Protokollnummer ein. Laden Sie mit Dokument hochladen die Datei hoch und klicken Sie auf Zur Prüfung einreichen.

Ist für das System keine Seriennummer erfasst, steht unter Seriennummer laut Nachweis „Für dieses Objekt ist keine Seriennummer erfasst.“ Das Feld bleibt dann leer, ein Vergleich ist nicht möglich.

Warum dieselben Angaben wie beim Gerät? Die prüfende Person braucht für jedes Objekt dieselben Fakten: Verfahren, Ausführende, Datum und Nummer des Nachweises. Ohne Seriennummer prüft sie den Nachweis gegen Name, Rechnername oder Inventarnummer des Systems.

Beispiel: physische Vernichtung nach DIN 66399 / ISO/IEC 21964, Stufe H-5, am 30.09.2026 durch die Beispiel Recycling GmbH, Vernichtungsprotokoll VN-2026-0240 als Vernichtungsprotokoll-VN-2026-0240.pdf.

Schritt 3: Das Ergebnis am System ansehen

Unter Angaben steht der Lebenszyklus jetzt auf außer Betrieb. Rechts oben erscheint der Kasten Entsorgungsnachweis mit In Prüfung, allen Angaben, der Datei mit ihrer SHA-256-Prüfsumme und dem Hinweis „Sie haben diesen Nachweis eingereicht. Prüfen und freigeben muss ihn eine andere Person.“ Sie selbst sehen nur Zurückziehen. Entsorgen ist verschwunden, bis die Prüfung entschieden ist.

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Warum ist der Lebenszyklus jetzt gesperrt? Während der Prüfung bleibt er unverändert. Unter Bearbeiten ist die Auswahl gesperrt, darunter steht „Solange der Entsorgungsnachweis geprüft wird, bleibt der Lebenszyklus unverändert.“ Sonst könnte das System zwischendurch wieder in Betrieb gehen, und die spätere Freigabe entsorgte ein System im Einsatz.

Beispiel: Tobias Beispiel sieht den Nachweis für srv-lager-db01 in der Glocke und unter Nachweise, Reiter Entsorgung.

Wenn etwas nicht klappt

• Es gibt keinen Knopf Entsorgen. Ihnen fehlt das Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten, es liegt schon ein Nachweis zur Prüfung vor, das System ist bereits entsorgt, oder der Bereich Angaben ist gerade im Bearbeiten-Modus. Schließen Sie ihn mit Abbrechen.
• In der Auswahl Lebenszyklus fehlt „entsorgt“, daneben steht „„Entsorgt“ setzt die Freigabe des geprüften Nachweises - nutzen Sie „Entsorgen“.“ Das ist beabsichtigt. Reichen Sie den Nachweis über Entsorgen ein.
• „Entsorgt wird ein Objekt erst, wenn eine zweite Person den Lösch- oder Vernichtungsnachweis geprüft und freigegeben hat. Reichen Sie den Nachweis über „Entsorgen" zur Prüfung ein.“ Jemand wollte „entsorgt“ auf einem anderen Weg setzen, etwa per Massenänderung oder Schnittstelle.
• „Für dieses Objekt liegt bereits ein Nachweis zur Prüfung vor. Warten Sie die Entscheidung ab oder ziehen Sie ihn zurück.“ Je System ist nur eine offene Prüfung möglich.