Klärfälle erledigen und erneut öffnen: Risiko akzeptieren, Fehlalarm, Wiedervorlage

Ein Klärfall der Qualität verschwindet nicht durch Wegklicken. Er schließt sich, wenn der Prüflauf den Mangel nicht mehr findet, oder wenn jemand ausdrücklich entscheidet, ihn hinzunehmen. Erledigte Fälle bleiben mit Grund, Person und Datum sichtbar und lassen sich erneut öffnen. Diese Anleitung gilt für den Reiter Qualität. Die Klärfälle der Inventur haben eigene Zustände, siehe Inventur-Klärfälle klären.

Die wichtigsten Begriffe

• Offen sind die Zustände offen, zugewiesen und in Arbeit.
• behoben: Der Prüflauf findet den Mangel nicht mehr und hat den Fall geschlossen („Beim Prüflauf nicht mehr auffällig.“). Das geschieht ohne Zutun einer Person.
• Risiko akzeptiert: Eine Person hat entschieden, den Mangel hinzunehmen, mit Begründung und, wenn gewünscht, mit Wiedervorlage.
• Fehlalarm: Eine Person hat entschieden, dass der Befund keiner ist, mit Begründung. Das hilft, die Regel zu verbessern.
• Wiedervorlage: Ein Datum, an dem ein akzeptiertes Risiko neu bewertet wird.

Schritt 1: Erledigte Fälle anzeigen

Öffnen Sie Konfigurationsverwaltung, Klärfälle, Reiter Qualität. Der Filter Zustand bietet:

• Offen und in Arbeit (Standard),
• Erledigt (alle drei Endzustände zusammen),
• Risiko akzeptiert,
• Fehlalarm,
• behoben,
• Alle.

Sobald der Filter etwas anderes als Offen und in Arbeit zeigt, erscheinen in der Liste drei Spalten: Erledigt am, Entschieden von und Wiedervorlage am. Wie jede Spalte lassen sie sich über die Spaltenauswahl ausblenden. Bei Entschieden von steht der Name der Person, beim Prüflauf Prüflauf. In der aufgeklappten Zeile steht außerdem „Erledigt am 03.10.2026 durch Julia Beispiel“, bei Wiedervorlage „Wiedervorlage am 01.01.2027“ und die Begründung.

Die Wahl steht in der Adresse der Seite. Ein Link mit Zustand Alle zeigt anderen dasselbe.

Warum? Erledigt heißt nicht vergessen. Eine Prüferin fragt zuerst, was entschieden und warum.

Beispiel: Tobias Beispiel wählt Risiko akzeptiert und sieht, welche Fälle Julia Beispiel hingenommen hat, mit Datum, Begründung und Wiedervorlage.

Schritt 2: Ein Risiko akzeptieren

In der aufgeklappten Zeile eines offenen Falls stehen Risiko akzeptieren und Fehlalarm als gleichgeordnete Schaltflächen nebeneinander, zusammengefasst unter „Entscheidung über den Klärfall“. Keine von beiden ist die Hauptaktion: Sie entscheiden, ob Sie den Befund bewusst hinnehmen oder ob er nicht berechtigt ist. Die Kurzerklärungen dazu lauten:

• Risiko akzeptieren: Sie nehmen den Befund bewusst hin. Eine Begründung ist nötig. Wahlweise legen Sie eine Wiedervorlage fest: Besteht der Befund dann noch, öffnet der Prüflauf den Fall wieder. Ändert sich der Befund, öffnet er ihn ebenfalls wieder.
• Fehlalarm: Der Befund ist nicht berechtigt. Eine Begründung ist nötig. Der Fall gilt als entschieden, und der Prüflauf öffnet ihn nur wieder, wenn sich der Befund ändert.

Klappen Sie die Zeile eines offenen Falls über den Pfeil (Klärfall bearbeiten) auf und klicken Sie auf Risiko akzeptieren. Beantworten Sie „Warum nehmen Sie das hin? Der Satz steht später im Nachweis.“ im Feld Begründung. Speichern wird erst aktiv, wenn die Begründung mindestens 5 Zeichen hat. Bei Wiedervorlage wählen Sie:

• keine
• nach 30 Tagen
• nach 90 Tagen (vorbelegt)
• nach 180 Tagen

Klicken Sie auf Speichern. Der Fall verschwindet aus Offen und in Arbeit und steht unter Risiko akzeptiert. Ihr Name, das Datum und die Begründung stehen am Fall und im Änderungsverlauf des Systems (siehe Änderungsverlauf eines Systems lesen).

Was passiert nach Ablauf der Wiedervorlage? Beim nächsten Prüflauf prüft knooing: Ist das Datum erreicht und besteht der Befund weiter, öffnet der Lauf den Fall wieder. Er steht dann auf offen mit dem Hinweis „Wiedervorlage fällig: Die Frist des akzeptierten Risikos ist abgelaufen und der Befund besteht weiter. Bitte neu entscheiden.“ Erledigt-Angaben, Wiedervorlage, Eskalation und Erinnerung beginnen von vorn. Der Lauf schließt einen Fall mit akzeptiertem Risiko nie von selbst. Bei keine gibt es kein solches Datum.

Warum? Hinnehmen soll eine Entscheidung auf Zeit sein. Ein Risiko, das heute vertretbar ist, kann es in einem halben Jahr nicht mehr sein.

Beispiel: Erp-Server 01 hat keine Beschreibung, bis das System im nächsten Quartal ersetzt wird. Julia Beispiel akzeptiert das Risiko mit der Begründung „Wird im Q1 abgelöst, bis dahin keine Pflege.“ und wählt nach 90 Tagen.

Schritt 3: Einen Fehlalarm melden

Klicken Sie in der aufgeklappten Zeile auf Fehlalarm. Beantworten Sie „Warum ist das kein Befund? Nur so lässt sich die Regel verbessern.“ und klicken Sie auf Speichern. Auch hier sind mindestens 5 Zeichen nötig. Eine Wiedervorlage gibt es beim Fehlalarm nicht.

Warum? Ein Fehlalarm ist kein Mangel in den Daten, sondern in der Regel. Mit der Begründung kann jemand die Regel anpassen, statt dass dieselbe Meldung immer wiederkommt.

Gilt eine Entscheidung für immer?

Nein. Eine Entscheidung gilt nur für den Inhalt des Befunds, der damals vorlag. Findet der Prüflauf später bei einem Fall mit Risiko akzeptiert oder Fehlalarm einen anderen Befund, zum Beispiel fehlt jetzt zusätzlich eine zweite Pflichtangabe, öffnet er den Fall wieder: „Erneut aufgetreten - der Befundinhalt hat sich gegenüber der früheren Entscheidung geändert.“ Ein einmaliges Häkchen soll nicht jede künftige Verschlechterung abdecken.

Ebenso öffnet der Lauf einen Fall mit behoben wieder, wenn der Mangel zurückkehrt.

Zwei Besonderheiten:

• Bei der Regel Quellkonflikt steht im Befund kein Zeitpunkt. Ein täglicher Eingang derselben Werte öffnet den Fall deshalb nicht neu. Ändern sich Werte oder Gewinner, geschieht es.
• Für die Regel Kritisches System ohne belegte Überwachung oder Protokollierung gibt es kein unbefristetes Hinnehmen. Dort öffnet der Lauf einen Fall mit Risiko akzeptiert oder Fehlalarm wieder, solange die Lücke besteht. Sie halten dort nur mit einer befristeten, begründeten Ausnahme an der Kontrolle selbst fest.

Schritt 4: Einen erledigten Fall erneut öffnen

Stellen Sie Zustand so ein, dass der Fall erscheint, und klappen Sie die Zeile auf. An erledigten Fällen steht nur ein Knopf: Erneut öffnen. Es öffnet sich Klärfall erneut öffnen mit der Frage „Warum öffnen Sie den Fall erneut? Der Satz steht im Verlauf des Objekts.“. Tragen Sie bei Begründung mindestens 5 Zeichen ein („Mindestens 5 Zeichen.“) und klicken Sie auf Erneut öffnen.

Der Fall steht danach wieder auf offen, hat er eine zuständige Person, auf zugewiesen. Erledigt-Angaben, Wiedervorlage, Eskalation und Erinnerung sind zurückgesetzt. Ihre Begründung ersetzt die bisherige Begründung am Fall; die frühere Entscheidung steht weiter im Änderungsverlauf des Systems.

Warum? Wenn sich etwas ändert, soll niemand den Fall neu anlegen müssen. Der Weg über das Erneut-Öffnen hält die Geschichte zusammen.

Beispiel: Das System Erp-Server 01 wurde doch nicht ersetzt. Tobias Beispiel öffnet den Fall mit der Begründung „Ablösung auf unbestimmte Zeit verschoben.“ erneut.

Warum an erledigten Fällen keine Knöpfe stehen

Ein erledigter Fall lässt sich nicht weiter bearbeiten: Es gibt kein Zuweisen, kein Vorgang anlegen, keine zweite Entscheidung. Nur Erneut öffnen ist möglich. Das verhindert, dass eine Entscheidung stillschweigend umgeschrieben wird. Wer sie ändern will, öffnet den Fall mit Begründung und entscheidet neu; beides steht im Verlauf.

Dasselbe gilt für Aufrufe über die Schnittstelle. Eine zweite Entscheidung, eine Zuweisung oder eine Änderung an einem erledigten Fall wird mit der Meldung 409 abgewiesen: „Der Fall ist bereits erledigt. Öffnen Sie ihn erneut, wenn sich etwas geändert hat.“

Schritt 5: Nach Regeln filtern

Der Filter Regel zeigt nicht den Katalog, sondern die Regeln Ihres Mandanten, jeweils mit Fallzahl, zum Beispiel Pflichtangabe fehlt (12). Die Zahl richtet sich nach den anderen Filtern: Wählen Sie Zustand Risiko akzeptiert, steht hinter jeder Regel die Zahl der Fälle mit akzeptiertem Risiko. Regeln mit Fällen stehen oben, die größte Zahl zuerst. Regeln ohne Fälle stehen am Ende, deaktivierte nur, wenn sie Fälle haben. Eigene Regeln erscheinen mit ihrem Namen.

Warum? Für die Revision zählt oft eine Regel. Wer alle hingenommenen Risiken einer Regel sehen will, filtert zuerst nach dem Zustand und dann nach der Regel.

Wenn etwas nicht klappt

• „Ein akzeptiertes Risiko braucht eine Begründung - wer es hinnimmt, muss sagen warum.“ Die Begründung fehlt oder hat weniger als 5 Zeichen. In der Oberfläche bleibt Speichern dann grau.
• „Ein Fehlalarm braucht eine Begründung, sonst lässt sich die Regel nicht verbessern.“ Dasselbe beim Fehlalarm.
• „Zum erneuten Öffnen ist eine Begründung nötig (mindestens 5 Zeichen).“ Ergänzen Sie die Begründung.
• „Der Fall ist bereits erledigt. Öffnen Sie ihn erneut, wenn sich etwas geändert hat.“ Sie wollten einen erledigten Fall ändern. Öffnen Sie ihn zuerst erneut.
• „Der Fall wurde inzwischen von jemand anderem geändert. Bitte laden Sie die Liste neu und prüfen Sie den aktuellen Stand.“ Zwei Personen haben gleichzeitig entschieden. Laden Sie die Seite neu und lesen Sie, was die andere Person entschieden hat.
• „Die Wiedervorlage kann keine, 30, 90 oder 180 Tage betragen.“ Nur bei Aufrufen über die Schnittstelle: Andere Werte sind nicht zulässig.
• Ein erledigter Fall ist wieder offen. Entweder war die Wiedervorlage fällig und der Befund besteht weiter, oder der Befund hat sich geändert. Die Begründung am Fall nennt den Anlass.
• Die Spalten Erledigt am, Entschieden von oder Wiedervorlage am fehlen. Sie erscheinen nur, wenn Zustand nicht Offen und in Arbeit ist, und lassen sich über die Spaltenauswahl ausblenden.