Antwort der Quelle erfassen: annehmen, ablehnen, bestätigen oder verfallen lassen

Eine Korrektur ist erst dann erledigt, wenn die Quelle geantwortet hat und der richtige Wert wieder von ihr kommt. Die Quelle antwortet nicht in knooing, sondern per Mail, Ticket oder Telefon. Deshalb erfassen Sie die Antwort: knooing hält Zeitpunkt, Person und Notiz fest und führt die Meldung durch die Zustände, bis sie abgeschlossen ist.

Wie eine Korrektur entsteht und die Quelle erreicht, steht in Korrektur an die Quelle zurückmelden.

Die Zustände einer Meldung

Eine Meldung durchläuft diese Zustände. Der Zustand steht als Marke vorn bei jeder Meldung:

1. gemeldet: die Korrektur ist angelegt, die Quelle ist noch nicht informiert.
2. an Quelle gemeldet: die Quelle ist informiert, automatisch zugestellt oder von Ihnen vermerkt. Ab hier läuft die Antwortfrist, wenn die Quelle eine hat.
3. von Quelle angenommen: die Quelle hat zugesagt, die Korrektur umzusetzen.
4. bestätigt: eine neue Lieferung belegt, dass der Wert jetzt stimmt. Abgeschlossen.
5. abgelehnt: die Quelle hat die Korrektur abgelehnt. Abgeschlossen.
6. verfallen: die Frist ist ohne Antwort verstrichen. Abgeschlossen.

Aus an Quelle gemeldet geht es zu von Quelle angenommen, abgelehnt oder verfallen. Aus von Quelle angenommen geht es zu abgelehnt oder verfallen. Der Zustand bestätigt entsteht nur durch die Prüfung in Schritt 3, nie durch einen Klick auf einen Zustand. Abgeschlossene Meldungen bleiben unverändert lesbar.

Warum Zustände? Sie sehen auf einen Blick, wo es hakt: Was bei gemeldet steht, hat die Quelle nie erreicht, was bei an Quelle gemeldet steht, wartet auf eine Antwort.

Schritt 1: Die Meldung finden

Öffnen Sie Konfigurationsverwaltung, darin Klärfälle, und wählen Sie den Reiter Korrekturen. Voreingestellt zeigt die Liste die offenen Meldungen (gemeldet, an Quelle gemeldet und von Quelle angenommen). Mit Zustand und Quelle grenzen Sie ein. Eine überfällige Meldung trägt in Rot fällig seit mit Datum, und bei einem Ticket steht die Zeile „Ticket beim Lieferanten: …“.

Schritt 2: Die Antwort erfassen

Wie die Quelle geantwortet hat, entscheidet den Knopf:

• Die Quelle setzt um: Klicken Sie auf Antwort erfassen: angenommen. Es erscheint das Feld Notiz zur Antwort der Quelle (optional), zum Beispiel „Zugesagt für die Lieferung am 15.10.“ Klicken Sie auf Antwort speichern. Die Meldung steht dann auf von Quelle angenommen mit der Zeile „Antwort der Quelle erfasst am …: angenommen.“ und Ihrer Notiz. Diesen Knopf gibt es nur im Zustand an Quelle gemeldet.
• Die Quelle lehnt ab: Klicken Sie auf Ablehnen. Es erscheint das Feld Antwort der Quelle: Warum wird die Korrektur abgelehnt? mit dem Platzhalter „Begründung der Quelle“. Tragen Sie die Begründung ein, mindestens 5 Zeichen, und klicken Sie auf Ablehnung speichern. Die Meldung ist abgelehnt und zeigt „Antwort der Quelle: …“.

Eine Ablehnung ändert den Wert in knooing nicht. Halten Sie den Wert für richtig, übersteuern Sie ihn selbst, wie in Wert übersteuern mit Begründung.

Warum die Begründung der Quelle? Eine abgelehnte Korrektur ist eine Aussage der Quelle. Wer später fragt, warum der Wert nicht geändert wurde, findet die Antwort dort, wo die Korrektur steht.

Beispiel: Der Lieferant von „Inventar Beispiel“ antwortet per Mail, er habe die Seriennummer von „Erp-Server 01“ geprüft und übernehme die Korrektur im nächsten Lauf. Julia Beispiel klickt auf Antwort erfassen: angenommen und notiert „Mail vom 08.10., Übernahme im nächsten Lauf“.

Schritt 3: Die Bestätigung prüfen

Nach der nächsten Lieferung der Quelle klicken Sie bei der Meldung auf Bestätigung prüfen. Den Knopf gibt es bei an Quelle gemeldet und von Quelle angenommen. knooing bestätigt nur, wenn zwei Dinge zutreffen:

1. Die Zielquelle hat nach der Meldung für genau dieses Attribut einen Wert geliefert.
2. Dieser gelieferte Wert ist der gemeldete neue Wert.

Maßgeblich ist also, was die Quelle geliefert hat, nicht, was in knooing steht. Der Wert in knooing zählt nicht: Er kann auch durch eine Übersteuerung („Den Wert hier sofort übernehmen“) oder eine Handänderung entstanden sein, ohne dass die Quelle etwas getan hat. Deshalb belegt der neue Wert in knooing allein nie eine Bestätigung. Damit die Prüfung auch dann funktioniert, wenn der Wert in knooing übersteuert oder von Hand gepflegt ist, hält knooing bei jeder Lieferung der Quelle fest, welchen Wert sie für das Attribut geliefert hat, auch bei unverändertem Wert (solange eine offene Korrektur dazu besteht).

Beim Vergleich zählt der Inhalt, nicht die Schreibweise: Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen am Rand, „12“ und „12,0“, „Ja“ und „true“ oder ein Datum mit und ohne Uhrzeit gelten als derselbe Wert. Beim Stammfeld Standort zählen der Standortname und die Kennung des Standorts als derselbe Wert, wenn der Name eindeutig ist.

Stimmt beides, steht die Meldung auf bestätigt, und es erscheint „Bestätigt: Eine Lieferung der Quelle nach der Meldung enthält den gemeldeten Wert.“ Sonst bleibt der Zustand, und Sie lesen den Grund:

• „Die Quelle hat seit der Meldung keinen Wert für dieses Attribut geliefert.“
• „Die Quelle liefert noch den alten Wert.“
• „Die Quelle liefert einen anderen Wert als den gemeldeten.“
• „Die Quelle hat die Korrektur noch nicht bestätigt.“
• „Noch nicht bestätigt.“ (ohne näheren Grund)

Wenn Sie die Werte selbst nicht sehen dürfen. Ist das Attribut einer Feldgruppe zugeordnet, die Ihre Rolle verdeckt oder maskiert, steht bei der Meldung „Die Werte sind für Ihre Rolle verdeckt.“ beziehungsweise „Die Werte sind für Ihre Rolle teilweise verdeckt.“ Dann nennt die Prüfung nur zwei Ergebnisse: „Die Quelle hat seit der Meldung keinen Wert für dieses Attribut geliefert.“ oder „Die Quelle hat die Korrektur noch nicht bestätigt.“ Das zweite Ergebnis erscheint auch dann, wenn die Quelle den gemeldeten Wert tatsächlich geliefert hat: Die Meldung wird für Sie nicht auf bestätigt gesetzt. Andernfalls ließe sich durch Ausprobieren erraten, welchen Wert die Quelle liefert. Die Gründe „liefert noch den alten Wert“ und „liefert einen anderen Wert“ fehlen aus demselben Grund. Die Bestätigung nimmt eine Person vor, die den Wert im Klartext sehen darf.

Die Prüfung ist unabhängig von der Antwort der Quelle: Auch ohne erfasste Antwort kann eine Meldung bestätigt werden. Sie ist auch unabhängig vom Wert in knooing: Haben Sie den Wert bei der Meldung übersteuert, genügt der übersteuerte Wert nicht als Beleg, die Quelle muss ihn selbst geliefert haben. Wer wissen will, welche Quelle zuletzt was geliefert hat, liest die Herkunft des Wertes, siehe Herkunft eines Wertes lesen.

Klicken zwei Personen (oder zwei Fenster) gleichzeitig, gewinnt die erste. Die zweite sieht „Der Zustand dieser Korrektur hat sich inzwischen geändert (zum Beispiel in einem anderen Fenster). Bitte laden Sie die Liste neu.“

Warum eine Prüfung statt eines Häkchens? „Die Quelle hat es zugesagt“ ist ein Versprechen, „die Quelle hat den Wert geliefert“ ein Befund. Nur der zweite zählt als Nachweis. Und weil nur die Lieferung der Quelle zählt, lässt sich eine Korrektur nicht dadurch „bestätigen“, dass jemand den Wert in knooing von Hand angleicht.

Beispiel: Julia Beispiel hat die Seriennummer von „Erp-Server 01“ übersteuert, damit sie sofort stimmt. Nach der nächsten Lieferung von „Inventar Beispiel“ klickt sie auf Bestätigung prüfen und liest „Die Quelle liefert noch den alten Wert.“ Die Übersteuerung allein hätte nicht bestätigt.

Schritt 4: Eine Meldung ohne Antwort als verfallen markieren

Hat die Quelle bis zum Ende der Antwortfrist nicht geantwortet, steht bei der Meldung fällig seit mit dem Datum, und es erscheint der Knopf Als verfallen markieren. Er fehlt, solange die Frist läuft oder die Quelle keine Frist hat. Es öffnet sich die Frage Korrektur als verfallen markieren? mit dem Text „Die Frist ist verstrichen, ohne dass „Inventar Beispiel“ geantwortet hat. Die Korrektur gilt danach als verfallen und lässt sich nicht mehr bearbeiten.“ Bestätigen Sie mit Als verfallen markieren, oder brechen Sie mit Abbrechen ab.

Überfällige Meldungen kann knooing auf Wunsch täglich hervorheben und die Verantwortlichen benachrichtigen, siehe Korrekturen automatisch eskalieren.

Warum erst nach Fristablauf? Eine Meldung, die vorschnell als verfallen gilt, verschwindet aus der Liste der offenen Aufgaben, obwohl die Quelle noch antworten darf.

Jeder Schritt dieses Artikels steht mit Person und Zeitpunkt im Journal des Systems.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Knopf Ablehnen bleibt grau. Die Begründung hat weniger als 5 Zeichen. Der Server meldet sonst „Eine Ablehnung braucht eine Antwort der Quelle mit mindestens 5 Zeichen.“
• Der Knopf Als verfallen markieren fehlt. Die Frist ist noch nicht verstrichen, oder die Quelle hat keine Antwortfrist. Der Server meldet sonst „Diese Korrektur hat noch keine verstrichene Frist - „verfallen" lässt sich erst danach setzen.“
• „Von „an Quelle gemeldet" aus erlaubt sind: von Quelle angenommen, abgelehnt, verfallen.“ Der gewünschte Zustand folgt nicht auf den aktuellen. Die Meldung wurde inzwischen von jemand anderem weitergeführt. Laden Sie die Seite neu.
• „… ist abgeschlossen - kein weiterer Übergang möglich.“ bestätigt, abgelehnt und verfallen lassen sich nicht mehr ändern. Melden Sie den Wert bei Bedarf neu.
• „Eine Bestätigung lässt sich nur für eine an die Quelle gemeldete Korrektur prüfen. Aktueller Zustand: …“ Die Quelle ist noch nicht informiert, oder die Meldung ist abgeschlossen.
• „Der Zustand dieser Korrektur hat sich inzwischen geändert (zum Beispiel in einem anderen Fenster). Bitte laden Sie die Liste neu.“ Jemand hat die Meldung gleichzeitig weitergeführt, oder Sie haben doppelt geklickt. Laden Sie die Liste neu und lesen Sie den Zustand.
• Die Prüfung sagt „Die Quelle hat seit der Meldung keinen Wert für dieses Attribut geliefert.“ Es gab nach der Meldung noch keine Lieferung der Quelle für dieses Attribut. Warten Sie die nächste Lieferung ab. Ein Wert, den Sie in knooing übersteuert haben, ändert daran nichts.
• Es gibt keine Knöpfe bei den Meldungen. Ihre Rolle darf die Konfigurationsverwaltung nur ansehen. Der Server meldet „Zum Ändern fehlt die Berechtigung.“
• Der Schritt ist fehlgeschlagen. Es erscheint „Der Schritt ist fehlgeschlagen.“ oder die Meldung des Servers. Laden Sie die Liste neu und prüfen Sie den Zustand.