Budget für Ersatzbeschaffungen auswerten: Summen je Jahr und Währung, Lücken erkennen

Notebooks, Server und Speichersysteme müssen irgendwann ersetzt werden: wenn die Garantie endet, wenn der Hersteller das Produkt nicht mehr betreut oder wenn die geplante Nutzungsdauer vorbei ist. Für die Budgetplanung zählt dann eine Frage: Wie viel Geld brauchen wir in welchem Jahr? Die Antwort steht auf der Seite Bestand im Reiter Refresh-Planung. „Refresh“ heißt hier Erneuerung: Der Reiter plant, wann Geräte ersetzt werden und was das kostet.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Summen je Jahr und Währung lesen und woran Sie erkennen, dass für ein Jahr noch Angaben fehlen. Sie sehen auch, welche Geräte hinter einer Summe stehen. Danach kennen Sie den Betrag je Jahr und Währung und wissen, welche Jahre noch unvollständig sind.

Die wichtigsten Begriffe

• Objekt: ein Eintrag im Bestand. Notebooks und andere Endgeräte sowie Mobilgeräte heißen in knooing Geräte. Server, Speichersysteme, Netzgeräte und alles andere heißen Systeme.
• Klasse: die Art eines Objekts, etwa Endgerät oder Server. In der App heißt sie auch CI-Klasse. CI steht für Configuration Item, also einen Eintrag im Bestand.
• Asset-Klasse: eine Klasse für Objekte, die Geld kosten und ersetzt werden. Voreingestellt sind Endgerät, Mobilgerät, Server, Speichersystem und Netzgerät. Bei Objekten anderer Klassen steht in der Refresh-Planung statt eines Betrags ein „-“. Jedes Objekt einer Asset-Klasse braucht einen Termin und eine Kostenschätzung. Fehlt eins davon, ist das Budget unvollständig.
• Fälligkeit: der Tag, an dem ein Objekt ersetzt werden sollte. In der App heißt die Spalte Fällig am. Es ist der früheste dieser Termine: Garantieende, Produktlebensende (ab dann betreut der Hersteller das Produkt nicht mehr), Ende der Nutzungsdauer und geplanter Ersatz. Das Ende der Nutzungsdauer ist das Anschaffungsdatum plus die Nutzungsdauer in Monaten. Im Hinweistext des Reiters heißt das Anschaffungsdatum „Kaufdatum“.
• Budgetjahr: das Jahr, in dem das Geld gebraucht wird. Ist ein Ersatz geplant, ist es das Jahr dieses Plans, sonst das Jahr der Fälligkeit.
• Überfällig: Objekte, deren Budgetjahr vor dem laufenden Jahr liegt. Was im laufenden Jahr schon fällig war, steht in der Zeile des laufenden Jahres.
• Kostenschätzung: der geschätzte Preis für den Ersatz eines Objekts, mit Währung. In der App heißt das Feld Ersatzbeschaffung, geschätzt.
• Mindestbetrag: Fehlt in einem Jahr eine Kostenschätzung, ist die Summe zu niedrig. Sie steht dann als „mind. …“, etwa „mind. 2.300,50 EUR“: Mindestens so viel wird gebraucht. Ein fehlender Betrag hat auch keine Währung. Deshalb steht „mind.“ vor jeder Währung dieser Zeile.
• Nicht eingeplant: ein Objekt einer Asset-Klasse ganz ohne Termin. Es hat kein Budgetjahr und fehlt in jeder Summe.
• geplant: Das Wort hat in der App drei Bedeutungen. Der Lebenszyklus „geplant“ heißt bestellt, aber noch nicht geliefert. „(geplant)“ hinter einem Budgetjahr heißt, ein geplanter Ersatz bestimmt das Jahr. Planen ist der Knopf, mit dem Sie Kostenschätzung und geplanten Ersatz eintragen.

Schritt 1: Die Refresh-Planung öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Konfigurationsverwaltung und darin Bestand. Der Bereich steht in Großbuchstaben, der Name ist oft abgekürzt („KONFIGURATIONSVERWAL…“). Im Bild steht er direkt unter IT-ASSET-MANAGEMENT. Wählen Sie oben den Reiter Refresh-Planung (1). Er steht rechts in der Reiterleiste, direkt nach Sollwerte. Sehen Sie ihn nicht, klicken Sie am rechten Ende der Reiterleiste auf den Pfeil. Danach steht oben der Kasten Budget für Ersatzbeschaffungen (2). Darüber steht, wann die Zahlen berechnet wurden, etwa „Stand: 2.10.2026, 11:42:57“.

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Unter dem Budget steht die Filterzeile Objekte im Budgetjahr, siehe Schritt 3. Darunter folgt für jede Klasse ein Kasten, im Bild zuerst Cluster. Oben im Kasten stehen die Spalten Standort, Physischer Bestand, Betrieblicher Bestand, Ziel und Einstufung. Sie zeigen, ob genug Geräte da sind, siehe Bestandsziele festlegen und Unterbestand erkennen. Für das Budget brauchen Sie sie nicht. Darunter stehen die eingeplanten Objekte der Klasse. Cluster hat im Beispiel keine Objekte, deshalb fehlt dort die Liste.

Warum im Bestand? Die Summen kommen aus denselben Angaben, die Sie an den Geräten und Systemen pflegen. Ändern Sie einen Termin oder eine Kostenschätzung, ändert sich das Budget mit.

Beispiel: Julia Beispiel leitet die IT der Beispiel GmbH und bereitet das Budget für 2027 vor. Sie öffnet die Refresh-Planung.

Schritt 2: Die Summen je Budgetjahr und Währung lesen

Die Tabelle im Kasten Budget für Ersatzbeschaffungen hat eine Zeile je Budgetjahr. Zuerst steht Überfällig, dann das laufende Jahr und jedes weitere Jahr, in dem mindestens ein Objekt eingeplant ist. Zuletzt steht Gesamt. Lesen Sie je Zeile:

• Objekte: wie viele Geräte und Systeme in diesem Jahr ersetzt werden.
• Betrag: die Summe der Kostenschätzungen, je Währung eine eigene Zeile. Beträge in EUR, CHF und USD werden nie zusammengezählt und nie umgerechnet.
• Datenlage (1): wie verlässlich der Betrag ist.
  • „vollständig“: Jedes Objekt des Jahres hat eine Kostenschätzung.
  • „1 ohne Kostenschätzung“: Bei einem Objekt fehlt der Betrag. Die Summe ist ein Mindestbetrag.
  • „1 mit unbrauchbarer Schätzung“: Der gespeicherte Wert ist negativ oder hat keine gültige Währung. Er zählt nicht, die Summe ist ebenfalls ein Mindestbetrag. Korrigieren Sie den Wert über Planen.

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Fehlen irgendwo Angaben, steht über der Budgettabelle der gelbe Hinweis „Die Summen sind unvollständig.“. Er nennt zwei Zahlen: wie viele eingeplante Objekte keine verwendbare Kostenschätzung haben und wie viele Objekte aus Asset-Klassen keinen Termin haben. Ein Klick auf Objekte ohne Kostenschätzung anzeigen im Hinweis setzt unten das Häkchen nur ohne verwendbare Kostenschätzung. Die Kästen zeigen dann nur diese Objekte. Objekte ohne Termin nennt der gelbe Kasten ihrer Klasse. Ist alles erfasst, steht über der Budgettabelle „Vollständig: Jedes eingeplante Objekt hat eine Kostenschätzung, und jedes Objekt einer Asset-Klasse hat einen Fälligkeitstermin.“

Zwei Sonderfälle beim Betrag:

• „keine Schätzung“: Kein Objekt des Jahres hat eine Kostenschätzung. knooing schreibt dann nie 0, weil 0 wie ein fertiges Budget aussähe.
• „keine Schätzung nötig“: Zertifikate und andere Objekte ohne Asset-Klasse haben oft einen Termin, etwa ein Ablaufdatum als Produktlebensende. Sie zählen in der Spalte Objekte mit, werden aber nicht budgetiert. Stehen in einem Jahr nur solche Objekte, steht beim Betrag „keine Schätzung nötig“.

In den Summen zählen Objekte mit dem Lebenszyklus „geplant“, „aktiv“ oder „in Wartung“. Objekte mit „außer Betrieb“ (im Hinweistext „stillgelegt“) oder „entsorgt“ zählen nicht, denn sie braucht niemand zu ersetzen. Geräte, die Sie zusätzlich kaufen, weil zu wenige da sind (Unterbestand), sind nicht enthalten. Führen Sie diese Käufe außerhalb der Refresh-Planung, etwa in Ihrer Budgetplanung.

Was Sie mit den Zahlen tun:

• vollständig: Den Betrag können Sie so ins Budget übernehmen.
• „mind. …“ oder „keine Schätzung“: Ergänzen Sie die fehlenden Kostenschätzungen, bevor Sie den Betrag melden, siehe Ersatz planen und fehlende Angaben ergänzen, Schritt 1 und 2.
• Objekte ohne Termin, die der gelbe Hinweis nennt: Sie fehlen in jedem Jahr. Planen Sie sie ein, siehe dort Schritt 4.
• Überfällig: Diese Objekte hätten schon ersetzt werden sollen. Legen Sie für jedes ein Datum bei Geplanter Ersatz fest, etwa im laufenden Jahr, siehe dort Schritt 3. Ist ein Gerät längst ersetzt, steht aber noch auf „aktiv“, setzen Sie seinen Lebenszyklus auf „außer Betrieb“ oder „entsorgt“.

Warum je Währung? Wer an Standorten in mehreren Ländern einkauft, zahlt in mehreren Währungen. Ein umgerechneter Gesamtbetrag hinge vom Kurs ab und wäre morgen schon falsch. Brauchen Sie eine Summe in einer Währung, rechnen Sie mit dem Kurs Ihrer Finanzabteilung selbst um. Eine Umrechnung oder einen Export bietet die Refresh-Planung nicht. Übertragen Sie die Beträge je Währung von Hand.

Beispiel: Julia Beispiel liest für 2027 „mind. 2.300,50 EUR“ und „1 ohne Kostenschätzung“. Für 2026 stehen 15.000,00 EUR, „vollständig“. Die überfälligen Objekte brauchen mindestens 6.500,00 EUR und 8.000,00 CHF.

Schritt 3: Die Objekte eines Budgetjahres anzeigen

Klicken Sie in der Zeile des Jahres rechts auf Objekte anzeigen (1). Danach ist die Zeile grau hinterlegt, und unter der Tabelle steht bei Objekte im Budgetjahr das gewählte Jahr (2). Darunter steht „Die Objektlisten sind gefiltert. Die Budgetsummen gelten immer für alle Objekte.“

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In den Kästen der Klassen stehen nun nur noch die Objekte dieses Jahres. Ohne Filter heißt die Überschrift der Liste etwa „Eingeplante Objekte (3)“, mit Filter etwa „Eingeplante Objekte: 1 von 3“. Dann zeigt der Filter 1 Objekt, und die Klasse hat insgesamt 3 eingeplant. Klassen ohne passendes Objekt sind ausgeblendet. Ist ein Jahr gewählt, fehlt auch der gelbe Kasten für Objekte ohne Termin.

Dasselbe erreichen Sie über das Auswahlfeld Objekte im Budgetjahr. Es bietet die Einträge „alle Jahre“, „überfällig (vor 2026)“ und jedes Jahr, in dem Objekte stehen. Möchten Sie nur die Objekte sehen, bei denen die Schätzung fehlt oder unbrauchbar ist, setzen Sie daneben das Häkchen nur ohne verwendbare Kostenschätzung.

Warum einzeln? Eine Summe allein lässt sich nicht prüfen. Mit den Objekten eines Jahres sehen Sie, welches Gerät welchen Betrag beiträgt und wo eine Schätzung fehlt.

Beispiel: Julia Beispiel klickt in der Zeile 2027 auf Objekte anzeigen. Im Kasten Endgerät stehen die Notebooks von Lena Beispiel, Tobias Beispiel und ihr eigenes.

Schritt 4: Ein Objekt in der Liste lesen

Jede Zeile der Liste Eingeplante Objekte zeigt ein Gerät oder System, von links nach rechts:

• Name: Ein Klick öffnet die Seite des Geräts oder Systems. Dort tragen Sie Termine ein, siehe Ersatz planen und fehlende Angaben ergänzen, Abschnitt „Termine am Gerät oder System selbst eintragen“. Mit Zurück im Browser kommen Sie wieder zur Refresh-Planung, der Filter ist dann zurückgesetzt.
• Alter: die Jahre seit der Anschaffung. Ohne Anschaffungsdatum steht „Alter unbekannt“.
• Fällig am: der früheste Termin.
• Grund: woher dieser Termin kommt, also Garantie, Produktlebensende, Nutzungsdauer endet oder geplanter Ersatz.
• Budgetjahr: das Jahr, in dem der Betrag zählt. Steht dahinter „(geplant)“, kommt es aus dem geplanten Ersatz und nicht aus der Fälligkeit.
• Ersatzbeschaffung, geschätzt (1): der Betrag mit Währung. „fehlt“: Es gibt keine Schätzung. „unbrauchbar“: Der gespeicherte Wert zählt nicht. „-“: Die Klasse ist keine Asset-Klasse, eine Schätzung ist nicht nötig.
• Planen: öffnet den Dialog für Kostenschätzung und geplanten Ersatz, siehe Ersatz planen und fehlende Angaben ergänzen.

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Um wieder alle Objekte zu sehen, klicken Sie über den Kästen rechts neben Objekte im Budgetjahr auf Filter zurücksetzen (2). Danach stehen wieder alle Klassen untereinander und ganz unten der Abschnitt Software mit strukturellem Bezug.

Warum steht ein Objekt 2028, obwohl seine Garantie 2027 endet? Für dieses Objekt ist der Ersatz für 2028 geplant. Die Fälligkeit zeigt, ab wann es ohne Garantie läuft. Das Budgetjahr zeigt, wann das Geld wirklich gebraucht wird.

Beispiel: Beim Speichersystem „Gemeinsamer Speicher“ endet die Garantie am 30.9.2027. Bei Budgetjahr steht aber „2028 (geplant)“, mit 22.000,00 EUR. Die Beispiel GmbH ersetzt das Speichersystem bewusst ein halbes Jahr nach dem Garantieende. Wie so ein Plan aussieht, zeigt das Bild in Ersatz planen und fehlende Angaben ergänzen, Schritt 3.

Was unter Software mit strukturellem Bezug steht

Ganz unten zeigt die Refresh-Planung Anwendungen, die auf Ihren Geräten oder Systemen laufen. Eine solche Verbindung ist in knooing als Beziehung eingetragen, etwa „läuft auf“ zwischen einer Anwendung und einem Server, siehe System nach den Klassenregeln erfassen und verbinden. Das meint die App mit „strukturellem Bezug“. Wird das System ersetzt, ist die Anwendung betroffen. Die Anwendung übernimmt Fällig am und Grund vom verknüpften System, das zuerst fällig ist. Die Spalte Verknüpfte Systeme nennt alle Systeme, auf denen sie läuft.

Diese Liste ist ein Hinweis: Stimmen Sie den Umzug der Anwendung mit ihren Verantwortlichen ab, bevor das System ersetzt wird. Kosten zeigt dieser Teil nicht, denn der Ersatz der Systeme steht schon im Budget oben. Hat noch keine Anwendung eine solche Beziehung, steht dort „Keine Software mit strukturellem Bezug gefunden.“

Beispiel: Läuft eine Anwendung auf einem Server, dessen Garantie am 30.6.2029 endet, steht bei der Anwendung Fällig am 30.6.2029 und Grund Garantie.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Bereich Konfigurationsverwaltung fehlt in der Seitenleiste. Ihrer Rolle fehlt das Modul CMDB auf Lesen. Wenden Sie sich an die Person, die in Ihrem Unternehmen knooing verwaltet.
• „Noch ist kein Objekt eingeplant.“ Kein Gerät und kein System hat einen Termin, deshalb gibt es keine Zeile für ein Jahr. Gibt es dabei schon Objekte aus Asset-Klassen, steht darüber zusätzlich der gelbe Hinweis „Die Planung ist unvollständig.“. Tragen Sie Garantieende, Produktlebensende, Anschaffungsdatum mit Nutzungsdauer oder einen geplanten Ersatz ein, siehe Ersatz planen und fehlende Angaben ergänzen, Schritt 4.
• „Kein Objekt passt zu diesem Filter.“ Im gewählten Jahr oder mit nur ohne verwendbare Kostenschätzung gibt es keine Objekte. Klicken Sie auf Filter zurücksetzen.
• Ein Gerät fehlt in der Liste. Prüfen Sie der Reihe nach:
  • Ist ein Filter gesetzt? Klicken Sie auf Filter zurücksetzen.
  • Steht am Gerät im Feld Lebenszyklus außer Betrieb oder entsorgt? Dann braucht es keinen Ersatz und zählt nicht mit.
  • Hat es gar keinen Termin? Dann steht es im gelben Kasten seiner Klasse unter „… hat keinen Fälligkeitstermin und ist nicht eingeplant.“ Diesen Kasten sehen Sie nur, wenn kein Jahr gewählt ist.
  • Hat es ein Anschaffungsdatum, aber keine Nutzungsdauer? Dann ergibt sich daraus kein Termin. Tragen Sie am Gerät Nutzungsdauer (Monate) ein.
• Ein Objekt steht in einem anderen Jahr als erwartet. Steht in der Spalte Budgetjahr „(geplant)“, bestimmt der geplante Ersatz das Jahr. Ändern oder leeren Sie ihn über Planen.
• Der Knopf Planen fehlt. Ihre Rolle hat CMDB nur auf Lesen. Zum Nachtragen braucht sie Bearbeiten.
• Ein Betrag steht in der falschen Währung. Klicken Sie in der Zeile auf Planen und überschreiben Sie den Code bei Währung.
• Ein Betrag steht als „mind. …“. Bei mindestens einem Objekt dieses Jahres fehlt die Kostenschätzung oder sie ist unbrauchbar. Wie viele es sind, steht in der Spalte Datenlage.
• Die Zahlen sind nicht aktuell. Prüfen Sie die Zeit bei „Stand“. Nach dem Speichern im Dialog Ersatz planen rechnet die Seite sofort neu. Haben Sie in einem anderen Fenster etwas geändert, laden Sie die Seite neu.
• „Weitere eingeplante Objekte vorhanden. Angezeigt werden nur die dringendsten, die Budgetsummen enthalten alle.“ Eine Klasse hat mehr als 500 passende Objekte. Die Liste zeigt die 500 mit der frühesten Fälligkeit. Wählen Sie bei Objekte im Budgetjahr ein Jahr, um die Liste zu verkleinern.