Kosten der Assets eines Service lesen: TCO je Service und Jahr

Was kostet die Technik hinter einem Service? Ein Service wie die Kommissionierung läuft auf Servern, braucht Wartung, Lizenzen und Betrieb. knooing zählt dafür die TCO aller Assets zusammen, die direkt an diesem Service oder an einem seiner Unterservices hängen. Dazu kommen Verträge, die am Service hängen und kein Asset abdecken, etwa ein Betriebsvertrag. Die Anleitung ist für alle, die einen Service verantworten oder seine Kosten planen.

Am Ende kennen Sie die Technikkosten des Service für ein Kalenderjahr, je Kostenart und je Asset. Wie knooing die TCO eines einzelnen Assets rechnet und was „fehlt“ und „mind.“ bedeuten, steht in Kosten und TCO eines Systems lesen. Wie Sie die Kosten aller Assets auf Services verteilen, steht in Kosten verrechnen.

Die wichtigsten Begriffe

• Anteil 1/k: Hängt ein Asset an k Services, trägt jeder Service den gleichen Teil seiner Kosten. Beispiel: Ein Server mit 4.200 € hängt an der Kommissionierung und der Versandsteuerung: Jeder Service trägt 1/2, also 2.100 €.
• Vertrag am Service ohne Asset-Bezug: ein Vertrag, den die Erbringung eines Service nennt und der kein Asset abdeckt. Sein Betrag teilt sich gleichmäßig auf alle Services, deren Erbringung ihn nennt. Verträge mit Assets zählen dagegen über die Assets, damit nichts doppelt zählt.
• Plankosten: der Betrag, der im Servicekatalog als Kosten des Service geplant ist. knooing zeigt ihn zum Vergleich, zählt ihn aber nicht zur Summe.
• Alle weiteren Begriffe stehen in Kosten und TCO eines Systems lesen.

Schritt 1: Den Service öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Mein Unternehmen und darin Meine Services. Wählen Sie den Reiter Services und klicken Sie in der Liste auf den Service. Es öffnet sich die Seite des Service. Wählen Sie oben den Reiter Kosten. Scrollen Sie nach unten. Unter dem Bereich Kostenverteilung auf TBM-Ressourcen steht der Abschnitt Kosten der Assets (TCO) (1). Der Bereich darüber verteilt die im Servicekatalog hinterlegten Jahreskosten des Service auf TBM-Ressourcen. Er gehört nicht zu dieser Anleitung, und seine Meldung betrifft nicht die Tabelle der Assets.

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Warum am Service? Wer einen Service verantwortet, plant sein Budget. Hier sieht er, was die Technik darunter tatsächlich kostet, und kann es mit den Plankosten vergleichen.

Beispiel: Julia Beispiel öffnet unter Meine Services den Service Kommissionierung und wählt den Reiter Kosten.

Schritt 2: Das Jahr wählen und die Summe lesen

Rechts neben der Überschrift steht die Auswahl des Jahres (2), eingestellt ist das laufende Jahr. Zur Wahl stehen das nächste Jahr, das laufende Jahr und die zwei Jahre davor. Nach einem Wechsel rechnet knooing die Tabelle sofort neu.

Die Tabelle zeigt je Zeile eine Kostenart und als letzte Zeile die Summe. Je Währung gibt es eine eigene Spalte, im Kopf steht der Code, etwa EUR. „fehlt“ und „mind.“ bedeuten dasselbe wie am einzelnen Asset. Sind im Servicekatalog Plankosten hinterlegt, steht unter der Tabelle „Plankosten laut Servicekatalog: …“ mit dem Zusatz „(nicht in der Summe enthalten)“.

Warum ohne Plankosten in der Summe? Plankosten sind ein Ziel, keine Kosten. Stehen beide nebeneinander, sehen Sie sofort, ob die Technik teurer ist als geplant.

Beispiel: Für die Kommissionierung zeigt Jahr 2026 bei Anschaffung 3.600,00 €, bei Wartung 2.700,00 €, bei Lizenz 2.400,00 € und bei Betrieb 7.200,00 €. Die Summe ist 15.900,00 €. Im Betrieb stecken 1.200,00 € eigene Betriebskosten des ersten Servers und 6.000,00 € aus dem Betriebsvertrag BV-2026-002. In der Verrechnung im Bestand steht die Kommissionierung dagegen mit 9.900,00 €, denn dort zählen nur Assets, siehe Kosten verrechnen. Zählen Sie beide Werte nicht zusammen.

Schritt 3: Assets und Verträge prüfen

Unter der Tabelle steht je Asset eine Zeile mit Asset, Anteil, Summe und Stand (1). Der Name ist ein Link auf die Seite des Assets. Der Anteil nennt, wie viele Services sich das Asset teilen. Bei 1/1 trägt nur dieser Service das Asset. Bei 1/2 teilen sich zwei Services das Asset, und dieser trägt die Hälfte. Unter Stand steht „vollständig“ oder „unvollständig“. Fehlen Angaben, nennt der gelbe Hinweis über der Tabelle die Assets: „Für diese Assets fehlen Angaben: … Öffnen Sie das Asset, um zu sehen, was fehlt.“ Ergänzen Sie sie wie in Fehlende Kostenangaben ergänzen.

Darunter stehen die Verträge am Service ohne Asset-Bezug (2). Je Vertrag sehen Sie Aktenzeichen, Lieferant, Kostenart, Anteil und Betrag. Fehlen am Vertrag die Jahreskosten, steht statt des Betrags etwa „Jahreskosten fehlen“.

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Ganz unten steht, was knooing nicht mitzählt: „Berücksichtigt sind nur direkte Beziehungen zwischen Asset und Service. Assets, die nur über andere Systeme oder Anwendungen am Service hängen, fehlen hier.“

Warum je Asset? Die Summe allein sagt nicht, woher die Kosten kommen. Die Liste zeigt, welches Asset wie viel beiträgt und ob seine Angaben vollständig sind.

Beispiel: srv-kommissionierung01 steht mit Anteil 1/1 und 7.800,00 € da, srv-kommissionierung02 mit 1/2 und 2.100,00 €, denn er trägt auch die Versandsteuerung. Beide sind „vollständig“. Unter Verträge am Service ohne Asset-Bezug steht der Betriebsvertrag BV-2026-002 der Muster Systemhaus GmbH mit 6.000,00 €.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Abschnitt Kosten der Assets (TCO) fehlt. Ihnen fehlt das Leserecht für Servicekosten oder für die Konfigurationsverwaltung. Wenden Sie sich an die Administration Ihres Mandanten.
• Meine Services fehlt in der Seitenleiste. Ihnen fehlt das Leserecht für das Modul TBM.
• „An diesem Service hängt noch kein Asset.“ Kein Asset hat eine direkte, laufende Beziehung zu diesem Service oder seinen Unterservices. Legen Sie die Beziehung an, siehe Geräte für die Zuordnung vorbereiten.
• Ein Asset fehlt in der Liste. knooing zählt nur direkte Beziehungen. Hängt das Asset nur über ein anderes System am Service, fehlt es. Eine beendete Beziehung zählt ebenfalls nicht.
• „Vertragskosten sind für Sie nicht sichtbar. Die Summe enthält deshalb nur Anschaffung und eigene Betriebskosten und ist unvollständig.“ Ihnen fehlt das Recht auf Vertragskosten. Die Kostenarten aus Verträgen zeigen dann „fehlt“ oder „mind.“.
• Ein Vertrag des Service fehlt unter Verträge am Service ohne Asset-Bezug. Er deckt ein Asset ab und zählt deshalb über das Asset. Oder die Erbringung nennt ihn nur als Text, siehe Einem Vertrag Assets und Services zuordnen, Schritt 3.
• „Berücksichtigt sind … von … Assets an diesem Service.“ knooing zählt höchstens 3.000 Assets je Service. Die Summe ist dann zu niedrig.
• „Die Kosten konnten nicht geladen werden.“ Laden Sie die Seite nach einem Moment neu.