Vertrag mit einer Auslagerung verknüpfen: Laufzeit und Lücken an der Auslagerung sehen

Eine Auslagerung, in knooing eine Lieferantenbeziehung, beruht auf einem Vertrag mit dem Lieferanten. Erst wenn beide verknüpft sind, sehen Sie an der Auslagerung, bis wann der Vertrag läuft und bis wann Sie kündigen müssten. Diese Anleitung zeigt beide Wege: vom Vertrag zur Auslagerung und von der Auslagerung zum Vertrag. Am Ende finden Sie laufende Auslagerungen, denen der Vertrag fehlt.

Wie Sie Laufzeit und Kündigungsfrist des Vertrags pflegen, steht in Laufzeit und Kündigungsfrist eines Vertrags pflegen.

Warum Vertrag und Auslagerung verknüpfen? Wer eine Auslagerung steuert, muss wissen, auf welcher vertraglichen Grundlage sie steht und wann diese endet. Revision und externe Prüfer fragen genau das, etwa nach ISO 27001, NIS2 oder DORA. Mit dem Bezug steht die Antwort an der Auslagerung selbst, und knooing hält jedes Verknüpfen und Lösen im Nachweis fest.

Schritt 1: Die Bezüge des Vertrags öffnen

Öffnen Sie in Mein Unternehmen, Lieferanten den Lieferanten und den Reiter Verträge. In der Spalte Bezüge stehen je Vertrag drei Zahlen, zum Beispiel „Auslagerungen: 0“, „Assets: 0“ und „Services: 0“. Klicken Sie auf diese Zahlen.

Es öffnet sich der Dialog Bezüge von Vertrag … mit dem Aktenzeichen im Titel. Oben stehen Status, Fristmarke und Laufzeit des Vertrags, darunter die drei Abschnitte Auslagerungen, Assets und Services.

Warum ein Dialog für alle Bezüge? Hier sehen Sie auf einen Blick, was an einem Vertrag hängt. Das hilft vor jeder Kündigung: Welche Leistungen und welche Geräte wären betroffen?

Beispiel: Julia Beispiel öffnet bei der Muster IT-Service GmbH die Bezüge von RZ-2025-001. Dort steht noch „Auslagerungen: 0“.

Schritt 2: Eine Auslagerung wählen und verknüpfen

Öffnen Sie im Abschnitt Auslagerungen die Auswahl Auslagerung wählen. Angeboten werden die Lieferantenbeziehungen dieses Lieferanten, die nicht beendet und noch nicht verknüpft sind, jeweils mit ihrem Status in Klammern. Wählen Sie die Auslagerung und klicken Sie auf Verknüpfen.

Es erscheint „Vertragsbezug gespeichert.“. Die Auslagerung steht jetzt in der Liste, mit Status und rechts mit Lösen. Ihr Name ist ein Link auf die Lieferantenbeziehung.

1Auslagerung wählen

2Verknüpfen

Warum nur Auslagerungen desselben Lieferanten? Ein Vertrag bindet genau einen Lieferanten. Eine Auslagerung eines anderen Lieferanten kann nicht auf ihm beruhen. knooing verhindert diesen Fehlgriff, statt ihn später in einer Prüfung finden zu lassen.

Beispiel: Julia Beispiel verknüpft den Rahmenvertrag RZ-2025-001 der Muster IT-Service GmbH mit der Lieferantenbeziehung „Rechenzentrumsbetrieb“, die noch geplant ist.

Schritt 3: Die Verträge an der Auslagerung prüfen

Schließen Sie den Dialog und wählen Sie den Reiter Beziehungen. Jede Karte nennt jetzt auch die Zahl ihrer Verträge, zum Beispiel „Verträge: 1“. Klicken Sie auf den Namen der Lieferantenbeziehung.

Auf ihrer Seite steht der Abschnitt Verträge. Jeder Vertrag erscheint mit Aktenzeichen, Status, Fristmarke und der Zeile „Laufzeit … bis … · Kündigungsfrist … Tage“. Braucht eine Frist jetzt Aufmerksamkeit, steht darüber zum Beispiel „Verträge mit Frist, die jetzt Aufmerksamkeit braucht: 1.“. Das gilt für Verträge, deren Kündigungstermin oder Vertragsende in den nächsten 90 Tagen liegt oder schon verstrichen ist.

3Frist braucht Aufmerksamkeit

4Vertrag mit Fristmarke

Auch hier können Sie verknüpfen: Wählen Sie unter Vertrag wählen einen weiteren Vertrag desselben Lieferanten und klicken Sie auf Verknüpfen. Mit Lösen entfernen Sie einen Bezug. Der Vertrag selbst bleibt dabei unverändert.

Warum dieselbe Frist an zwei Stellen? Wer die Auslagerung steuert, arbeitet auf ihrer Seite und nicht in der Vertragsliste. Die Frist wird nur einmal berechnet und an beiden Stellen gleich angezeigt. So gibt es keine zweite Zahl, die veralten kann.

Beispiel: An der Lieferantenbeziehung „Rechenzentrumsbetrieb“ steht RZ-2025-001 mit derselben Marke wie in der Vertragstabelle: „Kündigung bis 01.12.2026“.

Schritt 4: Eine Auslagerung ohne Vertrag finden und verknüpfen

Ist eine Auslagerung freigegeben, aktiv, in Wiedervorlage oder im Ausstieg und hat keinen verknüpften Vertrag, trägt ihre Karte im Reiter Beziehungen die Marke ohne Vertrag.

5Reiter Beziehungen

6aktiv, aber ohne Vertrag

Öffnen Sie die Lieferantenbeziehung. Im Abschnitt Verträge steht der gelbe Hinweis „Diese Auslagerung ist aktiv, beruht aber auf keinem verknüpften Vertrag. Verknüpfen Sie den Vertrag, sonst fehlen hier Laufzeit und Kündigungsfrist.“ Wählen Sie unter Vertrag wählen den Vertrag, auf dem die Auslagerung beruht, und klicken Sie auf Verknüpfen. Der Hinweis verschwindet, und der Vertrag steht mit seiner Fristmarke da.

7Hinweis auf die Lücke

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9Vertrag wählen, dann verknüpfen

Warum erst ab der Freigabe? Solange eine Auslagerung geplant oder bewertet ist, ist ein fehlender Vertrag Vorbereitung und kein Mangel. knooing zeigt dann nur einen blauen Hinweis. Sobald die Leistung freigegeben ist oder läuft, muss feststehen, auf welchem Vertrag sie beruht.

Beispiel: Die Lieferantenbeziehung „Betrieb Warenwirtschaft“ läuft, aber niemand hat den Vertrag hinterlegt. Julia Beispiel verknüpft den Rahmenvertrag RZ-2025-001. Danach zeigt die Seite „Kündigung bis 01.12.2026 (62 Tage)“.

Wenn etwas nicht klappt

• „Keine weitere Auslagerung dieses Lieferanten verfügbar. Beendete Auslagerungen nehmen keine Verträge an.“ Alle Lieferantenbeziehungen dieses Lieferanten sind schon verknüpft oder beendet. Legen Sie die Beziehung gegebenenfalls im Reiter Beziehungen an.
• „Kein weiterer Vertrag dieses Lieferanten verfügbar. Verträge legen Sie beim Lieferanten an.“ Alle nicht beendeten Verträge des Lieferanten sind schon verknüpft. Einen neuen Vertrag legen Sie im Reiter Verträge an.
• Die gesuchte Auslagerung oder der gesuchte Vertrag fehlt in der Auswahl. Beide müssen zum selben Lieferanten gehören und dürfen nicht beendet sein.
• „Keiner der verknüpften Verträge gilt, sie sind im Entwurf oder beendet. Aktivieren Sie den Vertrag oder verknüpfen Sie den geltenden.“ Es ist zwar ein Vertrag verknüpft, aber keiner gilt. Aktivieren Sie ihn über die Prüfliste oder verknüpfen Sie den geltenden Vertrag.
• „Dieser Bezug bestand bereits.“ Der Vertrag war schon verknüpft, zum Beispiel aus einem zweiten Fenster. Es ist nichts doppelt gespeichert.
• Verknüpfen und Lösen fehlen. Ihnen fehlt das Recht, Lieferanten zu bearbeiten. Lesen können Sie alle Bezüge trotzdem.