Dispose of a device: submit the erasure or destruction certificate for review

Bevor ein Notebook, ein Scanner oder ein anderes Gerät das Haus verlässt, müssen seine Daten nachweislich gelöscht oder der Datenträger vernichtet sein. In knooing reicht Entsorgen deshalb den Lösch- oder Vernichtungsnachweis zur Prüfung ein. Das Gerät steht bis zur Entscheidung Außer Betrieb und wird nicht mehr ausgegeben. Erst wenn eine zweite Person den Nachweis geprüft und freigegeben hat, gilt es als entsorgt. Diese Anleitung zeigt das Einreichen.

Wie die zweite Person prüft, steht in Entsorgungsnachweis prüfen: freigeben oder mit Begründung ablehnen. Server und andere Systeme der Konfigurationsverwaltung entsorgen Sie auf demselben Weg, siehe Server oder anderes System entsorgen.

Die wichtigsten Begriffe

• Nachweis: das Lösch- oder Vernichtungszertifikat bzw. Löschprotokoll eines Dienstleisters oder der eigenen IT, als Datei am Gerät.
• Prüfung: ein eingereichter Nachweis mit allen Angaben. Sie steht auf In Prüfung, Geprüft und freigegeben, Abgelehnt oder Zurückgezogen.
• Vier-Augen-Prinzip: Wer einreicht, kann den eigenen Nachweis nicht freigeben. Das übernimmt eine zweite Person mit dem Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten.
• Prüfpunkte: fünf Aussagen, die die zweite Person vor der Freigabe bestätigt, etwa dass der Nachweis genau dieses Gerät nennt.
• SHA-256-Prüfsumme: ein Fingerabdruck der hochgeladenen Datei. knooing hält ihn beim Einreichen fest und vergleicht ihn bei der Freigabe. So ist belegt, dass genau diese Datei geprüft wurde.
• Altbestand: Geräte, die entsorgt wurden, bevor Nachweise geprüft wurden. Wie Sie sie nachträglich belegen, steht in Entsorgungsnachweise auswerten und Altbestand belegen.

Schritt 1: Das Gerät öffnen und Entsorgen wählen

Öffnen Sie in der Seitenleiste IT-Asset-Management und darin Geräte. Klicken Sie in der Liste auf den Namen des Geräts. Oben rechts stehen Bearbeiten und Entsorgen. Klicken Sie auf Entsorgen. Es öffnet sich der Dialog Entsorgung zur Prüfung einreichen.

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Warum ein Dialog statt eines Statuswechsels? Ein Status allein beweist nicht, dass die Daten gelöscht sind. Für Datenschutz und Revision zählt der Nachweis: wer gelöscht oder vernichtet hat, nach welchem Verfahren und wann. Deshalb fragt knooing genau diese Angaben ab und lässt eine zweite Person prüfen.

Beispiel: Julia Beispiel aus der IT der Beispiel GmbH sondert das Versand-Notebook nb-versand-04 aus. Die Muster Datenlöschung GmbH hat die Festplatte gelöscht und ein Löschzertifikat geschickt.

Schritt 2: Die Angaben aus dem Nachweis eintragen

Der blaue Hinweis oben im Dialog erklärt die Regel. Tragen Sie die Angaben aus dem Nachweis ein. Felder mit * sind Pflicht:

• Entsorgungsmethode: physische Vernichtung, zertifizierte Datenlöschung, Entmagnetisierung, Rücknahme durch den Hersteller/Anbieter oder sonstige Methode.
• Norm bzw. Verfahren: zum Beispiel NIST SP 800-88, DIN 66399 / ISO/IEC 21964, IEEE 2883, BSI IT-Grundschutz CON.6 oder Herstellerverfahren.
• Sicherheitsstufe (optional): etwa Purge oder H-5.
• Gelöscht bzw. vernichtet am: der Tag laut Nachweis. knooing schlägt heute vor. Ein Tag in der Zukunft geht nicht.
• Durchgeführt von: der Dienstleister oder die interne Stelle.
• Zertifikats- bzw. Protokollnummer: die Nummer auf dem Nachweis.
• Seriennummer laut Nachweis (optional): knooing trägt die Seriennummer des Geräts vor. Steht auf dem Nachweis eine andere, ändern Sie das Feld.

Unter der Seriennummer zeigt knooing sofort, ob sie passt: grün „Seriennummer stimmt mit dem Objekt überein.“ oder gelb „Die Seriennummer laut Nachweis weicht von der des Objekts ab. Prüfen Sie, ob der Nachweis dieses Objekt betrifft.“ Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Bindestriche spielen dabei keine Rolle.

Warum die Seriennummer? Der häufigste Fehler ist ein Nachweis, der zu einem anderen Gerät gehört. Der Vergleich macht ihn sichtbar, bevor jemand prüft. Einreichen können Sie trotzdem. Die zweite Person sieht die Abweichung dann in der Liste, am Gerät und im Prüfdialog.

Beispiel: zertifizierte Datenlöschung nach NIST SP 800-88, Stufe Purge, am 30.09.2026 durch die Muster Datenlöschung GmbH, Löschzertifikat LZ-2026-0821, Seriennummer PF3A7K21 wie am Gerät.

Schritt 3: Den Nachweis hochladen und einreichen

Klicken Sie unter Lösch- bzw. Vernichtungsnachweis auf Dokument hochladen und wählen Sie die Datei. Sie erscheint mit ihrer Größe in der Liste darunter. Unter Notiz (optional) können Sie noch etwas für die prüfende Person ergänzen. Klicken Sie dann auf Zur Prüfung einreichen. Es erscheint „Nachweis zur Prüfung eingereicht. Eine zweite Person prüft ihn und schließt die Entsorgung ab.“

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Warum genau eine Datei? Die Freigabe gilt der Datei, die Sie einreichen. knooing hält ihre SHA-256-Prüfsumme fest. Wird die Datei danach verändert, lässt sich der Nachweis nicht mehr freigeben. Brechen Sie den Dialog mit Abbrechen ab, entfernt knooing die eben hochgeladene Datei wieder, denn ein Nachweis ohne Einreichung belegt nichts.

Beispiel: Julia Beispiel lädt Loeschzertifikat-LZ-2026-0821.pdf hoch und reicht ein.

Schritt 4: Das Ergebnis am Gerät ansehen

Der Dialog schließt sich, und die Geräteseite zeigt den neuen Stand:

• Oben stehen Außer Betrieb und Entsorgung in Prüfung. Der Knopf Entsorgen ist weg, nur Bearbeiten bleibt.
• Unter Gerätezuordnung steht „Das Gerät ist ausgemustert und wird nicht mehr ausgegeben.“
• Unter Angaben steht der Lebenszyklus auf außer Betrieb, nicht auf entsorgt.
• Der Kasten Entsorgungsnachweis zeigt In Prüfung, alle Angaben, die Datei und ihre SHA-256-Prüfsumme. Der blaue Hinweis lautet „Sie haben diesen Nachweis eingereicht. Prüfen und freigeben muss ihn eine andere Person.“ Sie sehen nur Zurückziehen.
• Im Lebenslauf steht „Entsorgung zur Prüfung eingereicht“ mit der Nachweisnummer, im Änderungsverlauf der Eintrag mit dem Etikett Nachweisprüfung.

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Bis zur Entscheidung bleibt der Lebenszyklus stehen. Unter Bearbeiten ist das Feld Lebenszyklus gesperrt, darunter steht „Solange der Entsorgungsnachweis geprüft wird, bleibt der Lebenszyklus unverändert.“ Name, Standort und die übrigen Angaben können Sie weiter pflegen. In der Geräteliste trägt das Gerät dieselben Etiketten. Sie finden es dort mit dem Filter Status auf Außer Betrieb oder Alle.

Warum außer Betrieb und nicht entsorgt? Wer einen Löschnachweis in der Hand hat, hat keine Daten mehr auf dem Gerät. Es darf also nicht mehr ausgegeben werden. Als entsorgt gilt es aber erst, wenn eine zweite Person bestätigt hat, dass der Nachweis trägt. Erst die Freigabe setzt Entsorgt, die Methode und das Datum.

Beispiel: Tobias Beispiel bekommt eine Nachricht in der Glocke und prüft das Löschzertifikat von nb-versand-04.

Wenn etwas nicht klappt

• Entsorgen ist grau, darunter steht „Zum Entsorgen nehmen Sie das Gerät zuerst zurück.“ Das Gerät ist noch an eine Person ausgegeben. Nehmen Sie es unter Gerätezuordnung zurück. Ein Gerät, das noch jemand nutzt, kann nicht gelöscht oder vernichtet worden sein.
• „Das Gerät ist noch an … ausgegeben. Nehmen Sie es zuerst zurück.“ Dieselbe Regel, wenn das Gerät während des Einreichens ausgegeben wurde.
• Zur Prüfung einreichen bleibt grau, daneben steht „Füllen Sie alle Pflichtangaben aus.“ Ein Feld mit * ist leer, Durchgeführt von hat weniger als zwei Zeichen, oder der Tag der Löschung liegt in der Zukunft.
• Daneben steht „Laden Sie zuerst den Nachweis hoch.“ Alle Angaben sind da, aber noch keine Datei.
• „Für dieses Objekt liegt bereits ein Nachweis zur Prüfung vor. Warten Sie die Entscheidung ab oder ziehen Sie ihn zurück.“ Je Gerät ist nur eine offene Prüfung möglich.
• „Der hochgeladene Nachweis wurde wieder entfernt, weil nichts eingereicht wurde.“ Sie haben den Dialog abgebrochen. Laden Sie die Datei beim nächsten Einreichen erneut hoch.
• „Für dieses Objekt liegt ein Entsorgungsnachweis zur Prüfung vor. Solange er nicht entschieden ist, bleibt der Lebenszyklus unverändert - ziehen Sie den Nachweis zurück, um ihn zu ändern.“ Jemand wollte den Lebenszyklus während der Prüfung ändern, etwa über eine Massenänderung. Ziehen Sie den Nachweis zurück, wenn das Gerät doch weiter genutzt wird.