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Take over device values from a PDF: read a device's data sheet or invoice

Step by step on the device page to read a data sheet or invoice as PDF, check the values found with their evidence and take them over.

4 min read · Oktober 2026

Für ein einzelnes Gerät gibt es oft keine Liste, sondern ein Dokument. Das ist meist das Datenblatt des Herstellers oder die Rechnung des Lieferanten. knooing liest die Werte aus dem Text des PDF, etwa den Energieverbrauch oder den CO2e-Fußabdruck. Übernommen wird nur, was wörtlich im Dokument steht, und erst nach Ihrer Prüfung.

Diese Anleitung ist für alle, die Geräte verwalten. Am Ende hat das Gerät die Werte aus dem Dokument, und das PDF liegt als Quelle der Nachhaltigkeitsangaben am Gerät. Für viele Geräte auf einmal nutzen Sie die Lieferliste, siehe Gerätewerte aus einer Lieferliste übernehmen.

Das brauchen Sie

Das Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten: in Ihrer Rolle das Modul CMDB auf Bearbeiten. Ohne dieses Recht fehlt im Kasten Nachhaltigkeit der Knopf Aus PDF übernehmen.
Für Preis und Datum aus einer Rechnung zusätzlich das Recht, die Feldgruppe Kosten zu bearbeiten. Ohne dieses Recht lässt knooing diese Werte weg und übernimmt nur die Nachhaltigkeit.
Ein PDF mit Text, etwa als Download vom Hersteller. Ein eingescanntes Papier ohne Textebene lässt sich nicht auswerten.
Das Gerät steht im Bestand, siehe Anschaffung, Buchwert und Nachhaltigkeit eines Geräts erfassen.

Die wichtigsten Begriffe

Beleg im Dokument: die Textstelle, aus der ein Wert stammt. Beispiel: „Typischer Energieverbrauch (TEC): 17,2 kWh/Jahr“.
Wörtlich im Dokument: Jede Zahl und jedes Datum muss so im Text stehen. Einen Wert, den das PDF nicht hergibt, übernimmt knooing nicht, auch wenn die Auswertung ihn vorschlägt.

Schritt 1: Das PDF auswerten

Öffnen Sie in der Seitenleiste IT-Asset-Management und darin Geräte. Klicken Sie auf das Gerät, im Beispiel nb-0042. Klicken Sie auf der Geräteseite im Kasten Nachhaltigkeit auf Aus PDF übernehmen.

Es öffnet sich der Dialog Werte aus PDF übernehmen. Klicken Sie auf das Dateifeld, je nach Browser „Datei auswählen“ oder „Choose File“, und wählen Sie das PDF. Klicken Sie dann auf Auswerten. Die Auswertung dauert einige Sekunden.

Danach zeigt der Dialog die Vorschau mit dem Dateinamen und „PDF, Werte aus dem Text gelesen“. Steht im PDF ein Wert, der sich nicht belegen lässt, nennt ein gelber Hinweis ihn (1). Unter Änderungen steht je Wert „bisher → neu“, darunter Belege im Dokument (2). Ein Klick darauf zeigt die Textstellen.

Dialog Werte aus PDF übernehmen mit dem Hinweis, dass der Anschaffungspreis 999 nicht im PDF steht, und den Änderungen Energieverbrauch 17,2, Zeitraum jährlich, CO2e 280, Bilanzgrenze und Methodik für nb-0042 — Aus dem Datenblatt kommen Energieverbrauch und CO2e. Ein Preis steht nicht darin und wird nicht übernommen.

Warum nur, was wörtlich dasteht? Die Auswertung kann sich irren oder einen Wert erfinden. Weil knooing jede Zahl im Text wiederfinden muss, kommt kein Wert ins Bestandsverzeichnis, den das Dokument nicht belegt.

Beispiel: Julia Beispiel wählt datenblatt-muster-14.pdf für nb-0042. knooing findet 17,2 kWh im Jahr und 280 kg CO2e von der Herstellung bis zur Entsorgung nach ISO 14067. Der Hinweis „Muster 14: Anschaffungspreis „999“ steht nicht im PDF und wurde nicht übernommen.“ zeigt: Diesen Preis hat die Auswertung vorgeschlagen, das Datenblatt nennt ihn aber nicht.

Schritt 2: Die gefundenen Werte prüfen und übernehmen

Vergleichen Sie die Werte mit dem PDF. Klicken Sie dann auf Übernehmen (1) (3 im Bild oben).

Danach erscheint unten die Meldung „Geräte aktualisiert: 1“. Klicken Sie auf Schließen. Im Kasten Nachhaltigkeit stehen jetzt die Werte (1). Unter Quellenangabe, ungeprüft steht das PDF (2), unter Erhoben am der heutige Tag.

Kasten Nachhaltigkeit von nb-0042 mit 17,2 kWh jährlich, 280 kg CO2e (Herstellung bis Entsorgung, ISO 14067) und der Quelle datenblatt-muster-14.pdf — Das Datenblatt ist jetzt die Quelle der Nachhaltigkeitsangaben von nb-0042.

Hatte das Gerät schon eine Quelle, etwa eine Lieferliste, ersetzt das PDF sie. Die Werte aus der Lieferliste, die das PDF nicht nennt, bleiben stehen.

Warum die Quelle? Ein CO2e-Wert ohne Herkunft lässt sich nicht prüfen. Mit dem PDF am Gerät sieht jede Person, die den Wert später prüft, woher er stammt.

Beispiel: Julia Beispiel übernimmt die Werte. nb-0042 hat jetzt 280 kg CO2e, und das Datenblatt liegt als Quelle am Gerät.

Nächster Schritt

Was die Felder zur Nachhaltigkeit bedeuten und wie Sie sie von Hand ändern, steht in Nachhaltigkeit eines Systems erfassen.

Wenn etwas nicht klappt

„Das PDF enthält keinen lesbaren Text (vermutlich eingescannt). Nutzen Sie ein PDF mit Textebene oder die Vorlage als Tabelle.“ Das PDF ist ein Bild. Holen Sie das Dokument als echtes PDF, etwa vom Hersteller, oder tragen Sie die Werte über die Lieferliste ein.
„Im PDF wurden keine Werte für Anschaffung oder Nachhaltigkeit gefunden.“ Das Dokument enthält keine passenden Angaben. Prüfen Sie, ob Sie das richtige PDF gewählt haben.
„Anschaffungswerte aus dem PDF werden nicht übernommen: Ihrer Rolle fehlt das Schreibrecht für die Kostenangaben.“ Ihnen fehlt das Recht für die Feldgruppe Kosten. Die Nachhaltigkeit übernimmt knooing trotzdem.
„Die Datei nennt … Einträge; übernommen werden die Werte des ersten. Prüfen Sie sie.“ Das PDF beschreibt mehrere Geräte, etwa eine Rechnung über drei Notebooks. Prüfen Sie, ob die Werte zu diesem Gerät gehören. Für mehrere Geräte nutzen Sie den Import auf der Seite Geräte, siehe Gerätewerte aus einer Lieferliste übernehmen.
„Die Auswertung von PDFs ist in dieser Umgebung nicht eingerichtet. Nutzen Sie die Vorlage als Tabelle.“ In Ihrem knooing ist die Auswertung nicht eingeschaltet. Nutzen Sie die Lieferliste oder tragen Sie die Werte von Hand ein.
Der Knopf Aus PDF übernehmen fehlt. Ihnen fehlt das Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten, oder das Gerät ist entsorgt.