Read the costs and TCO of a device: from acquisition to disposal

Notebooks, Rechner und andere Geräte, die an Personen ausgegeben werden, pflegen Sie unter IT-Asset-Management. Auch sie kosten mehr als ihren Kaufpreis: Support, Software und interner Aufwand kommen dazu. Die Geräteseite zeigt deshalb denselben Abschnitt Kosten und TCO wie die Seite eines Servers. Diese Anleitung zeigt, wie Sie ihn an einem Gerät füllen und lesen, und was nach der Entsorgung eines Geräts in der TCO steht.

Die Anleitung ist für alle, die Geräte verwalten und ihre Kosten kennen müssen, etwa im IT-Service oder im Einkauf. Am Ende kennen Sie die Kosten eines Geräts im laufenden Jahr und über seine Nutzungsdauer. Wie knooing rechnet und was „fehlt“ und „mind.“ bedeuten, steht in Kosten und TCO eines Systems lesen. Welche Verträge ein Gerät abdecken, legen Sie in Verträge an einem Gerät zuordnen fest.

Die wichtigsten Begriffe

• Buchwert: was ein Gerät nach der Abschreibung heute noch wert ist. Beispiel: 1.800 € Preis, 200 € Restwert, 48 Monate: Nach 24 Monaten sind 800 € abgeschrieben, der Buchwert ist 1.000 €.
• Restbuchwert bei Entsorgung: Wird ein Gerät vor dem Ende seiner Nutzungsdauer entsorgt, ist ein Teil des Preises noch nicht abgeschrieben. knooing zählt diesen Teil im Jahr der Entsorgung zur Anschaffung. So ergeben alle Jahre zusammen immer den Preis ohne Restwert. Der Restbuchwert ist also der Buchwert am Tag der Entsorgung ohne den Restwert.
• Alle weiteren Begriffe wie Kostenart, Nutzungsdauer und Vertragsanteil stehen in Kosten und TCO eines Systems lesen.

Schritt 1: Das Gerät öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste IT-Asset-Management und darin Geräte. Tippen Sie in das Suchfeld den Namen, die Inventarnummer oder die Seriennummer ein. Klicken Sie in der Liste auf den Namen des Geräts. Es öffnet sich die Geräteseite. Scrollen Sie in der linken Spalte nach unten. Ganz unten, unter Verträge, steht der Abschnitt Kosten und TCO (1).

Fehlen Anschaffungsdaten, steht darin der gelbe Hinweis „Für eine vollständige TCO fehlen Angaben:“ mit „Für die Abschreibung fehlt: …“ (2). Die Zeile Anschaffung (Abschreibung) und die Summe zeigen dann „fehlt“. Der Hinweis nennt auch die Abschreibungsmethode. Am Gerät tragen Sie sie nicht ein: knooing setzt sie selbst auf linear, sobald Preis, Datum und Nutzungsdauer da sind. Weiter geht es mit Schritt 2.

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Warum am Gerät? Hier sehen Sie neben den Kosten auch, wer das Gerät hat, welche Verträge es abdecken und wann es angeschafft wurde. Für eine Entscheidung über Reparatur oder Ersatz steht so alles an einer Stelle.

Beispiel: Julia Beispiel öffnet das neue Notebook nb-disposition-03 der Disposition. Der Hinweis lautet „Für die Abschreibung fehlt: Anschaffungspreis, Anschaffungsdatum, Nutzungsdauer (Monate), Abschreibungsmethode (linear).“

Schritt 2: Die Anschaffungsdaten eintragen

Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten. Es öffnet sich der Dialog Gerät bearbeiten. Tragen Sie unter Anschaffung ein (1):

• Anschaffungspreis (EUR): den Kaufpreis, zum Beispiel 1440.
• Anschaffungsdatum: den Tag der Anschaffung.
• Nutzungsdauer (Monate): die geplante Nutzung in Monaten, zum Beispiel 36.
• Restwert (EUR): nur, wenn das Gerät am Ende noch einen Wert hat.

Klicken Sie auf Speichern (2). Danach schließt sich der Dialog, und es erscheint „Gespeichert.“. Sind Preis, Datum und Nutzungsdauer da, setzt knooing die Abschreibungsmethode selbst auf linear. Kosten und TCO rechnet danach von selbst neu und zeigt die Anschaffung.

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Warum hier und nicht im Abschnitt Kosten und TCO? Die Anschaffungsdaten gehören zum Gerät und gelten auch für den Buchwert im Abschnitt Anschaffung. Der Abschnitt Kosten und TCO rechnet nur mit ihnen. So pflegen Sie jede Angabe nur an einer Stelle.

Beispiel: Das Notebook kostete 1.440 €, angeschafft am 01.01.2026, genutzt für 36 Monate. Nach dem Neuladen zeigt Kosten und TCO unter Jahr 2026 bei Anschaffung (Abschreibung) 480,00 €. Über die Nutzungsdauer 1.1.2026 bis 31.12.2028 sind es 1.440,00 €.

Schritt 3: Eigene Betriebskosten erfassen

Klicken Sie im Abschnitt Kosten und TCO unten neben „Eigene Betriebskosten je Jahr: nicht erfasst“ auf Betriebskosten bearbeiten. Tragen Sie unter Betrag je Jahr den Betrag ein, prüfen Sie die Währung und klicken Sie auf Speichern. Danach erscheint „Betriebskosten gespeichert.“, und knooing rechnet den Abschnitt sofort neu. Der Betrag steht in der Zeile Betrieb (1) und unten bei Eigene Betriebskosten je Jahr (2).

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Warum eigene Betriebskosten? Support, Softwareverteilung und Mobilfunk stehen oft in keinem Vertrag dieses Geräts. Ohne sie ist die TCO zu niedrig. Fehlende Betriebskosten meldet knooing nicht als Lücke.

Beispiel: Für Support und Softwareverteilung rechnet die Beispiel GmbH je Notebook 150 € im Jahr. Julia Beispiel trägt 150 ein und speichert. Unter Jahr 2026 steht jetzt eine Summe von 630,00 €, über die Nutzungsdauer 1.890,00 €.

Schritt 4: Nach der Entsorgung den Restbuchwert lesen

Öffnen Sie in der Seitenleiste IT-Asset-Management, Geräte. Wählen Sie über der Liste unter Status den Wert Entsorgt. Danach zeigt die Liste nur entsorgte Geräte. Klicken Sie auf den Namen des Geräts.

Im Abschnitt Kosten und TCO steht im Kopf der rechten Spalte jetzt „Nutzungsdauer … bis zur Entsorgung am …“ (1). Unter der Tabelle steht „In der Anschaffung enthalten: Restbuchwert bei Entsorgung …“ (2). Mit dem Tag der Entsorgung enden auch Vertragsanteile und eigene Betriebskosten. In den Jahren danach zählt das Gerät nicht mehr.

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Warum der Restbuchwert? Der Teil des Preises, der noch nicht abgeschrieben ist, hat mit der Entsorgung keinen Gegenwert mehr. knooing bucht ihn deshalb auf einmal im Jahr der Entsorgung. So steht in der TCO, was ein früh entsorgtes Gerät tatsächlich gekostet hat.

Beispiel: Das Notebook nb-disposition-01 kostete 1.800 €, angeschafft am 01.10.2024, 48 Monate Nutzungsdauer, 200 € Restwert. Es wurde nach einem Wasserschaden am 3.10.2026 entsorgt. Unter Jahr 2026 steht bei Anschaffung (Abschreibung) 1.100,00 €. Darin stecken zwei Teile: 302,59 € reguläre Abschreibung vom 1. Januar bis zur Entsorgung und der Restbuchwert von 797,41 €. Den Restbuchwert nennt der Satz unter der Tabelle. Weil knooing auf den Tag genau rechnet, liegt er knapp unter 800 €. Über die Nutzungsdauer sind es 1.600,00 €, also der Preis ohne Restwert.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Abschnitt Kosten und TCO fehlt. Ihnen fehlt das Leserecht für die Konfigurationsverwaltung. Wenden Sie sich an die Administration Ihres Mandanten.
• Der Knopf Bearbeiten fehlt. Ihnen fehlt das Recht, die Konfigurationsverwaltung zu bearbeiten, oder das Gerät ist entsorgt. Ein entsorgtes Gerät lässt sich nicht mehr bearbeiten.
• Kosten und TCO zeigt nach dem Speichern noch „fehlt“. Es fehlt noch eine Angabe, etwa die Nutzungsdauer oder das Anschaffungsdatum. Der gelbe Hinweis im Abschnitt nennt sie.
• „Die Nutzungsdauer (Monate) muss größer als 0 sein.“ Tragen Sie die Nutzungsdauer als ganze Zahl von Monaten ein.
• „Der Restwert muss zwischen 0 und dem Anschaffungspreis liegen.“ Der Restwert (EUR) ist höher als der Preis. Korrigieren Sie einen der beiden Werte.
• „Die Änderungen ließen sich nicht speichern.“ Versuchen Sie es nach einem Moment erneut. Steht eine genauere Meldung da, folgen Sie ihr.
• „Bitte geben Sie einen Betrag von 0 oder mehr ein.“ Unter Betrag je Jahr steht ein negativer Betrag. Tragen Sie eine Zahl ab 0 ein.
• „Für die Betriebskosten fehlt die Währung.“ Tragen Sie unter Währung den Code ein, etwa EUR.
• Das entsorgte Gerät steht nicht in der Liste. Unter Status ist Aktiver Bestand gewählt. Wählen Sie Entsorgt oder Alle.
• Unter der Tabelle steht kein Restbuchwert. Das Gerät war bei der Entsorgung schon voll abgeschrieben, oder ihm fehlten Anschaffungsdaten.
• Der Preis ist nicht in Euro. Auf der Geräteseite gelten Anschaffungspreis und Restwert immer in EUR. Eigene Betriebskosten und Verträge können eine andere Währung haben. knooing zeigt dann je Währung eine eigene Tabelle.