Withdraw a disposal certificate or correct it after a rejection

Nicht jeder Nachweis passt beim ersten Mal. Vielleicht haben Sie das Protokoll eines anderen Geräts erwischt, oder die zweite Person hat den Nachweis abgelehnt, weil etwas fehlt. In beiden Fällen bleibt das Gerät Außer Betrieb, und Sie reichen einen neuen Nachweis ein. Nichts geht dabei verloren: Jede frühere Prüfung bleibt mit allen Angaben am Gerät stehen.

Wie ein Nachweis eingereicht wird, steht in Gerät entsorgen: Lösch- oder Vernichtungsnachweis zur Prüfung einreichen. Wie die zweite Person entscheidet, steht in Entsorgungsnachweis prüfen: freigeben oder mit Begründung ablehnen.

Schritt 1: Einen falschen Nachweis zurückziehen

Öffnen Sie in der Seitenleiste IT-Asset-Management und darin Geräte. Geräte in Prüfung stehen nicht im aktiven Bestand. Stellen Sie deshalb den Filter Status auf Außer Betrieb und klicken Sie auf das Gerät. Klicken Sie im Kasten Entsorgungsnachweis auf Zurückziehen.

Der Dialog Nachweis zurückziehen? erklärt: „Der Nachweis wird nicht geprüft. Das Objekt bleibt außer Betrieb, bis Sie einen neuen Nachweis einreichen oder den Lebenszyklus ändern.“ Bestätigen Sie mit Zurückziehen. Mit Abbrechen bleibt die Prüfung offen.

Es erscheint „Nachweis zurückgezogen.“ Oben steht nur noch Außer Betrieb, und Entsorgen ist wieder da. Der Kasten zeigt Zurückgezogen mit Zeitpunkt und Person, darunter Neuen Nachweis einreichen. Im Lebenslauf steht „Nachweis zurückgezogen“.

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Warum zurückziehen statt ablehnen lassen? Wer den eigenen Fehler bemerkt, holt den Nachweis zurück, ohne dass jemand prüfen und ablehnen muss. Die prüfende Person kann eine zurückgezogene Prüfung nicht mehr entscheiden. Im Verlauf bleibt sichtbar, dass es den Nachweis gab.

Beispiel: Julia Beispiel hat für nb-vertrieb-09 das Löschprotokoll LP-2026-0917 der eigenen IT eingereicht und merkt, dass das Protokoll noch nicht unterschrieben ist. Sie zieht es zurück.

Schritt 2: Die Begründung einer Ablehnung lesen

Lehnt die zweite Person Ihren Nachweis ab, bekommen Sie in der Glocke die Nachricht Entscheidung zu Ihrem Freigabeantrag. Öffnen Sie das Gerät wie in Schritt 1. Oben stehen Außer Betrieb und Nachweis abgelehnt, das Gerät ist nicht entsorgt. Der Kasten Entsorgungsnachweis zeigt Abgelehnt und gelb „Der Nachweis wurde abgelehnt. Reichen Sie einen korrigierten Nachweis ein.“ Darunter stehen unter Entschieden die prüfende Person mit Zeitpunkt und unter Begründung, was zu korrigieren ist. Dieselbe Begründung steht im Lebenslauf bei „Nachweis abgelehnt“.

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Warum steht die Begründung am Gerät? So sehen Sie ohne Rückfrage, was fehlt. Eine Ablehnung braucht immer eine Begründung von mindestens 10 Zeichen. Später kann auch eine Revision nachlesen, warum ein Nachweis nicht anerkannt wurde.

Beispiel: Tobias Beispiel hat das Vernichtungsprotokoll VN-2026-0233 für nb-buchhaltung-03 abgelehnt: „Auf dem Protokoll fehlen Unterschrift und Stempel des Dienstleisters. Bitte das unterschriebene Protokoll einreichen.“

Schritt 3: Den korrigierten Nachweis einreichen

Klicken Sie im Kasten Entsorgungsnachweis auf Neuen Nachweis einreichen. Es öffnet sich derselbe Dialog wie beim ersten Einreichen. Tragen Sie die Angaben ein und laden Sie mit Dokument hochladen die korrigierte Datei hoch. Hängen danach mehrere Dateien am Gerät, erscheint zusätzlich die Auswahl Welche Datei ist der Nachweis? Die eben hochgeladene Datei ist dort schon gewählt. Prüfen Sie das und klicken Sie auf Zur Prüfung einreichen.

Warum die Auswahl der Datei? Am Gerät hängt nach einer Ablehnung meist noch die alte Datei. Geprüft und mit ihrer SHA-256-Prüfsumme festgehalten wird nur die Datei, die Sie hier wählen. So wird nicht versehentlich der abgelehnte Nachweis noch einmal eingereicht.

Beispiel: Julia Beispiel reicht für nb-buchhaltung-03 dieselben Angaben ein: physische Vernichtung nach DIN 66399 / ISO/IEC 21964, Stufe H-4, am 25.09.2026 durch die Beispiel Recycling GmbH, Nummer VN-2026-0233. Dazu lädt sie die unterschriebene Fassung Vernichtungsprotokoll-VN-2026-0233-unterschrieben.pdf hoch.

Schritt 4: Frühere Prüfungen nachvollziehen

Oben stehen wieder Außer Betrieb und Entsorgung in Prüfung, der Kasten zeigt die neue Prüfung mit In Prüfung und Zurückziehen. Klappen Sie darunter Frühere Prüfungen auf. Die abgelehnte Prüfung steht dort mit allen Angaben, ihrer Datei und Prüfsumme, Entschieden und Begründung. Im Änderungsverlauf folgen Einreichung, Ablehnung mit Grund und neue Einreichung aufeinander.

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Warum bleibt alles stehen? Für ein Audit zählt der ganze Weg zur Entsorgung, auch ein Nachweis, der nicht anerkannt wurde. Eine Prüfung wird deshalb nie überschrieben. Jede neue Einreichung ist eine eigene Prüfung.

Beispiel: Unter Frühere Prüfungen sieht Julia Beispiel die abgelehnte Prüfung VN-2026-0233 mit der Begründung von Tobias Beispiel. Tobias Beispiel prüft jetzt die unterschriebene Fassung.

Wenn etwas nicht klappt

• Das Gerät steht nicht in der Geräteliste. Der Filter Status steht auf Aktiver Bestand. Geräte in Prüfung oder nach einer Ablehnung finden Sie unter Außer Betrieb oder Alle.
• Es gibt kein Zurückziehen. Den Nachweis hat eine andere Person eingereicht, oder er ist schon entschieden. Zurückziehen kann nur, wer eingereicht hat. Einen fremden Nachweis lehnt die prüfende Person mit Begründung ab.
• „Über diesen Nachweis ist bereits entschieden.“ Die Prüfung wurde inzwischen freigegeben oder abgelehnt. Laden Sie die Seite neu.
• „Für dieses Objekt liegt bereits ein Nachweis zur Prüfung vor. Warten Sie die Entscheidung ab oder ziehen Sie ihn zurück.“ Es kann je Gerät nur eine offene Prüfung geben. Ziehen Sie die offene zuerst zurück.
• Das Gerät soll doch weiter genutzt werden. Ziehen Sie den Nachweis zurück und setzen Sie danach unter Bearbeiten den Lebenszyklus. Während einer Prüfung ist das Feld gesperrt.