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Record a subcontractor of a service provider and have it approved

You record at the supplier engagement which company your service provider engages. A second person approves its use, then it appears in the register of information.

6 min read · Oktober 2026

Beauftragt Ihr Dienstleister selbst eine weitere Firma, etwa für die Datensicherung, sollten Sie das wissen und zustimmen. In knooing tragen Sie diese Firma als Unterauftragnehmer an der Lieferantenbeziehung ein. Jeder neue Eintrag braucht die Freigabe einer zweiten Person. Bis dahin gilt der Einsatz als nicht zulässig. Nach der Freigabe steht der Unterauftragnehmer im Informationsregister.

Julia Beispiel steuert bei der Beispiel GmbH die Dienstleister. Die Muster IT-Service GmbH meldet, dass sie die Muster Datensicherung GmbH für die Sicherung der Warenwirtschaft beauftragen will. Julia trägt die Firma ein, ihr Kollege Tobias Beispiel gibt den Einsatz frei. Wie Sie das Register lesen, steht in Das Informationsregister der IT-Dienstleister lesen.

Das brauchen Sie

Zum Erfassen: die Stufe Bearbeiten in der Zeile Lieferanten Ihrer Rolle. Ohne sie fehlt der Knopf Glied erfassen.
Zum Freigeben: eine zweite Person mit der Stufe Bearbeiten in der Zeile Servicedesk - Vorgänge bearbeiten. Ihren eigenen Antrag können Sie nicht freigeben.
Eine Lieferantenbeziehung, im Beispiel „Betrieb Warenwirtschaft“ der Muster IT-Service GmbH. Eine Beziehung legen Sie auf der Seite des Lieferanten im Reiter Beziehungen mit Beziehung anlegen an.
Die Angaben zur Firma: Name, nach Möglichkeit die LEI oder die EUID, das Land, in dem sie arbeitet, und das Land, in dem Ihre Daten liegen.

Die wichtigsten Begriffe

Unterauftragnehmer: eine Firma, die Ihr Dienstleister für Sie mit einem Teil der Arbeit beauftragt.
Unterauftragskette und Glied: die Reihe der Unterauftragnehmer einer Beziehung. Jeder Eintrag ist ein Glied.
Rang: die Stufe in der Kette. Rang 1 arbeitet direkt für Ihren Dienstleister, Rang 2 für den Unterauftragnehmer mit Rang 1.
Rechtsträgerkennung: die eindeutige Kennung einer Firma. Die LEI (Legal Entity Identifier) hat 20 Zeichen, die EUID ist die Kennung aus den europäischen Handelsregistern.
Leistungsbezug: was der Unterauftragnehmer für diese Beziehung leistet.
EWR: der Europäische Wirtschaftsraum, also die EU sowie Island, Liechtenstein und Norwegen. Ein Land außerhalb heißt Drittland.
Freigabe: die Zustimmung einer zweiten Person (Vier-Augen-Prinzip).

In den Bildern markieren Zahlen, wo Sie klicken. (i) markiert, wo Sie etwas ablesen.

Schritt 1: Die Lieferantenbeziehung öffnen

Klicken Sie in der Seitenleiste unter Mein Unternehmen auf Lieferanten (1). Klicken Sie in der Liste auf den Lieferanten, im Beispiel Muster IT-Service GmbH. Öffnen Sie den Reiter Beziehungen (2) und klicken Sie auf den Namen der Beziehung (3).

Seite der Muster IT-Service GmbH, Reiter Beziehungen mit der Beziehung Betrieb Warenwirtschaft, Zeichen aktiv und kritische Funktion, 0 Unterauftragnehmer — Die Beziehung Betrieb Warenwirtschaft hat noch keinen Unterauftragnehmer.

Danach öffnet sich die Seite der Beziehung mit ihren Bewertungen und Nachweisen. Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Unterauftragskette. Dort steht noch „Keine Unterauftragnehmer erfasst. Für das Informationsregister ist die Kette darzustellen.“

Warum an der Beziehung? Ein Unterauftragnehmer gehört zu einem bestimmten Auftrag. Derselbe Dienstleister kann für eine andere Beziehung andere Firmen einsetzen.

Beispiel: Julia öffnet die Beziehung „Betrieb Warenwirtschaft“ der Muster IT-Service GmbH.

Schritt 2: Den Unterauftragnehmer erfassen

Klicken Sie im Abschnitt Unterauftragskette rechts auf Glied erfassen. Es öffnet sich das Fenster Unterauftragnehmer erfassen. Füllen Sie aus:

Rang: steht auf 1. Ändern Sie ihn nur für einen Unterauftragnehmer eines Unterauftragnehmers.
Name (1): den Firmennamen.
Kennungsart und Rechtsträgerkennung: LEI oder EUID und die Kennung. knooing prüft die Prüfziffer einer LEI beim Speichern, ein Zahlendreher fällt sofort auf.
Land der Leistung (2) und Land der Daten: Klicken Sie in das Feld und wählen Sie das Land. Die Länder stehen mit englischem Namen und Ländercode in der Liste, etwa „Germany (DE)“.
Leistungsbezug (3): in einem Satz, was die Firma leistet.

Lassen Sie den Schalter Stützt eine kritische Funktion aus. Ein neuer Unterauftragnehmer lässt sich nicht gleich als kritisch anlegen, siehe „Wenn etwas nicht klappt“. Klicken Sie auf Erfassen (4).

Fenster Unterauftragnehmer erfassen mit Rang 1, Name Muster Datensicherung GmbH, Kennungsart LEI, Rechtsträgerkennung 529900MUSTERSICHER96, Land der Leistung Germany (DE), Land der Daten Austria (AT) und Leistungsbezug Datensicherung der Warenwirtschaft — Die Angaben zur Muster Datensicherung GmbH.

Danach steht die Firma als neue Zeile in der Unterauftragskette. Unter Freigabe (i) steht Freigabe beantragt, darunter „Freigabeantrag offen“ und in Rot „Einsatz nicht zulässig“. Den Antrag hat knooing beim Erfassen selbst angelegt.

Unterauftragskette mit der Zeile Muster Datensicherung GmbH, Rang 1, LEI, Leistung DE und Daten AT mit dem Zeichen EWR, kritisch nein, Freigabe beantragt, Freigabeantrag offen, Einsatz nicht zulässig — Der Einsatz wartet auf die Freigabe.

Warum erst beantragt? Eine zweite Person soll prüfen, ob die Firma passt. Bis dahin darf sie für Sie nicht arbeiten.

Beispiel: Julia erfasst die Muster Datensicherung GmbH mit der LEI 529900MUSTERSICHER96. Die Firma arbeitet in Deutschland (DE), die Sicherungen liegen in Österreich (AT). Beides liegt im EWR.

Schritt 3: Den Einsatz freigeben lassen

Diesen Schritt macht eine zweite Person. Sie klickt in der Seitenleiste unter Servicedesk auf Freigaben. Im Reiter offen steht der Antrag mit dem Zeichen Unterauftragnehmer und dem Titel „Unterauftragnehmer … bei …“. Sie klickt beim Antrag auf Zustimmen (1).

Seite Freigaben, Reiter offen, mit zwei Anträgen zu Unterauftragnehmern; beim Antrag zur Muster Datensicherung GmbH die Knöpfe Zustimmen und Ablehnen — Der Antrag in den Freigaben der zweiten Person.

Es öffnet sich das Fenster Freigabe erteilen. Unter Begründung (empfohlen) (1) schreibt sie kurz, was sie geprüft hat. Dann klickt sie auf Zustimmen (2). Muss sie ablehnen, klickt sie in der Liste auf Ablehnen; dann ist eine Begründung Pflicht.

Fenster Freigabe erteilen mit dem Titel des Antrags, der Begründung Rechtsträgerkennung und Länder geprüft und dem Knopf Zustimmen — Die Freigabe mit Begründung.

Danach verschwindet der Antrag aus dem Reiter offen. Im Reiter alle steht er weiter, mit dem Zeichen freigegeben.

Warum eine zweite Person? Wer einträgt, soll nicht selbst zustimmen. So fällt ein Fehler eher auf.

Beispiel: Tobias Beispiel prüft die Kennung und die Länder und stimmt mit der Begründung „Rechtsträgerkennung und Länder geprüft.“ zu.

Schritt 4: Die Freigabe prüfen

Öffnen Sie wieder die Seite der Beziehung wie in Schritt 1 und scrollen Sie zur Unterauftragskette. Prüfen Sie die Spalte Freigabe (i).

Unterauftragskette mit der Zeile Muster Datensicherung GmbH, Freigegeben 17.10.2026, Einsatz zulässig — Der Unterauftragnehmer ist freigegeben.

Danach steht dort Freigegeben mit dem Datum und darunter „Einsatz zulässig“. Im Informationsregister unter Sublieferanten steht die Firma jetzt bei der Muster IT-Service GmbH mit freigegeben und dem Datum.

Warum prüfen? Erst mit der Freigabe darf die Firma für Sie arbeiten. Steht noch „Einsatz nicht zulässig“, fehlt die Entscheidung.

Beispiel: Bei der Muster Datensicherung GmbH steht „Freigegeben 17.10.2026“ und „Einsatz zulässig“.

Wenn etwas nicht klappt

„Der Name ist Pflicht.“ Tragen Sie den Namen der Firma ein.
„Die angegebene LEI ist ungültig (Prüfziffer nach ISO 17442).“ Die Kennung hat einen Tippfehler. Prüfen Sie sie Zeichen für Zeichen.
„Ein Unterauftragnehmer mit kritischer Funktion lässt sich nicht direkt beim Anlegen freigeben. …“ Der Schalter Stützt eine kritische Funktion war an. Erfassen Sie die Firma ohne den Schalter. Die Meldung nennt einen Knopf Bearbeiten; in der Zeile heißt er Korrigieren. Die Kennzeichnung als kritisch braucht danach eine eigene Freigabe.
„Sie können Ihren eigenen Antrag nicht freigeben.“ Den Antrag hat knooing in Ihrem Namen angelegt. Bitten Sie eine zweite Person mit dem Recht Servicedesk - Vorgänge bearbeiten (Stufe Bearbeiten) um die Entscheidung.
Der Knopf Glied erfassen fehlt. Ihrer Rolle fehlt die Stufe Bearbeiten in der Zeile Lieferanten.
„Der Unterauftragnehmer konnte nicht erfasst werden.“ Versuchen Sie es erneut. Bleibt die Meldung, wenden Sie sich an Ihre Administration.