Set up software requests: search scope, approval and fulfilment

Bevor Kolleginnen und Kollegen Software anfordern, legen Sie einmalig drei Dinge fest: wo die KI für Anforderer nach passender Software sucht, ob eine Anfrage zur Genehmigung eingereicht wird und wohin genehmigte Anfragen zur Bereitstellung gehen. Den Gesamtablauf finden Sie unter Software-Anfragen im Überblick.

Voraussetzung: Sie sind Administrator Ihres Mandanten und haben das Recht, Nutzer zu verwalten. Für den Reiter Bereitstellung brauchen Sie zusätzlich das Recht auf Integrationen (Schreiben).

Schritt 1: Einstellungen öffnen

Klicken Sie unten links auf Einstellungen, dann auf Portfolio & Kosten und in der zweiten Spalte auf Software-Anfragen.

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1. 1Portfolio & Kosten
2. 2Software-Anfragen
3. 3Suchbereich
4. 4Genehmigungsprozess
5. 5Speichern

Warum hier? Die Einstellungen gelten für den ganzen Mandanten. So arbeiten alle Anforderer nach denselben Regeln, unabhängig davon, wer sie eingeladen hat.

Schritt 2: Suchbereich wählen

Unter Suchbereich für Anforderer legen Sie fest, welche Quellen die KI für Anforderer durchsucht:

• Portfolio + Web (Standard): Ihre vorhandenen Anwendungen und Lösungen aus dem Software-Katalog und dem Internet.
• Nur Portfolio: nur Anwendungen, die Sie schon im Einsatz haben.
• Nur externes Web: nur neue Lösungen außerhalb Ihres Portfolios.

Anforderer sehen bei ihrer Anfrage den Hinweis (vom Administrator festgelegt) und können den Suchbereich nicht selbst ändern.

Warum einschränken? Wer Software erst einmal aus dem Bestand nutzen soll, bevor neu gekauft wird, wählt Nur Portfolio. Beispiel: Die Beispiel GmbH möchte Lizenzen besser auslasten und lässt Anforderer zunächst nur im Portfolio suchen.

Schritt 3: Genehmigungsprozess einschalten

Schalten Sie Genehmigungsprozess aktivieren ein („Anforderer können eine Software zur Genehmigung durch das IT-Team einreichen.“) und klicken Sie auf Speichern. Daneben erscheint Gespeichert.

Ist der Schalter an, können Anforderer auf einem Ergebnis Software anfordern klicken. Die Anfrage geht dann zur Entscheidung an Ihr Team, und auf der Seite Software-Anfragen erscheint die aufklappbare Hilfe Wie funktioniert der Anforderer-Prozess?. Ist der Schalter aus, nutzen Anforderer die Anfragen nur zur Recherche, eine Genehmigung gibt es nicht.

Warum eine Genehmigung? Jede neue Software kostet Lizenzen, Betrieb und Prüfaufwand. Mit der Genehmigung entscheidet ein Team bewusst und nachvollziehbar, statt dass Software ungeplant beschafft wird.

Schritt 4: Bereitstellung prüfen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Bedarfsmanagement, Software-Anfragen und klicken Sie auf den Reiter Bereitstellung. Unter Ziel der Bereitstellung steht das Standard-Zielsystem, das genehmigte Software-Anfragen zur Bereitstellung erhält. Solange keines festgelegt ist, steht dort Es ist noch kein Standard-Zielsystem festgelegt. Über Zielsysteme verwalten gelangen Sie zu den Zielsystemen unter Einstellungen, Integrationen.

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1. 1Bereitstellung

Wie Sie ein Zielsystem anlegen und als Standard markieren, steht unter Zielsystem für Katalogbestellungen einrichten. Ein Zielsystem ist nicht Pflicht: Ohne Standard-Zielsystem markiert Ihr Team genehmigte Anfragen selbst als bereitgestellt, siehe Bereitstellung einer Software-Anfrage verfolgen.

Warum ein Zielsystem? Die genehmigte Anfrage muss dann nicht noch einmal im Bereitstellungswerkzeug erfasst werden. Als bereitgestellt gilt sie erst, wenn das Zielsystem das bestätigt.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Punkt Software-Anfragen fehlt in den Einstellungen. Er erscheint nur für Administratoren des Mandanten mit dem Modul Software-Anfragen.
• „Die Software-Anfragen sind für Sie nicht freigeschaltet. Ohne dieses Modul gibt es hier nichts einzustellen.“ Ihnen fehlt das Recht auf das Modul Software-Anfragen. Wenden Sie sich an Ihre Administration.
• Der Reiter Bereitstellung fehlt. Er erscheint nur mit dem Recht auf Integrationen (Schreiben).