Standard-Dashboard für alle festlegen

Neue Kolleginnen und Kollegen sollen auf ihrer Startseite gleich die richtigen Zahlen sehen, ohne selbst Widgets suchen zu müssen. Dafür gibt es das Standard-Dashboard: eine Anordnung der Widgets, die Ihr Unternehmen für alle vorgibt. Wer noch nichts an seiner Startseite geändert hat, sieht genau diese Anordnung.

Wie Sie Widgets hinzufügen, entfernen und anordnen, steht in Startseite einrichten: Widgets hinzufügen, anordnen und aktuell halten. Hier machen Sie Ihre eigene Anordnung zum Standard für alle. Am Ende startet jede Person ohne eigene Ansicht mit diesen Widgets.

Die wichtigsten Begriffe

• Standard-Dashboard: die Widgets, die alle Personen ohne eigene Ansicht auf ihrer Startseite sehen. Es gibt genau ein Standard-Dashboard für das ganze Unternehmen, nicht eines je Rolle oder Team.
• Eigene Ansicht: die persönliche Kopie einer Person. Sie entsteht, sobald die Person etwas an ihrer Startseite ändert, auch wenn sie nur die Bearbeitung ein- oder ausschaltet.
• Mandant: Ihr Unternehmen in knooing.

Schritt 1: Die Widgets anordnen

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Übersicht und oben rechts auf Dashboard bearbeiten. Fügen Sie die Widgets hinzu, entfernen Sie die übrigen und ordnen Sie sie an, wie in Startseite einrichten beschrieben.

Danach stehen oben rechts Widget hinzufügen, Als Standard für alle speichern und Bearbeiten beenden.

Wählen Sie möglichst Widgets, deren Bereich alle sehen dürfen. Fehlt einer Person das Recht, steht im Widget nur „Dieses Widget ist für Ihre Rolle nicht freigegeben.“ Im Beispiel sehen Personen ohne Servicedesk diesen Satz bei zwei der drei Widgets.

Warum zuerst die eigene Startseite? Der Standard übernimmt genau die Widgets, die Sie gerade sehen, mit ihrer Reihenfolge und Größe. Die Aktualisierung gehört nicht dazu; sie wählt jede Person in ihrem Browser selbst.

Beispiel: Julia Beispiel hat ihre Startseite mit Portfolio - Anwendungen, Offene Störungen und SLA-Lage eingerichtet. Diese Anordnung sollen alle bekommen.

Schritt 2: Als Standard für alle speichern

Prüfen Sie vorher Ihre Widgets. Klicken Sie dann oben rechts auf Als Standard für alle speichern (1). knooing ersetzt den bisherigen Standard sofort und ohne Rückfrage. Einen Knopf, der ihn zurückholt, gibt es nicht.

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Danach steht auf dem Knopf für einige Sekunden Als Standard gespeichert mit einem Haken (i). Dann heißt er wieder Als Standard für alle speichern.

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Wer den Standard sieht:

• Alle Personen Ihres Unternehmens, die an ihrer Startseite noch nichts geändert haben, und alle, die neu dazukommen.
• Wer schon eine eigene Ansicht hat, behält sie. Der neue Standard ändert daran nichts.
• Jede Person sieht die Zahlen nur in Widgets, deren Bereich sie sehen darf. In den anderen steht „Dieses Widget ist für Ihre Rolle nicht freigegeben.“

Sie speichern den Standard bei eingeschalteter Bearbeitung. Deshalb sehen ihn Ihre Kolleginnen und Kollegen ebenfalls mit eingeschalteter Bearbeitung. Über den Widgets steht dann „Sie sehen das Standard-Dashboard Ihres Mandanten. Änderungen speichern eine eigene Ansicht für Sie, ohne den Standard zu verändern.“ Mandant heißt hier: Ihr Unternehmen in knooing.

Warum ein Standard? Eine gemeinsame Startseite sorgt dafür, dass alle im Team dieselben Kennzahlen im Blick haben, etwa die Fristen im Servicedesk. Jede Person kann sie danach trotzdem für sich anpassen.

Beispiel: Tobias Beispiel ist neu im Servicedesk. Er öffnet die Übersicht und sieht dieselben Widgets wie Julia Beispiel, darüber den Hinweis zum Standard-Dashboard. Die Aktualisierung steht bei ihm auf alle 5 Minuten, denn sie gehört nicht zum Standard.

Schritt 3: Die Bearbeitung beenden

Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten beenden.

Danach heißt der Knopf wieder Dashboard bearbeiten. Ihre eigene Startseite bleibt, wie sie ist. Der Standard ändert sich erst, wenn Sie wieder auf Als Standard für alle speichern klicken.

Warum beenden? Danach sind Ihre Widgets wieder fest. Ein Klick auf eine Zahl öffnet dann die Seite dahinter, statt das Widget zu verschieben.

Beispiel: Julia Beispiel beendet die Bearbeitung. Ändert sie ihre Startseite später, bleibt der Standard der anderen gleich, bis sie ihn erneut speichert.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Knopf Als Standard für alle speichern fehlt. Entweder ist die Bearbeitung aus, dann klicken Sie zuerst auf Dashboard bearbeiten. Oder Ihnen fehlt das Recht, Rollen zu verwalten oder die Einrichtung des Servicedesks zu bearbeiten. Bitten Sie Ihre Administration darum.
• Der Knopf färbt sich rot. Der Standard wurde nicht gespeichert, meist wegen einer unterbrochenen Verbindung. Laden Sie die Seite neu und klicken Sie noch einmal. Fehlt der Knopf nach dem Neuladen, ist entweder die Bearbeitung aus, dann klicken Sie auf Dashboard bearbeiten, oder Ihnen fehlt inzwischen das Recht.
• Zwei Personen speichern kurz nacheinander einen Standard. Es gilt, was zuletzt gespeichert wurde. Stimmen Sie sich ab, wer den Standard pflegt.
• Der neue Standard soll auch Personen mit eigener Ansicht erreichen. Das geht nicht. Diese Personen fügen die Widgets selbst hinzu.
• Der Standard wurde aus Versehen überschrieben. Einen Weg zurück gibt es nicht. Stellen Sie die gewünschten Widgets auf Ihrer Startseite wieder zusammen und klicken Sie erneut auf Als Standard für alle speichern.
• Ein Kollege sieht in einem Widget „Dieses Widget ist für Ihre Rolle nicht freigegeben.“ Seine Rolle darf den Bereich dieses Widgets nicht sehen. Nehmen Sie das Widget aus dem Standard, oder geben Sie ihm das Recht.
• Eine Kollegin sieht noch den alten Standard. Ihre Seite war schon offen. Sie lädt die Seite neu.
• Eine Kollegin sieht den neuen Standard auch nach dem Neuladen nicht. Sie hat ihre Startseite schon einmal geändert und damit eine eigene Ansicht. Einen Knopf zurück zum Standard gibt es nicht. Sie fügt die Widgets des Standards selbst hinzu, wie in Startseite einrichten beschrieben.