01IT Service Management · Service-Katalog und Portal
Ein Portal
für alle Beschäftigten.
Mitarbeitende melden Störungen, bestellen aus dem Katalog und verfolgen ihre Vorgänge an einem Ort. Selbsthilfe und bekannte Störungen erscheinen schon beim Melden, Freigaben laufen mit Fristen und Vertretung.
Service-Katalog und Portal
Selbstbedienung, die Ihren Servicedesk entlastet.
01Mitarbeiterportal
Melden, bestellen und nachsehen an einem Ort.
Mitarbeitende melden Störungen, bestellen aus dem Katalog und verfolgen ihre Vorgänge im Portal. Selbsthilfe und bekannte Störungen erscheinen schon beim Melden, vor der ersten Eingabe.
- Meine Vorgänge mit Status, Frist und Hinweisen
- Meine Geräte und Meine Software, Störung direkt am Gerät melden, Software zurückgeben
- Vorgang mit Kolleginnen und Kollegen teilen
- Systemstatus und Portal-Gestaltung mit Live-Vorschau
02Katalog und Freigaben
Bestellen mit Formular, Freigabe und Übergabe.
Jeder Katalogeintrag hat ein eigenes Bestellformular und einen Freigabeablauf mit bis zu sechs Stufen. Offene Freigaben erinnern und fallen nach Frist an den Service Desk zurück. Vor dem Kauf prüft knooing, ob freie Lizenzen oder Lagergeräte vorhanden sind.
- Formular-Editor und Ablauf-Editor je Katalogeintrag
- Freigabe im Portal, mit Vertretung bei Abwesenheit
- Übergabe an Zielsysteme mit Status, Wiederholung und Bestätigung
- Katalogpflege mit Freigabe durch den Service Owner und Aktualitätsprüfung
03Wissensdatenbank
Wissen mit Freigabe und Ablaufdatum.
Wissensartikel durchlaufen eine Freigabe, tragen Versionen und eine Gültigkeit. Vor Ablauf erinnert knooing an die Überprüfung. Freigeschaltete Rubriken erscheinen im Portal.
- Redaktionsablauf mit Vier-Augen-Freigabe und Versionskette
- Erinnerung vor Ablauf, Bestätigung „weiter gültig“
- Deutsche und englische Fassung je Artikel
- Artikel am Vorgang vorschlagen und mit der meldenden Person teilen
04Ein- und Austritt
Ein- und Austritt als Bündel, Zufriedenheit als Kennzahl.
Ein Eintritt löst ein Bündel aus Software-, Zugriffs- und Geräteaufgaben aus, auch direkt aus dem Personalsystem. Nach jedem Abschluss fragt knooing die Zufriedenheit ab und wertet sie nach Team und Service aus.
- Vorlagen-Editor für Bündel je Rolle
- Auslösen aus dem Personalsystem per Schnittstelle
- Umfrage mit Bewertung von 1 bis 5 per Link nach dem Abschluss
- Auswertung mit Verteilung und niedrigen Bewertungen, nach Team und Service
IT Service Management im Überblick
Dokumentation
So funktioniert es im Detail.
Dokumentation
Service-Katalog mit Bestellworkflows: Überblick
Wie aus einem Katalogeintrag, einem Bestellformular und einem Freigabeablauf eine Bestellung wird, die Beschäftigte im Portal aufgeben und Genehmigende entscheiden.
4 min Lesezeit
Anleitung
Im Portal aus dem Katalog bestellen
Einen Katalogeintrag im Mitarbeiterportal auswählen, das Bestellformular ausfüllen, die Anforderung absenden und ihren Stand verfolgen.
4 min Lesezeit
Anleitung
Freigabeablauf mit mehreren Stufen im Ablauf-Editor gestalten
Einen Ablauf mit bis zu sechs Freigabestufen anlegen, Genehmigende je Stufe festlegen, Ablehnung und Rückzug abfangen, veröffentlichen und einem Katalogeintrag zuweisen.
8 min Lesezeit
Anleitung
Freigabefristen einstellen: Erinnerung und Rückfall an den Service Desk
Festlegen, nach wie vielen Stunden Genehmigende erinnert werden und der Service Desk offene Katalogfreigaben zusätzlich entscheiden darf, je Mandant und je Katalogeintrag.
4 min Lesezeit
Anleitung
Wiederverwendung vor der Freigabe prüfen: freie Lizenzen und Lagergeräte statt Neukauf
Wie knooing vor der Freigabe einer Software- oder Geräteanfrage auf freie Lizenzen und Lagergeräte hinweist und wie Genehmigende im Portal trotzdem begründet genehmigen.
4 min Lesezeit
Anleitung
Wissensartikel verfassen, zur Freigabe einreichen und veröffentlichen
So legen Sie einen neuen Wissensartikel als Entwurf an, setzen ein Gültigkeitsende, reichen ihn ein und lassen ihn von einer zweiten Person freigeben, bis er veröffentlicht ist.
7 min Lesezeit
Anleitung
Eintritt oder Austritt anstoßen: Bündel von Hand auslösen und verfolgen
Im Servicedesk ein Bündel für einen Eintritt oder Austritt auslösen, Posten anpassen und den Fortschritt je Software, Zugriff und Gerät verfolgen.
4 min Lesezeit
Dokumentation
Zufriedenheitsbefragung: Wie knooing die Bewertung nach dem Abschluss einholt
Wann knooing nach dem Abschluss eines Vorgangs um eine Bewertung bittet, wer sie bekommt, wie sie beantwortet wird, was gespeichert wird und wo die Auswertung steht.
5 min Lesezeit
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