Weshalb der Plattform-Einsatz sinnvoller sein kann als viele Einzellösungen

Wenn in der Hose ein Loch ist, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder flickt man die Hose oder man besorgt sich eine neue. Erstere Lösung, würde auf den ersten Blick als die günstigere Variante erscheinen. Doch wie oft kann man eine Hose flicken, bis es sich lohnt, in eine Neue zu investieren?

Ein ähnliches Bild ergibt sich häufig beim Einkauf neuer IT-Lösungen für Unternehmen. Oft wird eine sehr spezifische Lösung gesucht, um ein aktuelles Problem so schnell es geht, kurzfristig zu lösen. Je mehr neue Probleme auftauchen, desto größer wird die „Flickenlandschaft“. Man kann versuchen großflächigere Systeme zu integrieren, aber eine Kommunikation zwischen den einzelnen Tools wird dennoch immer schwerer und die ursprünglich gesparten Kosten sind schnell wieder eingeholt, je mehr Anforderungen dazukommen.

Plattformansatz zur Optimierung der IT-Landschaft

Um also die Komplexität der IT-Landschaft zu reduzieren und gleichzeitig Prozesse unternehmensweit zu automatisieren und digitalisieren, ist eine Lösung „aus einem Guss“ besonders vorteilhaft. Genau hier setzten Anbieter verstärkt an und wollen mit einem Plattformansatz ihrer ERP–, CRM– oder DMS–Lösung überzeugen. Doch nicht jede Plattform ist gleichermaßen integrativ, effizient und problemlösend.

Customer Data Platforms (CDPs) als Top Trend für 2021

„IBM estimates that so-called “bad data” already costs U.S. businesses roughly $3 trillion annually, so addressing this challenge has become a priority for organizations of all sizes.” (Forbes, 2020)

Unnötige Kosten sind für Unternehmen sehr schmerzhaft, besonders wenn diese einfach zu verhindern gewesen wären. Das richtige und effektive Managen der eigenen Daten trägt also einiges ins Gewicht. Forbes schlägt als Lösung den Einsatz von CDPs vor, um fragmentierte Daten aus verschiedenen Quellen optimal zu organisieren und nutzbar zu machen. Besonders durch die neuen Arbeitsbedingungen wie Remote- oder Home-Office sowie wachsende Datensystemen, ist ein nahtloser Zugriff auf unterschiedliche Datenbanken wichtiger denn je. Deshalb gewinnen Plattformen wie CDPs immer mehr an Bedeutung.

Mithilfe einer Plattform Prozesse digitalisieren

Der Kern eines jeden Unternehmens liegt neben seinem Datenmanagement in seinen Prozessen, die optimiert und digitalisiert werden sollen. Viel zu häufig werden allerdings Speziallösungen eingekauft, die selbst nach der Implementation manuelle Schritte erfordern. So kann es wieder zu Liegezeiten kommen. Auch wenn Prozesse schnell an Marktsituationen angepasst werden müssen, genügt eine solche Speziallösung oft nicht mehr. Accenture hat bei 200 Führungskräften der Bundesregierung nachgefragt, welche Technologien für eine langfristige Strategie zur digitalen Prozess- und Servicebereitstellung wichtig sind. 62% der Befragten sehen hier Plattformen zur digitalen Prozessautomatisierung als eine wichtige und passende Lösung. Digitalisierungsplattformen können zudem nicht nur Geschäftsprozesse automatisieren, sondern auch die Kommunikation bereits vorhandener Systeme erleichtern. Besonders Low-Code–Plattformen entlasten die IT und unterstützen die Workflow Automation zusätzlich.

Machen Sie Dokumente einen direkten Teil Ihrer Geschäftsprozesse

Eine der lästigsten und manuell zeitaufwendigsten Handhabungen ist nach wie vor der Umgang mit Dokumenten. Ständig müssen Formulare ausgefüllt werden wie z. B. Urlaubsanträge, Rechnungen, oder Investitionsanträge; Diese dann an die passenden Personen verschickt werden, dort geprüft, gegengezeichnet und schließlich richtig archiviert werden. Doch selbst wenn der Prozess an sich bereits digitalisiert ist, müssen die passenden Dokumente an den richtigen Stellen integriert werden.

„Dokumente sind schließlich auch nur Daten in einer bestimmten Form. […] Wichtig ist allein, dass ein intelligentes Rechte- und Rollen–Management die richtigen Dokumente und Dateien an den entsprechenden Stellen im Prozess einholt, ggf. formatiert und verteilt.“ (Axel Ensinger, Co-CEO JobRouter AG)

Auch hier hilft eine digitale Plattform, um Dokumente beispielsweise direkt am Monitor zu bearbeiten und zu prüfen und schließlich revisionssicher zu archivieren.

Fazit: Daten, Prozesse und Dokumente in einer innovativen Digitalisierungsplattform vernetzen

Die Möglichkeiten, Daten zugänglich zu machen, Prozesse zu automatisieren und Dokumente in Geschäftsprozesse zu inkludieren, bestehen. Die Königsdisziplin liegt nun darin, dies alles mit einer einheitlichen Digitalisierungsplattform abzubilden. Eine umfassende Plattform kann Prozesse mit den passenden Daten und Dokumenten unternehmensweit digital etablieren und gleichzeitig die Komplexität der IT-Landschaft reduzieren. Was dabei trotzdem wichtig ist: Achten Sie darauf, dass Ihre ausgewählte Plattform auch weiterhin offen für bestehende Systeme und integrativ für externe Systeme ist, damit Sie nicht irgendwann wieder beim Ausgangspunkt einer „Flickenlandschaft“ stehen. Möchten Sie mehr über eine umfassende Digitalisierungsplattform erfahren oder haben Sie ein Digitalisierungsprojekt und suchen nach passenden Lösungen? Dann senden Sie uns gerne eine unverbindliche Nachricht an info@knooing.de oder kontaktieren Sie uns über die Website.