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Mit der richtigen Webkonferenz-Lösung neue Kunden gewinnen – 6 Punkte worauf es ankommt

Jede Krise bringt auch Chancen mit sich. Auch diejenigen Unternehmen, die bisweilen einen großen Bogen um Webkonferenz- und Videochats gemacht haben, sind nun auf den Einsatz dieser Technologien angewiesen. Für viele Unternehmen ist dieser Schritt sogar existenziell notwendig, sodass auch bei den härtesten Gegnern mittlerweile der Gewöhnungseffekt eingetreten ist.

Die Wahl für eine Webkonferenz-Lösung ist demnach auch für die Nach-Corona-Zeit eine wichtige strategische Entscheidung. Wir haben einige Punkte gesammelt, auf die Sie besonders achten sollten bei der Prüfung Ihrer Webkonferenz-Lösung:

1. Eine DSGVO-konforme Webkonferenz-Lösung mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist Pflicht.

Egal ob bei einer Neuanschaffung oder bereits eingesetzten Webkonferenz-Lösungen: Eine hohe Verbreitung ist nicht immer gleichbedeutend mit hoher Qualität. Ausschlaggebendes Qualitätskriterium für eine Webkonferenz-Lösung ist nach wie vor die DSGVO-Konformität.

Sowohl persönliche Daten als auch unternehmenskritische und sensible Daten können in einer Webkonferenz online ausgetauscht werden. Diese müssen technisch sicher transportiert und dem Datenschutz entsprechend geschützt werden.

Fragen, die Sie sich bei der Wahl einer Webkonferenz-Lösung unbedingt stellen müssen:

• Werden die Daten auf deutschen Rechenzentren und demnach dem deutschen Datenschutz entsprechend, gespeichert?
• Kann eine Auftragsdatenverarbeitung mit dem Anbieter abgeschlossen werden?
• Liegt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung vor, sodass zu keinem Zeitpunkt die Informationen unverschlüsselt vorliegen?
• Werden für die Applikation nicht essenzielle Cookies eingesetzt?

2. Niemand will mehr Software installieren.

Die Installation einer Software auf dem lokalen PC ist nicht nur lästig, sondern sie kann auch ein Sicherheitsrisiko darstellen. Aus diesem Grund sind besonders Webkonferenz-Lösungen von Vorteil, die komplett webbasiert sind und auf allen gängigen Endgeräten verfügbar sind. So können sowohl Moderatoren, Referenten sowie die Teilnehmer direkt an den Webkonferenzen sicher und komfortabel teilnehmen.

3. Online Meetings gemeinsam planen und durchführen.

Oft ist es nicht damit getan, nur die Möglichkeit zu haben, Online-Meetings durchführen zu können. Was passiert beispielsweise, wenn Referenten ausfallen? Können andere Mitarbeiter das Meeting einfach übernehmen, ohne neue Links zu versenden? Solche Szenarien müssen bedacht werden, um eine Webkonferenz-Lösung zu finden, die flexibel Rollenübernahmen managen kann sowie Kalenderfreigaben und Vertretungsregeln mitberücksichtigt.

4. Integrierbarkeit und Anpassbarkeit

Corporate Identity Vorgaben, Website Layouts und Designs sind das Wiedererkennungsmerkmal für Unternehmen. Häufig müssen neue Software oder Tools sogar als Voraussetzung der Nutzung als White-Label Lösung anpassbar sein. Eine Webkonferenz-Lösung, die einen nahtlosen Übergang ermöglicht, ist daher zu bevorzugen.

5. Preisvorteile sichern mit Lösungen ohne kostenintensive Named-User-Einschränkung.

Nicht zuletzt muss die Lösung auch bezahlbar sein. Häufig wird bei Webkonferenzen und Videochats der Preis pro Named Host angegeben. Ein Named Host ist eine namentlich eingetragene Person, wie z. B. der Organisator, Moderator oder Referent. Meistens kann nur diese Person einen Webkonferenzraum starten und keine Konferenzräume gleichzeitig nutzen. Besonders für Personen, die mehrere Teams managen müssen, ist dies oft ein Problem. Deswegen sollte eine optimale Webkonferenz-Lösung ihre Preise raumbasiert gestalten, anstelle von Named-User orientiert. So können auch weitere Referenten eingetragen werden und die Kosten gering gehalten werden im Vergleich zu Named-Host Lizenzen.

6. Produktiver Arbeiten mit nützlichen Funktionen. 

Für eine interaktive, hochwertige Kommunikation, Koordination und Kooperation sollte die Webkonferenz-Lösung zumindest die folgenden Features beinhalten:

• Break-Out-Räume und mehrere Co-Moderatoren für Gruppenarbeit
• Anwendungs- und Bildschirmfreigabe
• Multi-User-Whiteboard
• Recording
• Playback & Download
• Dokumentenaustausch on Demand im Webkonferenzraum
• Live-Umfragen
• Buchungs- und Stornierungsmanagement mit Erinnerungsfunktion
• Notizfunktion
• Umfassende Zugriffsrechte-Steuerung
• Integration mit Outlook, Lotus Notes, etc.
• Möglichkeit für Online-Termin-Angebote und Reservierungsmöglichkeit
• Anpassbare E-Mail-Vorlagen mit automatischer Versandmöglichkeit
• Bei Bedarf: multilingual

Fazit: Worauf kommt es bei einer umfassenden Webkonferenz-Lösung an?

• DSGVO-konform
• Sicher (End-to-End Verschlüsselung)
• Webbasiert (Ohne Software-Installation)
• Integrierbar in die eigene Webseite/Unternehmensdesign
• Anpassbar und konfigurierbar
• Im besten Falle keine Named-User-Lizenz-Einschränkungen
• Faires Preis-/Leistungsverhältnis
• Umfassende Features für interaktive Zusammenarbeit

Falls Sie mehr Informationen zu dem Thema Webkonferenzen erhalten möchten oder konkrete Lösungsvorschläge für Ihre Organisation benötigen, schreiben Sie uns gerne an info@knooing.de oder nehmen Sie über unsere Website Kontakt mit uns auf.