Einkauf 4.0 — unsere 5 Tipps für die erfolgreiche Transformation

Der strategische Einkauf steht heute vor einer seiner größten Aufgaben: Sich erfolgreich einen Weg durch das Geflecht der Digitalisierung bahnen, die best passenden Lösungen für Projekte finden und gleichzeitig neue Tools für die eigenen Prozesse optimal nutzen. Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Wer sich für die richtigen Optionen entscheidet, kann den Sprung zum Einkauf 4.0 mit Leichtigkeit schaffen. Wer allerdings Innovationen verpasst und in seiner bisherigen Strategie verharrt, kann nur zuschauen, wie seine Konkurrenz ihn überholt.

Was heißt überhaupt Einkauf 4.0?

Eine genaue Definition zu finden, gestaltet sich nicht ganz einfach. Während in andere Sektoren die Digitalisierung schon im vollen Gange ist und es immer bessere und innovativere Strategien gibt, sieht das im Procurement Sektor noch etwas anders aus.

Wenn man nach der bestehenden Literatur geht, findet sich eine gute Beschreibung in „Einkauf 4.0 — Digitale Transformation der Beschaffung“ von Dr. Florian Kleemann und Dr. Andreas Glas. Innerhalb ihrer Forschungen werden für eine Definition die konstitutiven Bestandteile einer Industrie 4.0 auf die Aufgabenbereiche des Einkaufs übertragen. Dazu gehört Kommunikation in Echtzeit, eine digitale Vernetzung sowie der Einsatz intelligenter Systeme. Wichtig ist es, diese Konzepte schließlich auf die Kernbereiche des Einkaufs anzuwenden, wie z.B. auf die Bedarfsermittlung, Beschaffungsmarktforschung, Analyse und Bewertung der Make-or-Buy Frage, etc.

“Operative Prozesse werden im Einkauf 4.0 also automatisiert und die einzelnen Aufgabenfelder strategisch durch innovative Technologien erweitert.”

Einkauf 4.0 – schön und gut, aber wie schaffe ich den Wandel?

Bei der Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie für den Einkauf, geht es nicht mehr nur um die Verbesserung einzelner Prozesse, sondern die Optimierung des gesamtheitlichen Systems. Angefangen auf Unternehmensebene muss schon bei der Zielsetzung eine einheitliche digitale Strategie definiert werden. Heruntergebrochen auf den Einkauf können sich daraus einzelne Maßnahmen ableiten. Basierend auf Kleemann & Glas haben wir ein paar Tipps für eine effektive Digitalisierungsstrategie für den Einkauf 4.0 zusammengefasst:

Tipp 1: Nutzen Sie Innovationen.

Grundvoraussetzung für eine gesamtheitliche Strategie ist eine Vernetzung der verschiedenen Systeme im Unternehmen an sich. Schnittstellen müssen beachtet werden und bei Beschaffung neuer Services oder Dienste muss eine Integrationsmöglichkeit in die bestehende Infrastruktur gewährleistet sein.

Hier ist es wichtig, über ein Bedarfsmanagement zu verfügen, das bestehende Systeme berücksichtigt, aber dennoch Innovationen früh erkennt und neuen Technologien eine Chance gibt. Es genügt nicht nur dem Markt hinterherzulaufen. Stattdessen muss man als Digitalisierungsvorreiter den Weg mitebnen.

Tipp 2: Nutzen Sie Ihre Daten.

Niemand kennt Sie so gut wie Ihre Daten selbst. Basieren Sie deswegen Ihre Beschaffungsentscheidungen auch auf diesen, anstatt auf selbsterstellten Schätzungen. Vorhersagen können nicht nur aus den eigenen Daten gezogen werden, sondern auch durch Einbezug von Informationen des restlichen Marktes. Wo finden Konkurrenten Ihre Ware, welche Technologien verwenden die Marktführer, gibt es hier Nischen, die Sie nutzen können?

Erweitern Sie Ihre Beschaffungsanalyse durch computerbasierte Prognosen, die Daten nicht nur von Ihren Systemen verwendet, sondern auch vom gesamten Markt.

Tipp 3: Nutzen Sie KI.

Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Bauchgefühl. Nutzen Sie stattdessen Technologien, die Ihnen Make or Buy Entscheidungen mit qualifizierten Analysen durch KI-Services abnehmen. Wie finde ich heraus, welche Lösungen es für meine individuellen Anforderungen gibt, ohne dass ich externe Berater einstellen muss? Hier kann beispielsweise die knooing Matching-Plattform weiterhelfen. Sie bekommen basierend auf Ihrem Projekt anonym und direkt, bereits optimal passende Lösungen vorgeschlagen. Das gute dabei: Von Ihnen wird weder IT Know-how noch Zusatzaufwand erwartet.

Tipp 4: Nutzen Sie Automatisierung.

So wie in den meisten Prozessen, kann selbst ein kleiner Automatisierungsgrad, einen enormen, manuellen Arbeitsaufwand abnehmen. Warum also nicht bisherig händisch ausgeführte Bestellabwicklungen digitalisieren, sodass bei Bedarf automatisch Nachbestellungen in Auftrag gegeben werden? Das spart nicht nur Zeit, sondern auch den Workload über alle Systeme ein Auge zu haben und zu kontrollieren.

Automatische Response-Systeme können im gesamten Einkaufsprozess eingesetzt werden.

Tipp 5: Nutzen Sie Analytics.

Wie schon bei der der Beschaffungsmarktforschung angesprochen, ist die Analyse und richtige Nutzung von Daten essenziell. Damit Sie optimal Lieferanten und Anbieter verwalten können, berufen Sie sich diesmal auf Informationen, die Sie zur Betreuung und Beurteilung benötigen. So können Sie feststellen, welche Zusammenarbeiten effizient sind, wo Defizite bestehen und wo Sie Ihren eigenen Service verbessern müssen.

Finden Sie dadurch frühzeitig Lücken in Ihrem individuellen Lieferantenmanagement und passen Sie Ihre Beschaffungsstrategie optimal an.

Gibt es auch eine All-in-One Lösung?

Die einzelnen Schritte, wie der Einkauf in seinen Bestandteilen digitalisiert werden kann, ist nur eine Empfehlung und natürlich gilt es für jedes Unternehmen ein individuelles Konzept zu planen.

Einkäufer stehen in unterschiedlichen Ausgangslagen. Einige sind noch in der Ideenfindung und wollen sich erst einmal einen Überblick über verschiedene Innovationen verschaffen, die interessant klingen. Andere sind schon so weit, dass sie ihre genauen Anforderungen kennen und einfach nur noch eine Lösung für ihr Projekt benötigen.

Egal, wo Sie sich in diesem Spektrum gerade selbst einordnen, wir können mit Ihnen zusammen die weiteren, nötigen Schritte zur Digitalisierung gehen. Egal, ob Sie Data Analytics benötigen, eine Supply Chain Management Lösung oder noch ganz am Anfang der Ideenfindung stehen.

Legen Sie einfach Ihr Projekt bei uns an und wir matchen anonym die passenden Lösungen für Sie oder unterstützen Sie mit unserer Knowledge-Base. Melden Sie sich dazu gerne bei uns für ein unverbindliches Erstgespräch!

Direkt persönlich können Sie uns auch auf den anstehenden BME IT Sourcing Tagen in Düsseldorf vom 09. bis 10.September 2019 treffen.