Die Digitalisierung revolutioniert den Einkaufsprozess

„Die Digitalisierung ist die größte Revolution, seit wir sesshaft wurden.“ So heißt es in einem Artikel von Bluewin. Sie verändert unsere Gesellschaft, wie wir leben und auch wie wir arbeiten. Das stellt Unternehmen nun vor neuen Herausforderungen und diese müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, einige Änderungen vornehmen. Auch zahlreiche Industrien obliegen einem Transformationsprozess, der von globalen Megatrends — Digitalisierung und Automatisierung- vorangetrieben wird. Durch sie werden Geschäfts- und Wertschöpfungsmodelle verändert, eliminiert und neu erfunden. Diese Umbrüche manifestieren sich aber auch innerhalb eines Unternehmens in allen Abteilungen. Da der Einkauf existenzieller Bestandteil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens ist, ist der Einkaufsprozess besonders betroffen.

Der Status Quo

Bereits seit Jahren dreht sich alles um den Trend Digitalisierung. Dennoch fand die Studie „Digitale Transformation in der Beschaffung: Wie weit sind wir wirklich?“ (BME und Jaggaer, 2019) heraus, dass man in Deutschland schleppend vorankommt. Nur 2% der befragten Unternehmen gaben an, sich verstärkt für neue Technologien einzusetzen. Dabei handelt es sich weitgehend um große Konzerne.Die Vorteile der Digitalisierung sind generell bekannt. Unter anderem zählen sowohl Kosten- und Prozessoptimierung als auch Effizienzsteigerung zu den Bekanntesten. Warum investieren trotzdem zahlreiche Unternehmen nur sehr zögerlich in neue Technologien, wie beispielsweise künstliche Intelligenz oder Blockchain? Zum einen ist es eine Frage des Budgets, zum anderen fehlt teilweise innerhalb der Beschaffungsabteilungen IT Know-how. So gaben 50% der Befragten in der Studie an, dass sie entweder gar keine Kenntnisse zur Digitalisierung haben oder diese für ausbaufähig halten (siehe BME und Jaggaer).

Wie verändert die digitale Transformation den Einkaufsprozess?

Wenn über den digitalen Wandel in der Beschaffung gesprochen wird, wird meist Automatisierung, z.B. der Procure-to-Pay-Prozess, anstatt Digitalisierung gemeint. Automatisierung meint die einfache Transformation von analog zu digital, während Digitalisierung ein Prozess ist, der digitalisierte Daten für die weitere Verwendung verfügbar macht. Der digitale Wandel erfordert aber mehr als nur die Automatisierung administrativer Aufgaben. Sie benötigt tiefgreifende Analysen und Untersuchungen sowie Neu- und Umstrukturierungen von Einkaufsprozessen. Progressive Unternehmen gestalten ihre Prozessabläufe parallel anstatt aufeinanderfolgend. Dafür müssen Informationen „nicht nur automatisiert und digitalisiert […], sondern prozessübergreifend integriert werden“ (siehe BME und Jaggaer).Die Prozesse im Vertragsmanagement, die als zeitintensiv und fehlerträchtig gelten, könnten beispielsweise anhand innovativer Technologien, wie KI, effizienter und transparenter gemacht werden, sodass auch bereits ältere Verträge nach bestimmten Daten durchsucht werden können.Von der Bedarfsermittlung bis hin zur Implementierung können digitale Lösungen jeden Schritt des Einkaufsprozesses optimieren.Mehr Verantwortung für den strategischen EinkaufIn Zukunft wird dank der Automatisierung und der Digitalisierung der operative Einkauf immer weiter schrumpfen. Somit nimmt der strategische Einkauf eine immer wichtigere Rolle ein und bricht die Strukturen und Funktionen des traditionellen Einkaufs auf.Dies wiederum führt dazu, dass die Aufgaben des Einkaufs komplexer werden, was wiederum in einer Veränderung des Anforderungsprofils des Einkäufers resultiert. Denn nicht nur der Einkaufsprozess ist von der Industrie 4.0 betroffen, sondern auch das Produktportfolio als solches. Deshalb wird von Einkäufern heute technisches Know-how und Prozessdenken gewünscht.Auch bei der horizontalen Vernetzung intern stellt der Einkauf eine zentrale Rolle dar. So muss er die Innovationen und Technologien ins Unternehmen bringen, damit dieses die vierte industrielle Revolution meistern kann. Dem Einkauf wird somit eine zentrale Rolle bei der Digitalisierungsstrategie innerhalb eines Unternehmens zugesprochen (BME).

Werden Einkäufer die neuen IT-Experten?

Müssen Einkäufer nun zum neuen IT-Experten werden? Nicht unbedingt! Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, können Einkäufer auf knooing zurückgreifen. knooing‘s Mission ist es, Unternehmen mit ihren bestehenden Ressourcen schnell und einfach an ihr Digitalisierungsziel zu bringen, auch ohne explizites technisches Know-how. Mit seiner KI-basierten Plattform unterstützt knooing Einkäufer beim gesamten Einkaufsprozess von IT Lösungen, von der Ideenfindung bis hin zur Implementierung und findet individuelle und innovative Lösungen. Doch trotz aller Technologie ist knooing bewusst, dass die persönliche Komponente beim Einkauf zentraler Bestandteil ist und bleibt, weswegen auf Wunsch auch ein persönlicher Berater zur Verfügung gestellt werden kann.

Treffen Sie uns auf den BME IT Sourcing Tagen.

Wenn Sie genauer wissen wollen, wie unser Prozess funktioniert und was für weitere Vorteile Sie mit uns haben, schicken Sie uns gerne eine Nachricht oder melden sich für ein unverbindliches Gespräch bei uns!Ansonsten können Sie uns auch gerne auf den BME IT Sourcing Tagen in Düsseldorf vom 09.–10. September direkt persönlich treffen. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!